O Papel Estratégico das Ferramentas de Comunicação Interna no Ambiente Corporativo

O mercado está cada vez mais competitivo e a Comunicação Interna é um fator decisivo nos resultados das empresas. Por isso, otimizar e tornar os processos comunicacionais mais efetivos já não é uma escolha, mas sim uma necessidade.

Com o avanço das tecnologias, é cada vez mais comum que os empregadores necessitem rever suas estratégias comunicacionais para garantir um relacionamento mais alinhado e atrativo com o seu público interno. Desse modo, investir em ferramentas de Comunicação Interna é uma ótima forma de tornar a troca de informações mais eficiente e, consequentemente, obter melhores resultados financeiros.

As ferramentas de Comunicação Interna, juntamente com os líderes, são as principais aliadas dos profissionais da área e possuem objetivos e benefícios imprescindíveis. Hoje, são diversas as opções de canais existentes para a melhoria do fluxo de informações entre os departamentos de uma organização.

Para que você possa compreender melhor o papel estratégico das ferramentas de Comunicação Interna no ambiente corporativo, apresentarei aqui os benefícios e os motivos para utilizar esses canais no dia a dia do nosso setor.

Boa leitura!

O papel estratégico das ferramentas de Comunicação Interna

As ferramentas de comunicação interna são alguns dos canais utilizados pelas empresas para se relacionar com seus colaboradores. Os objetivos são diversos, como por exemplo informar, alinhar, motivar e engajar. Os canais de Comunicação Interna podem ser face-a-face, como reuniões e palestras, ou através do E-mail e TV Corporativa, por exemplo.

É essencial compreender que esses canais precisam, além de atender aos objetivos da organização, estarem de acordo com o perfil dos colaboradores. Por isso, é importante entender os resultados que cada ferramenta é capaz de proporcionar para a comunicação da empresa e conhecer benefícios e limitações.

Aqui no blog disponibilizamos um material com as especificações de 9 opções de ferramentas de Comunicação Interna, informando as vantagens e limitações de cada uma delas. Tenho certeza que esse conteúdo vai te auxiliar no processo de avaliação e decisão de qual ferramenta utilizar na sua estratégia. Não deixe de conferir!

Conheça agora os principais benefícios que a utilização das ferramentas certas pode proporcionar para a Comunicação Interna da sua empresa:

Otimização do Trabalho do Comunicador

“Tempo é dinheiro” é um ditado muito comum e provavelmente você já deve ter ouvido falar ou até falado alguma vez. E de fato, não podemos dizer que essa frase é uma mentira.

A tecnologia se tornou uma grande aliada do tempo, e isso pode ser comprovado através das diversas invenções que mudaram a vida das pessoas no decorrer dos anos.

Essas invenções impactaram o ambiente de trabalho e otimizaram diversas tarefas diárias, permitindo que os funcionários dediquem seu tempo em funções que a tecnologia ainda não realiza sozinha.

As ferramentas de comunicação interna também fazem parte dessa evolução e hoje possuem um papel ainda mais estratégico no dia a dia dos profissionais da área. Contar com um planejamento e a comunicação de informações consistentes, segmentadas e instantâneas podem ser considerados alguns dos principais benefícios.

A TV Corporativa é um dos exemplos que desempenha muito bem esse papel e otimiza a jornada de trabalho do comunicador. Pois diferentemente dos jornais murais, onde você precisa imprimir as peças produzidas pela equipe de comunicação e sair distribuindo pelas paredes da empresa a cada nova atualização, com a TV Corporativa você pode facilmente atualizar e gerenciar os informes através do computador.

Além de facilitar a rotina dos comunicadores, as ferramentas de comunicação atuais também otimizam o trabalho. Hoje, os funcionários podem ter as informações na palma da mão ou em telas distribuídas pela empresa, por exemplo.

O fácil acesso às informações necessárias para realizar as tarefas do dia a dia gera grande economia de tempo na jornada do comunicador, favorecendo um foco maior em suas atividades e impactando positivamente os resultados da empresa.

Fortalecimento do Clima Organizacional

Como já citamos anteriormente, as ferramentas possuem grande importância no processo de fortalecimento do Clima Organizacional e aumentam a proximidade entre líderes e colaboradores. Então, ao investirmos em ferramentas de comunicação interna que estejam alinhadas ao perfil do público interno e permitirmos que a equipe fique por dentro dos objetivos e decisões da empresa, estamos aumentando o sentimento de valorização e, consequentemente, motivando e engajando mais os funcionários.

O ser humano é estimulado pelo ambiente que vive. Quando ele está em um ambiente organizacional feliz, que reconhece seus esforços, estimula o crescimento profissional e proporciona recompensas experimentais, ele tende a se tornar mais produtivo e entregar seu trabalho com maior qualidade.

Uma comunicação transparente, consistente e ética gera maior confiança nos colaboradores, diminui incertezas, conflitos desnecessários e a rotatividade dos profissionais. Então se torna indispensável a utilização de ferramentas que permitam uma comunicação de mão dupla, onde o colaborador pode ser ouvido e pode se sentir parte desse processo.

Maior Alcance e Efetividade da Comunicação Interna

Você já caiu na armadilha da massificação em seus processos comunicativos?

Infelizmente esse é um erro comum que prejudica o alcance dos resultados do nosso setor. Por isso, é importante que a comunicação seja personalizada conforme o público interno, afinal, a diversidade é cada vez maior nas empresas.

Ao identificarmos as características existentes dentro de cada departamento, podemos entender as personas dos colaboradores e adaptar os meios de comunicação existentes a elas. Assim, facilitamos a compreensão dos comunicados e também aumentamos o alcance da informação.

