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Canais de Comunicação Interna – Vantagens e Desvantagens de 9 Ferramentas de CITempo de Leitura: 15 minutos

canais de comunicação interna
Escrito por Daniéli Closs

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Você fica pensando em novas formas de como fazer a roda da comunicação girar e busca pelo momento em que todos estarão em sintonia com as informações e conversando na “mesma língua”?

Esse é o sonho de muitos profissionais que trabalham com comunicação interna e como essa área está em desenvolvimento, poucas empresas já conquistaram essa façanha.

Mas é importante lembrar que além de possuir canais de comunicação interna que funcionem e que sejam utilizados por todos dentro da organização, existem diversos outros pontos que impactam nesse resultado.

A cultura organizacional é a principal delas. Além disso, o engajamento, o reconhecimento, o trabalho em equipe, a diversidade e muitas outras características estão relacionadas com uma comunicação interna eficaz.

O mundo muda, os tempos mudam e novos canais para promover esses aspectos surgem.

Mas como saber se o que você utiliza na sua empresa é o ideal?

Como saber se está na hora de mudar?

Como saber se outra ferramenta trará mais resultados do que você está obtendo agora?

Você deve estar respondendo mentalmente que as explicações destas perguntas serão encontradas com a mensuração e avaliação da comunicação, e você está certo!

Mas algo que pode ajudar na hora de decidir sobre um novo canal ou forma de comunicar é, além de conhecer o público interno, entender os prós e contras de cada uma das ferramentas de comunicação interna e os seus principais objetivos.

Tendo conhecimento dessas características se torna muito mais fácil definir se a mudança é necessária e para que lado ela deve ser direcionada.

Por isso, trazemos neste post a definição, as vantagens e as desvantagens de 9 canais de Comunicação Interna. Você poderá analisar os desafios e objetivos da empresa que trabalha e então tomar a decisão mais acertada de quais são as melhores ferramentas para o seu cenário.

1 – Murais

jornal mural

Os murais também são conhecidos como jornais murais. Apesar de ser um canal de comunicação antigo, ainda é muito presente nas organizações. Consiste em um quadro onde folhas podem ser fixadas e fica alocado em alguma ou várias paredes da organização.

As notícias e avisos são divulgadas em formato de texto e imagens. O conteúdo disponibilizado nele deve ser considerado importante para todos os colaboradores, pois será visualizado por todos.

Para ter bons resultados é necessário utilizar textos curtos e títulos chamativos, com letras maiores, sendo objetivo e indo direto ao ponto. Ele é um bom canal para deixar lembretes, levantar metas e reforçar os objetivos e estratégias da organização. O local que ele será alocado deve ser o mais visível possível, pois como é um canal estático, precisa estar disponível ao olhar dos colaboradores.

Vantagens:

  • O custo de implantação é baixo, dependendo do tamanho da organização será necessário apenas um quadro mural;
  • Alcança colaboradores sem acesso à internet;
  • Fácil adoção da ferramenta por parte dos colaboradores;
  • Os comunicados ficam à disposição, sem necessidade do colaborador buscar em pastas ou e-mails por elas.

Desvantagens:

  • Simples, não é um canal atrativo, depois de certo tempo é ignorado pelos colaboradores por ser estático e não chamar a atenção quando as informações mudam;
  • Alto custo operacional devido à distribuição dos novos materiais, principalmente quando se tratar de uma grande organização que possui vários murais, em que o responsável terá o trabalho de atualizá-los continuamente;
  • Custo com impressões se tornará alto com o tempo;
  • Pouco sustentável considerando o número de papéis a serem utilizados.

2 – Jornais/Revistas Impressos

jornais e revistas

O jornal ou revista impressa foi perdendo espaço ao longo dos anos por questões sustentáveis, mas ainda pode ser visto em indústrias ou empresas que possuem colaboradores adeptos às antigas formas de comunicação.

O jornal imita um jornal tradicional de notícias mas normalmente possui menos páginas, dependendo do orçamento e periodicidade. Pode contar com colunas e destaques especiais, seguir uma temática diferente em cada edição e reunir informações mais aprofundadas por ser um canal que leva mais tempo para ser produzido e consumido.

Não é indicado utilizar o jornal para informações que tenham data de validade, mas sim focar em histórias, acontecimentos e notícias que terão valor depois de determinado tempo, evitando assim o descarte quase que imediato.

O conteúdo pode ser criado com textos e imagens, aproveitando o espaço disponível para inovar com quadros e formatos.

