Plataforma de Comunicação Interna – O que é, benefícios e ferramentas

Plataforma de Comunicação Interna é uma ferramenta utilizada internamente pelas organizações para facilitar a comunicação, colaboração e troca de informações entre os membros de uma equipe, departamento ou toda a empresa. Ela é desenvolvida para melhorar a eficiência, transparência e o fluxo de informações dentro da empresa. 

Estudos comprovam que empresas bem-sucedidas estão sempre preocupadas em melhorar a comunicação interna. Elas adotam novas estratégias, ferramentas e investem em treinamentos para todos se comunicarem melhor. 
 
A Comunicação Interna já não é mais somente um diferencial, ela se tornou um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer organização. Construir uma comunicação eficiente e transparente entre os times é essencial para o alinhamento de objetivos, aumento da produtividade e criação de um ambiente de trabalho saudável e colaborativo.  
 
Sabemos que com o aumento da diversidade de equipes e a adoção do trabalho remoto, a Comunicação Interna pode se tornar um desafio. E é exatamente nesse ponto que as plataformas de Comunicação Interna entram em jogo.  
 
Essas ferramentas tecnológicas vêm revolucionando a maneira como as empresas se comunicam, permitindo a troca rápida de informações, o compartilhamento de conhecimentos e o fortalecimento do sentimento de pertencimento à equipe.  
 
Neste artigo, você entenderá o conceito e a importância da plataforma de comunicação interna, além de conhecer os inúmeros benefícios que ela pode trazer para as organizações modernas. Confira! 

O que é Comunicação Interna?

Antes de falarmos sobre as plataformas de comunicação interna, acredito que é fundamental relembrarmos o que é a estratégia de Comunicação Interna e qual é o seu papel dentro do negócio.  
 
De forma resumida, podemos dizer que a Comunicação Interna é o processo de compartilhamento de informações, conhecimentos e mensagens dentro de uma organização. Essa comunicação ocorre em todos os níveis hierárquicos e entre diversos departamentos, visando garantir o alinhamento estratégico, a colaboração e o engajamento dos funcionários, que resultam consequentemente em uma maior produtividade e em melhores resultados financeiros.  
 
É muito importante ressaltar que ela deve sempre ser estruturada como uma via de mão dupla, onde a empresa transmite informações relevantes aos colaboradores e, ao mesmo tempo, ouve suas opiniões, sugestões e preocupações. 
 
Através da Comunicação Interna, a empresa pode criar uma cultura sólida, onde a missão, visão e valores da organização são compartilhados e compreendidos por seus funcionários. Ela ainda permite que o time se sinta parte de um todo, conectados aos propósitos da empresa, o que influencia positivamente o engajamento, a produtividade e a satisfação no trabalho. 
 
Além disso, a Comunicação Interna desempenha um papel bastante estratégico na gestão de pessoas, pois contribui na motivação, retenção de talentos e no desenvolvimento de equipes de alto desempenho. 
 
Para que você possa compreender mais a fundo sobre o tema, aqui no blog você encontra um artigo completo que aborda detalhadamente os objetivos, vantagens e também a diferença entre Comunicação Interna e Endomarketing, que são termos que costumam ser confundidos por muitas pessoas. Confira o conteúdo clicando aqui.

O que é uma Plataforma de Comunicação Interna?

Assim como citamos no início desse artigo, a plataforma de comunicação interna é uma ferramenta utilizada internamente pelas organizações para se relacionar com seus colaboradores. Os objetivos são diversos, como por exemplo informar, ouvir, educar, alinhar e engajar.