Uma maneira prática de compreendermos esse ponto é pensarmos na seguinte situação:

“Empresa X é dividida em dois ambientes gerais, sendo um deles o fabril, onde os colaboradores não possuem acesso à computadores, e o outro sendo o ambiente administrativo, onde os colaboradores trabalham diretamente com computadores.”  – Seria eficaz utilizarmos somente a ferramenta de e-mail corporativo nesse caso?

A resposta é não, pois somente os funcionários que trabalham no escritório teriam acesso aos comunicados. Por isso o ideal é investir em ferramentas que alcancem os dois públicos ou utilizar ferramentas diferentes que atendam especificamente cada um deles.

Então escolher ferramentas que funcionem dentro da realidade da sua organização é fundamental para que esses benefícios sejam alcançados. Ou seja, entender as vantagens e limitações de cada uma é o primeiro passo para implementá-las.

Portanto, não há dúvidas de que as ferramentas trazem maior praticidade para o dia a dia do comunicador, pois dificilmente alcançaríamos todos os colaboradores de maneira tão eficaz e estratégica sem elas.

Reforço da Identidade Visual da Empresa

O reforço da identidade visual é mais um ponto positivo alcançado pelas ferramentas de comunicação interna nas empresas. Através dos comunicados e campanhas vinculadas a elas, podemos reforçar a personalidade e os objetivos da organização.

Além disso, materializar a identificação visual do negócio é fundamental para um processo comunicativo mais direto e efetivo com o time. Pois além de permitir que a equipe possa se identificar mais facilmente com a marca da empresa, ela aumentará o sentimento de pertencimento e ainda facilitará o compartilhamento das boas impressões sobre o local de trabalho.

Vale lembrar que a comunicação visual é essencial no reforço da cultura organizacional. Já que ela se torna um dos elementos responsáveis por manter os funcionários alinhados aos princípios, políticas e valores internos. Canais visuais como a TV Corporativa, por exemplo, se tornam bastante atrativos na rotina de diferentes setores da empresa por conta da forma mais prática e chamativa na divulgação dos comunicados.

Automatização da Comunicação Interna

A automatização dos processos comunicativos vem se tornando cada vez mais comum nas empresas por conta de suas inúmeras vantagens. E podemos dizer que ela beneficia tanto os emissores quanto os receptores, já que além de gerar uma diminuição no custo e tempo gasto nas ações, ela aumenta as chances das atividades se tornarem mais dinâmicas e assertivas.

Investir em ferramentas que possibilitam essa automatização na Comunicação Interna é uma ótima maneira de potencializar as mensagens e diminuir as falhas no recebimento.

Um exemplo prático de uma ferramenta que permite essa automatização é a TV Corporativa. Na solução Progic, por exemplo, você mantém a programação atualizada automaticamente através da integração com outros sistemas. Além disso, é possível configurar a plataforma para capturar informações, dashboards, postagens em redes sociais, notícias de portais externos ou qualquer outro sistema web e exibir nas telas.

Algumas empresas utilizam a TV Corporativa com a maioria da programação automatizada, exibindo principalmente gráficos e dados sobre o negócio. Nesses casos, em que a principal aplicação das telas é realizar a gestão à vista, há pouco trabalho operacional para manter o canal atualizado.

Obtenção de Métricas

A mensuração das ações de Comunicação Interna é vista, muitas vezes, como um processo impreciso e complexo. Mas com as ferramentas certas podemos obter importantes indicadores para as nossas estratégias comunicacionais.

Assim, para superar este desafio e mostrar o valor da comunicação interna para os diretores e colaboradores, é fundamental que a equipe de CI utilize dados e métricas para acompanhar e provar a eficiência das metodologias de comunicação utilizadas. Desta forma, além de poder tomar decisões estratégicas baseadas em números, a equipe de CI terá mais argumentos para convencer a diretoria a investir no setor.

As métricas possuem um papel fundamental na construção de uma comunicação mais participativa, podendo beneficiar todas as áreas da empresa. Começando pelo RH, que poderá entender melhor a razão da falta de engajamento, alta rotatividade ou insatisfação dos funcionários, e através disso construir novas estratégias e ações para todos os setores.

Não existe uma regra única para a criação de métricas, já que dentro de cada empresa é possível criar diferentes metodologias. Portanto, o primeiro passo é identificar os indicadores-chave de performance, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators).

Mas dentro de nossa área, podemos considerar como algumas das métricas mais utilizadas:

• Retorno sobre Investimento (ROI);
• Efetividade de cada canal de comunicação;
• Nível de engajamento dos colaboradores;
• Taxa de leitura dos comunicados;
• Feedbacks e nível de satisfação com a comunicação realizada.

Uma das vantagens de novas tecnologias como aplicativos e redes sociais corporativas, é a facilidade na obtenção dessas métricas, mas como o que buscamos avaliar, muitas vezes é mais qualitativo que quantitativo, as pesquisas internas seguem sendo uma das principais formas de mensuração das ações de comunicação interna. Pensando na importância desses números, desenvolvemos um kit para auxiliar a equipe de Comunicação Interna de sua empresa a iniciar a mensuração das ações do setor. Nele você encontrará o Whitepaper “Comunicação interna: indicadores e métricas essenciais” e o Dashboard com métricas da Comunicação Interna. Não deixe de conferir!

É sempre muito importante analisarmos as necessidades internas da nossa organização no momento de investirmos e escolhermos novas estratégias. Por isso, espero que esse conteúdo tenha te ajudado a entender um pouco mais sobre alguns dos benefícios e sobre o papel estratégico das ferramentas de Comunicação Interna em nosso dia a dia.

Que tal colocar em prática todo esse conhecimento? Tenho certeza que ele trará ótimos resultados por aí!