Vantagens:

  • Alcança os colaboradores sem ser necessária conexão com a internet;
  • As informações podem ser levadas para diversos lugares, inclusive fora da empresa;
  • Facilidade na edição, depois de um template padrão pronto se torna mais rápido atualizar as informações na produção;
  • Proximidade com os colaboradores, a entrega pode ser feita diretamente para cada um;
  • Baixo custo de implantação, não há muitos investimentos iniciais;
  • Pode ser o canal mais adequado para pessoas de mais idade, que já estão acostumadas com este formato.

Desvantagens:

  • Altos custos de produção, pois a tiragem de cada edição deverá ser proporcional ao número de colaboradores da organização;
  • Trabalhoso por necessitar de criação, diagramação e a distribuição dos jornais pela organização;
  • Por ser custoso e trabalhoso a periodicidade geralmente é longa, podendo chegar a até 30 dias entre as edições;
  • Pode haver limitação de espaço para divulgação de conteúdo de acordo com o orçamento disponível;
  • Pouco sustentável por necessitar de folhas e materiais de impressão e após lido tem grandes possibilidades de ser descartado;
  • Conteúdo desatualizado rapidamente;
  • Pouco atrativo, necessita da vontade e atenção do colaborador.

3 – Intranet

intranet

A intranet é um meio de interligar unidades e departamentos através de uma rede corporativa com acesso restrito aos colaboradores. Mantêm as informações nos servidores, em um único lugar, servindo também como um acervo onde os arquivos ficam armazenados.

Permite que cada departamento divulgue informações que são de interesse de todos e também possam acessar arquivos de seus interesses.

Vantagens:

  • Ótimo canal para a centralização de informações;
  • Permite que as filiais acessem informações da matriz e vice-versa;
  • Mais sustentável, não é necessário o uso de papéis;
  • Se bem gerenciada, mantém as informações sempre atualizadas e organizadas;

Desvantagens:

  • Alto custo de implementação e manutenção, principalmente se estes serviços forem terceirizados;
  • Colaboradores dependem de computador e acesso à internet;
  • Pode haver dificuldade para integrar a intranet com outros sistemas;
  • A adoção dos colaboradores é um grande desafio, depende de incentivos para que eles desenvolvam o hábito de acessar a intranet;
  • O login e a senha se tornam uma barreira de acesso às informações;
  • Como armazena grande quantidade de informações, para alguns perfis pode ser desafiador ou algo que sobrecarrega;  
  • Dependendo do projeto, seu formato pode ser pouco atrativo para os colaboradores.

4 – Newsletter Digital

newsletter digital

A newsletter é uma forma de comunicação com os colaboradores utilizada tanto para informar como para motivar os funcionários. Conta com menos conteúdo que o jornal e por ser digital também pode ser mais dinâmica e contar com imagens, vídeos e gifs.

É utilizada para dar destaque aos comunicados da empresa, às atividades realizadas pelos colaboradores, eventos internos ou para sugerir algum conteúdo interessante. Normalmente é enviada periodicamente, ou seja, toda semana ou a cada 15 dias por exemplo.

Vantagens:

  • Canal mais atrativo e dinâmico por contar com imagens, vídeos ou gifs;
  • A produção dos conteúdos é simplificada, pois pode-se manter o layout, apenas atualizando as informações;
  • Facilidade de mensuração do consumo das informações pela quantidade de abertura e cliques;
  • Baixo custo de implantação, produção, manutenção e distribuição dos conteúdos;
  • Mais sustentável pois é digital;
  • Permite interatividade com os colaboradores.

Desvantagens:

  • Não alcança todos os colaboradores pois depende de acesso à internet;
  • Depende da vontade e da ação do colaborador para abrir o e-mail e consumir seu conteúdo;
  • Normalmente é vista apenas uma vez, dificilmente o colaborador irá procurar por ela depois;
  • A grande quantidade de emails recebidos pelos colaboradores pode dificultar o consumo da newsletter;
  • O login e a senha se tornam uma barreira de acesso às informações.

5 – E-mail Corporativo

email corporativo

A troca de emails é constante e diária dentro de uma organização, tanto entre colaboradores quanto com fontes externas. Dessa forma, não é indicado que o email seja a única fonte de informações.

O email pode ser formal ou informal, também pode conter informações rápidas e rotineiras ou de grande importância.

Muitas empresas também acabam utilizando o email como um depósito de arquivos, conversas e documentos, o que não é indicado, pois nesse ambiente há muita informação diferente rodando constantemente e se torna difícil encontrá-las quando necessário.