Essa plataforma é projetada para facilitar o compartilhamento de mensagens internas, como atualizações de projetos, comunicados importantes e eventos, tornando a comunicação mais ágil e eficiente. Ela pode oferecer recursos como enquetes, chats em tempo real, calendários compartilhados e integração com outras ferramentas de interatividade ou produtividade, por exemplo

Além disso, também temos no mercado a plataforma de comunicação interna multicanal, que é uma solução tecnológica que permite que as empresas se comuniquem e colaborem com seus funcionários de forma eficaz através de mais de um tipo de canal de comunicação, como é o caso da solução da Progic. Essa é uma excelente opção para alcançar 100% dos colaboradores e mensurar o engajamento.

Para exemplificar melhor esse tipo de plataforma, aqui abaixo você pode ver que dentro de uma única solução são disponibilizados 4 canais diferentes em que a organização pode se comunicar com os colaboradores. Ou seja, com ela se torna ainda mais fácil alcançar os diferentes públicos da empresa.

A segurança e a privacidade também são aspectos essenciais das plataformas de comunicação interna. Essas ferramentas são projetadas para garantir que informações sensíveis sejam compartilhadas somente com as pessoas autorizadas, protegendo os dados da empresa e a confidencialidade das comunicações.

Juntamente com a liderança da empresa, as plataformas de Comunicação Interna se tornaram, sem dúvidas, as principais aliadas dos profissionais que trabalham nessa área. Hoje, são diversas as opções de ferramentas existentes para a melhoria do fluxo de informações entre os departamentos de uma organização.

Benefícios das Plataformas de Comunicação Interna

Em uma era tão digital como a que vivemos, as plataformas de comunicação interna se tornaram ainda mais atrativas, especialmente quando se trata do modelo de trabalho remoto. Cada vez mais as empresas estão tendo que rever seus processos comunicacionais para garantir que estão se relacionando com seus colaboradores de maneira efetiva, atrativa e de acordo com o perfil do público interno. 

Seja em pequenas startups ou em grandes organizações, as plataformas de comunicação interna se tornaram uma presença importantíssima. Com soluções tecnológicas cada vez mais avançadas, elas têm se tornado essenciais na comunicação corporativa, oferecendo uma série de benefícios que impulsionam o desempenho das empresas.

Desde a otimização do trabalho do comunicador até o fortalecimento do clima organizacional, aqui abaixo abordaremos como essas plataformas estão moldando o futuro da Comunicação Interna. Tenho certeza que não faltarão motivos para você investir nessa estratégia por aí!

1. Otimização do Trabalho do Comunicador

A plataforma de comunicação interna é uma ferramenta que pode otimizar significativamente o trabalho do comunicador dentro da empresa.

Através dela se torna possível a centralização de todas os comunicados em um único local, permitindo que o profissional gerencie os conteúdos de forma mais eficiente e evite a dispersão de informações em diferentes ferramentas. Isso resulta em uma visão mais abrangente das mensagens e garante uma comunicação mais consistente com os objetivos da empresa.

A interação direta com os colaboradores também é facilitada, proporcionando um canal valioso para receber feedback e ajustar as estratégias de comunicação com base nas percepções dos colaboradores.

Com segmentação de mensagens, análise de resultados e estímulo à colaboração, a plataforma de comunicação interna se torna uma aliada essencial para que o comunicador alcance melhores resultados e fortaleça a eficácia da comunicação interna na empresa. A plataforma de comunicação interna é uma ferramenta que pode otimizar significativamente o trabalho do comunicador dentro da empresa.

2. Agilidade nas Informações

Outro papel bastante estratégico que é desempenhado pelas plataformas de comunicação interna é o aumento da agilidade nas informações dentro da organização.

Ao centralizar todas as comunicações em um único espaço digital, ela facilita o acesso rápido e imediato às informações por parte dos colaboradores. Com apenas alguns cliques, os comunicados, atualizações de projetos e decisões estratégicas podem ser acessados instantaneamente para toda a equipe, independentemente da localização geográfica.

Além disso, plataformas como o aplicativo corporativo permitem o envio de notificações em tempo real, garantindo que os colaboradores estejam sempre atualizados sobre as últimas novidades. Isso evita possíveis falhas ou atrasos em comunicados importantes e possibilita uma resposta rápida a situações emergenciais ou mudanças repentinas no ambiente de trabalho.