Vantagens:

  • Pode ser acessado de qualquer lugar, também em casa ou pelo smartphone;
  • Baixo custo de implantação, manutenção, operação e distribuição de conteúdo;
  • É fácil de utilizar, a maioria das pessoas já estão adaptadas com este canal;
  • Possibilita a criação de listas por departamento e também com todos os contatos internos, sendo possível segmentar o envio;
  • Praticidade com informações rápidas e momentâneas, avisos breves e que necessitam de resposta imediata;
  • A maioria dos servidores de email oferecem aplicativos para aprimorar a comunicação, compartilhar, armazenar e criar documentos.
  • Permite interatividade com os colaboradores.

Desvantagens:

  • É necessário que todos os colaboradores tenham acesso à internet;
  • A grande quantidade de e-mails recebidos diariamente pelos colaboradores pode dificultar o consumo dos conteúdos;
  • Dificilmente o colaborador irá consumir o conteúdo mais que uma vez, tornando este canal pouco interessante para transmitir informações estratégicas;
  • A falta de um gerenciamento adequado dos envios pode acabar sobrecarregando os colaboradores com informações desnecessárias e diminuindo a produtividade dos mesmos;
  • As mensagens podem ser perdidas facilmente;
  • Dificuldade de captar a atenção do colaborador, pouco atrativo;
  • O login e a senha se tornam uma barreira de acesso às informações.

6 – Rede Social Corporativa

rede social corporativa

A rede social corporativa é uma grande tendência como canal de comunicação interna. Essa ferramenta possui semelhanças com as famosas redes sociais e até mesmo o Facebook possui uma versão para empresas.

Pela operação do canal lembrar as redes sociais tradicionais, ela se encaixa muito bem em empresas que possuem colaboradores mais jovens ou adaptados com as inovações tecnológicas.

A rede social corporativa permite a contribuição de todos os colaboradores, favorecendo uma comunicação horizontal e aproxima as diferentes áreas da empresa. Todos se tornam emissores.

Vantagens:

  • Promove a interatividade entre colaboradores e departamentos;
  • É atrativa, permite diversos formatos de conteúdos;
  • É possível acessar de qualquer lugar que tenha acesso à internet;
  • Também pode ser utilizada para gerenciar arquivos;
  • Alguns fornecedores oferecem recursos que facilitam a obtenção de métricas da utilização da ferramenta;
  • Possibilidade de segmentar os públicos e gerenciar a distribuição dos conteúdos;
  • Semelhança com as redes sociais tradicionais pode facilitar a adoção e a utilização.

Desvantagens:

  • Alto custo de implementação;
  • Necessita de esforço inicial para garantir a adoção da ferramenta por parte dos colaboradores;
  • Precisa da proatividade dos colaboradores para acessar o canal;
  • Necessidade de criação de código de conduta e controle contínuo por parte da equipe de comunicação, pois é um canal livre para todos publicarem conteúdos e fica no limiar entre formal e informal;
  • Não alcança os colaboradores sem acesso à internet.

7 – Aplicativos

aplicativo corporativo

Os aplicativos são uns dos novos canais de comunicação interna que surgem para acompanhar a mudança de hábitos das pessoas. Em um futuro breve todas as pessoas terão acesso a praticamente tudo em seus celulares e os aplicativos são desenvolvidos para acompanhar essa inovação.

Já existem diversos aplicativos com diferentes funcionalidades para facilitar a comunicação dentro das empresas, mas também existem empresas que desenvolvem aplicativos personalizados para cada organização.

O uso dos aplicativos é ideal para empresas que possuem funcionários que viajam ou então não trabalham em escritórios com acesso a computadores. Pode ser utilizado para gerenciar projetos, realizar avaliações e pesquisas de opinião ou divulgar informações sobre eventos e datas importantes. O principal diferencial dos aplicativos é que eles possuem a funcionalidade de notificação, auxiliando os colaboradores a lembrarem de seus compromissos e tarefas.

Vantagens:

  • Alcança todos os colaboradores, até mesmo aqueles que não trabalham no ambiente físico da empresa ou que não ficam em frente aos computadores;
  • Os comunicados atingem diretamente os colaboradores através das notificações. Essas notificações geralmente possuem alta taxa de abertura;
  • O canal é dinâmico e ágil;
  • Possibilidade de segmentar as mensagens;
  • Possibilidade de utilizar diversos formatos, texto imagens e vídeos;
  • Canal de fácil mensuração;

Desvantagens:

  • Nem todos os colaboradores possuem um smartphone;
  • Custo alto de implantação e manutenção;
  • Colaboradores resistentes à tecnologia podem não utilizar o aplicativo;
  • É necessário incentivar os colaboradores a utilizarem a ferramenta.