3. Maior Alcance e Efetividade dos Comunicados

A massificação nos processos comunicativos infelizmente é um erro bastante comum que prejudica o alcance dos resultados do nosso setor. Por isso, é importante que a comunicação seja personalizada conforme o público interno, afinal, a diversidade é cada vez maior nas empresas.

Ao identificarmos as características existentes dentro de cada departamento, podemos entender as personas dos colaboradores e adaptar os meios de comunicação existentes a elas. Assim, facilitamos a compreensão dos comunicados e também aumentamos o alcance da informação.

Por isso o ideal é investir em canais que alcancem todos os públicos existentes na organização ou utilizar canais diferentes que atendam especificamente cada um deles.

Então escolher ferramentas que funcionem dentro da realidade da sua organização é fundamental para que esses benefícios sejam alcançados. Ou seja, entender as vantagens e desvantagens de cada uma é o primeiro passo para implementá-las.

Portanto, não há dúvidas de que as plataformas de comunicação interna trazem maior praticidade para o dia a dia do comunicador, pois dificilmente alcançaríamos todos os colaboradores de maneira tão eficaz e estratégica sem elas.

4. Estimula a Colaboração

A plataforma de comunicação interna é uma poderosa aliada para estimular a colaboração na empresa, criando um ambiente propício para a troca de conhecimentos e o trabalho em equipe. Ao fornecer canais de comunicação interativos e integrados, essa ferramenta facilita o compartilhamento de informações e ideias entre os colaboradores, independentemente de suas localizações ou departamentos.

Além disso, a plataforma de comunicação interna oferece recursos interativos, como chats e enquetes, que encorajam a participação ativa dos colaboradores. Através desses canais, as pessoas podem compartilhar feedback, fazer perguntas e resolver desafios em conjunto.

Essa abordagem colaborativa não apenas melhora o desempenho das equipes, mas também fortalece o senso de pertencimento e engajamento dos funcionários com a empresa, diminuindo a taxa de turnover, que é um dos maiores desafios enfrentados pelos profissionais de Recursos Humanos no Brasil atualmente.

Um recurso exclusivo muito bacana que é disponibilizado na plataforma multicanal da Progic é a Editoria Colaborativa, que contribui com a otimização da atualização da programação. Com ele, é possível coletar de forma automatizada as contribuições dos próprios colaboradores, enriquecendo a programação e ainda incluindo os funcionários na comunicação.  

A Veilling Holambra, que é uma cooperativa que atualmente é o maior centro de comercialização de flores e plantas ornamentais do Brasil e uma das principais da América Latina, é cliente Progic e já utiliza essa estratégia para promover o engajamento e a cooperação dos colaboradores na comunicação da empresa.

Entenda como a Veilling Holambra aumentou o engajamento e a colaboração com a Editoria Colaborativa clicando aqui.

 5. Reforço da Identidade Visual da Marca

O reforço da identidade visual é mais um ponto positivo alcançado pelas ferramentas de comunicação interna nas empresas. Através dos comunicados e campanhas vinculadas a elas, podemos reforçar a personalidade e os objetivos da organização.

Além disso, materializar a identificação visual do negócio é fundamental para um processo comunicativo mais direto e efetivo com o time. Pois além de permitir que a equipe possa se identificar mais facilmente com a marca da empresa, ela aumentará o sentimento de pertencimento e ainda facilitará o compartilhamento das boas impressões sobre o local de trabalho.

Vale lembrar que a comunicação visual é essencial no reforço da cultura organizacional. Já que ela se torna um dos elementos responsáveis por manter os funcionários alinhados aos princípios, políticas e valores internos. Canais visuais como a TV Corporativa, por exemplo, se tornam bastante atrativos na rotina de diferentes setores da empresa por conta da forma mais prática e chamativa na divulgação dos comunicados.

6. Maior Engajamento

Podemos dizer que um dos pontos fortes da plataforma de comunicação interna é, sem dúvidas, o engajamento. Através de recursos interativos, a plataforma encoraja os colaboradores a se envolverem ativamente no processo de comunicação, valorizando suas ideias, feedback e sugestões.

Essa interação bidirecional potencializa o senso de pertencimento e empoderamento, aumentando a motivação dos funcionários para contribuírem de forma significativa com os objetivos da empresa.

O acesso rápido e fácil a informações relevantes também contribui para o aumento do engajamento. Com a plataforma, os colaboradores ficam atualizados sobre as novidades e mudanças na empresa, sentindo-se mais informados e envolvidos com a trajetória da organização.

7. Promoção da Transparência e Cultura Organizacional

A plataforma de comunicação interna também desempenha um papel essencial na promoção da transparência e na consolidação da cultura organizacional. Ao fornecer um espaço centralizado para a disseminação de informações, essa ferramenta permite que a liderança compartilhe de forma clara e direta as decisões estratégicas, metas e objetivos da empresa. Isso ajuda a eliminar ruídos na comunicação e garante que todos os colaboradores tenham acesso às informações relevantes, evitando mal-entendidos.

Além disso, as plataformas de comunicação interna oferecem oportunidades para a interação e participação ativa dos colaboradores. Essa abordagem promove uma cultura de comunicação aberta, onde todos se sentem valorizados e encorajados a se envolverem com a empresa. Através da plataforma, a cultura organizacional pode ser reforçada e disseminada, compartilhando histórias inspiradoras, valores e princípios da empresa.

8. Automatização dos Processos Comunicativos

A automatização dos processos comunicativos vem se tornando cada vez mais comum nas empresas por conta de suas inúmeras vantagens. E podemos dizer que ela beneficia tanto os emissores quanto os receptores, já que além de gerar uma diminuição no custo e tempo gasto nas ações, ela aumenta as chances das atividades se tornarem mais dinâmicas e assertivas.

Investir em plataformas que possibilitem essa automatização na Comunicação Interna é uma ótima maneira de potencializar as mensagens e diminuir as falhas no recebimento.

Um exemplo prático de uma ferramenta que permite essa automatização é a TV Corporativa. Na solução Progic, por exemplo, você mantém a programação atualizada automaticamente através da integração com outros sistemas. Além disso, é possível configurar a plataforma para capturar informações, dashboards, postagens em redes sociais, notícias de portais externos ou qualquer outro sistema web e exibir nas telas.

9. Fácil Mensuração das Ações

A mensuração das ações de Comunicação Interna é vista, muitas vezes, como um processo impreciso e complexo. Mas com as ferramentas certas podemos obter importantes indicadores para as nossas estratégias comunicacionais.

Através de recursos analíticos e métricas específicas, as plataformas permitem avaliar o alcance, a efetividade e o engajamento das mensagens entre os colaboradores. Com dados concretos sobre a taxa de abertura, cliques e interações, é possível identificar quais comunicados obtiveram maior sucesso e quais precisam ser aprimorados, por exemplo.

As métricas possuem um papel fundamental na construção de uma comunicação mais participativa, podendo beneficiar todas as áreas da empresa. Começando pelo RH, que poderá entender melhor a razão da falta de engajamento, alta rotatividade ou insatisfação dos funcionários, e através disso construir novas estratégias e ações para todos os setores.

Além disso, algumas plataformas possibilitam a segmentação das mensagens para diferentes grupos de colaboradores, como é o caso do aplicativo corporativo, o que facilita a análise do impacto em cada segmento. Essa abordagem permite que os comunicadores adaptem suas estratégias de acordo com as necessidades e interesses específicos de cada público, tornando a comunicação mais relevante e eficaz.