8 – TV Corporativa

tv corporativa

A TV Corporativa via internet é uma grande tendência como canal de comunicação interna nas empresas. Com ela a equipe de CI cria um canal de TV exclusivo para os colaboradores.

Essa ferramenta pode ser utilizada para campanhas internas de endomarketing, avisos, gestão à vista, ações de gamificação, treinamentos, promover a cultura organizacional e diversas outras ações.

O canal permite diversos formatos de conteúdo e a programação pode ser exibida o dia inteiro aos colaboradores.

As telas são posicionadas em lugares estratégicos na organização.

Vantagens:

  • Canal atrativo, está sempre em movimento com imagens, textos, vídeos e diversas informações;
  • Alcança colaboradores sem acesso à internet;
  • As informações estão sempre acessíveis, sem a necessidade do colaborador procurá-las. Isto torna este canal ótimo para divulgar conteúdos estratégicos;
  • Por ser um canal de comunicação visual e assertivo, os comunicados são de fácil entendimento por parte dos colaboradores;
  • Atualizações dos conteúdos para todas as telas é feito remotamente, proporcionando grande dinamismo ao canal;
  • Possibilidade de segmentar as mensagens de acordo com departamentos e perfis;
  • Canal mais sustentável que os tradicionais.

Desvantagens:

  • Maior custo de implantação;
  • Caso a gestão dos conteúdos for terceirizada, o custo da operação também pode ser alto;
  • É necessário a atualização constante de conteúdos para que a programação continue sendo atrativa;
  • Mensuração do consumo dos conteúdos deve ser feita através de pesquisas específicas;
  • Não é um canal de mão dupla, os colaboradores precisam buscar outros canais para dar retorno à informação recebida.

9 – Rádio Corporativa

A rádio corporativa, ou rádio interna, é um canal utilizado para realizar campanhas de endomarketing, divulgação de notícias e informações de conhecimento geral, reforçar treinamentos e até mesmo para entretenimento.

O canal é ideal para comunicar aos colaboradores que não trabalham em frente a computadores, ou seja, que estão no chão de fábrica ou viajando. Pode ser utilizada também em ambientes com grande circulação de pessoas.

Normalmente as informações são divulgadas em horários específicos, ou seja, a programação não é transmitida a todo o momento, apenas quando necessário.

Vantagens:

  • Alcança colaboradores sem acesso à internet;
  • Dependendo da forma que a programação for criada pode se tornar um canal muito atrativo;
  • Capaz de ser facilmente compreendida pelos funcionários;
  • Capacidade de informar com entretenimento;
  • Possibilidade de divulgar as informações em momentos oportunos.

Desvantagens:

  • Dificuldade na segmentação do público;
  • Custo alto de implantação;
  • Possibilidade de se tornar inoportuno se a quantidade de informações não for moderada;
  • Por ser um canal específico se torna necessário ter conhecimento das melhores técnicas e práticas;
  • Dificuldade de mensurar;

Conclusão

Além destes canais, ainda existem diversas formas e ferramentas para melhorar a comunicação nas empresas e buscar a integração entre todos os colaboradores e departamentos, mas esperamos que essa análise tenha te deixado mais perto da decisão final.

É importante destacar que algumas das vantagens e desvantagens dos canais de comunicação interna citados dependem de como ele será aplicado, da forma que as mensagens serão divulgadas, da frequência que eles serão atualizados e dos formatos de conteúdo que serão utilizados.

Outro ponto a ser considerado é avaliar quais dos meios combina mais com a cara da empresa que você trabalha, qual está de acordo com a cultura da organização e se encaixa com o perfil dos colaboradores.

Como cada canal possui seus objetivos e funciona de forma específica, é interessante combinar alguns deles e trabalhar em conjunto, mantendo as informações em sintonia dentro dos canais e também integrando-os uns com os outros.

O importante é realizar uma Comunicação Interna estratégica pensando em todos os colaboradores, considerando quais canais seriam os mais adequados para eles.

Se quiser continuar a sua análise, temos esse post com Critérios para avaliação de ferramentas de Comunicação Interna e Endomarketing.

Espero que tenha gostado! 🙂

Sobre o autor

Daniéli Closs

Graduada em Comunicação Social, heavy user de redes sociais, sou apaixonada pelo marketing digital, comunicação e pela evolução. A vontade de crescer e aprender para colaborar com o crescimento dos outros é o que move meus dias.

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