10. Fortalecimento do Clima Organizacional

As plataformas de comunicação interna possuem grande importância no processo de fortalecimento do Clima Organizacional e também na aproximação entre líderes e colaboradores. Então, ao investirmos em ferramentas que estejam alinhadas ao perfil do público interno e permitirmos que a equipe fique por dentro dos objetivos e decisões da empresa, estamos aumentando o sentimento de valorização e, consequentemente, motivando e engajando mais os funcionários.

O ser humano é estimulado pelo ambiente que vive. Quando ele está em um ambiente organizacional feliz, que reconhece seus esforços, estimula o crescimento profissional e proporciona recompensas experimentais, ele tende a se tornar mais produtivo e entregar seu trabalho com maior qualidade.

Uma comunicação transparente, consistente e ética gera maior confiança nos colaboradores, diminui incertezas, conflitos desnecessários e a rotatividade dos profissionais. Então se torna indispensável a utilização de plataformas que permitam uma comunicação de mão dupla, onde o colaborador pode ser ouvido e pode se sentir parte desse processo.

Principais Plataformas de Comunicação Interna

Como você pôde acompanhar até aqui, são diversas as vantagens promovidas pelas plataformas de comunicação interna nas empresas. Fica ainda mais claro o porquê de as empresas estarem aumentando constantemente o investimento nessas ferramentas tão poderosas.

Pensando nisso, agora iremos explorar 5 plataformas de comunicação interna bastante utilizadas no mercado. Desde os tradicionais e-mails corporativos, passando pela crescente popularidade das redes sociais e aplicativos corporativos, até os sistemas centralizados de intranet e as modernas TVs corporativas ou murais digitais.

Cada uma dessas plataformas apresenta características únicas que atendem às necessidades específicas de diferentes organizações, e juntas, oferecem um leque de possibilidades para melhorar a comunicação e a colaboração no ambiente de trabalho.

Essa é uma das plataformas de comunicação interna mais tradicionais e amplamente utilizadas pelas empresas em todo o mundo.

Sabemos que a troca de e-mails é constante e diária dentro de uma organização, tanto entre colaboradores quanto com fontes externas. E o e-mail corporativo oferece maneiras formais ou informais de enviar mensagens, compartilhar arquivos e documentos, agendar reuniões e manter conversas diretas entre a empresa e os colaboradores.

Embora existam várias tecnologias de comunicação emergentes, o e-mail continua a ser uma ferramenta fundamental para a comunicação interna devido à sua simplicidade, segurança e capacidade de rastreamento.

Outro ponto muito vantajoso do e-mail corporativo é a possibilidade de agendar reuniões e enviar convites diretamente pelos calendários integrados. Isso simplifica o processo de coordenação de agendas entre colegas e equipes, permitindo que as pessoas agendem compromissos e eventos com facilidade.

A TV Corporativa, também conhecida como Mural Digital, é uma grande tendência como ferramenta de Comunicação Interna nas empresas. Com ela a equipe de CI cria um canal de TV exclusivo para os colaboradores.

Ao adotar monitores estrategicamente posicionados em áreas de alto tráfego ou locais estratégicos, a TV corporativa pode potencializar campanhas de endomarketing, avisos, gestão à vista, ações de gamificação, treinamentos, promover a cultura organizacional e diversas outras ações.

Confira aqui abaixo um exemplo de conteúdo disponibilizado na TV Corporativa Progic:

Outra vantagem dessa plataforma é a flexibilidade e a agilidade na atualização dos conteúdos. Ao contrário de sinalizações estáticas tradicionais, as TVs Corporativas permitem que o conteúdo seja atualizado em tempo real, garantindo que as informações estejam sempre relevantes e atualizadas. Em algumas soluções, como a TV Corporativa Progic, também é possível realizar o agendamento dos conteúdos, o que otimiza de forma significativa o trabalho dos comunicadores

Além disso, a TV corporativa pode ser integrada a outras ferramentas de comunicação interna, como os aplicativos corporativos, criando uma experiência de comunicação mais unificada e abrangente para os funcionários.

A intranet é um meio de interligar unidades e departamentos através de uma rede de computadores com acesso restrito aos colaboradores. Mantêm as informações nos servidores, em um único lugar, servindo também como um acervo onde os arquivos ficam armazenados. Isso contribui para a disseminação rápida de conhecimentos relevantes, garantindo que todos os funcionários tenham acesso às informações necessárias para realizar suas atividades com eficiência.

Entretanto, para que a Intranet seja efetiva, é crucial que ela seja projetada de forma intuitiva e de fácil navegação. Uma interface amigável e um sistema de busca eficiente permitem que os colaboradores encontrem rapidamente as informações que precisam.

Quando a intranet é centralizada, organizada e acessível através de um site interno, esse sistema também é conhecido como Portal de Intranet, ou Portal Corporativo.

A utilização da rede social corporativa também é uma tendência crescente como ferramenta de Comunicação Interna nas empresas. Semelhante às redes sociais populares, como o Facebook, algumas plataformas como o Workplace foram desenvolvidas especificamente para o ambiente empresarial.

Essa abordagem é particularmente adequada para empresas com colaboradores mais jovens ou familiarizados com as inovações tecnológicas. A rede social corporativa proporciona uma comunicação mais horizontal, permitindo que todos os funcionários contribuam e se tornem emissores de informações.

Além disso, essa ferramenta promove uma maior aproximação entre as diferentes áreas da empresa, facilitando a troca de conhecimentos, experiências e ideias entre os colaboradores. Com uma interface familiar e interativa, a rede social corporativa estimula o engajamento e fortalece os laços dentro da organização, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo e inovador.

Os aplicativos são uma das novas plataformas de Comunicação Interna que surgem para acompanhar a mudança de hábitos das pessoas. Em um futuro breve todas as pessoas terão acesso a praticamente tudo em seus celulares e os aplicativos são desenvolvidos para acompanhar essa inovação.

Um aplicativo de comunicação interna é uma ferramenta digital que permite que as empresas se comuniquem de forma eficaz com seus colaboradores, independentemente de sua localização geográfica ou função dentro da organização.  Já existem diversos aplicativos com diferentes funcionalidades para facilitar a comunicação dentro das empresas, mas também existem empresas que desenvolvem aplicativos personalizados.

Desde o chão de fábrica até o escritório, essas plataformas oferecem uma variedade de recursos que facilitam a troca de informações, a colaboração, o engajamento e o acesso rápido a conteúdos relevantes. 

Aqui no blog eu já disponibilizei um conteúdo específico sobre essa plataforma, citando 10 dos seus principais benefícios. Confira aqui o artigo Aplicativo de Comunicação Interna: Benefícios para a Empresa!

Concluindo

Acredito que durante a nossa conversa por aqui você pôde perceber que as plataformas de comunicação interna se estabelecem como pilares indispensáveis para o sucesso das organizações no cenário empresarial moderno.

Através de uma gama de opções, desde os tradicionais e-mails corporativos até as inovadoras redes sociais e aplicativos corporativos, elas proporcionam a conectividade necessária para alinhar objetivos, disseminar informações importantes e fomentar a colaboração entre os colaboradores.

Por isso é fundamental compreendermos que o investimento nessa área é um investimento no capital humano da organização, que favorece o engajamento dos colaboradores e ajuda na construção de um ambiente de trabalho mais produtivo e saudável.

Espero que esse conteúdo tenha despertado novos insights por aí e que o entendimento sobre a plataforma de comunicação interna tenha ficado mais claro.   

E se você se interessou pela Plataforma Multicanal de Comunicação Interna Progic, deixo aqui o convite para você conhecer a nossa solução e conversar com nossos especialistas.

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