Pouco adianta todas as normas e procedimentos estabelecidos através de inúmeras análises de riscos, reuniões e inspeções de segurança, se estas regras não forem devidamente comunicadas aos colaboradores.

Isto pode até parecer óbvio, mas muitas vezes os responsáveis pela prevenção de acidentes acabam não dando a devida atenção em como esta comunicação está sendo feita.

Segurança do Trabalho deve ser Cultura!

A segurança do trabalho é um assunto de extrema importância e o comportamento de prevenção por parte de todos os colaboradores deve fazer parte da cultura da empresa. Mas isto não acontece do dia para a noite. A comunicação deve ser feita constantemente e não apenas nas reuniões do cronograma da CIPA.

Se o objetivo é realmente melhorar a cultura da precaução na companhia, é fundamental investir o tempo e os recursos necessários para consolidar a mentalidade da segurança nos colaboradores.

E é ai que a TV Corporativa, ou mural digital, se mostra uma ferramenta ótima para alcançar este objetivo.

Mural Digital para a Segurança do Trabalho

Instalar telas no ambiente de trabalho para realizar a comunicação com os colaboradores é ainda mais vantajoso quando este ambiente envolve riscos de acidente.

Além de poder substituir os avisos estáticos sobre segurança, ou apenas reforçá-los, um mural digital pode também intercalar em sua programação os demais comunicados e avisos da empresa de uma forma direta e muito mais atrativa.

Isto se torna ainda mais importante quando os colaboradores não trabalham em frente a um computador e não têm acesso ao e-mail e à intranet da empresa.

O que exibir na TV Corporativa para a Segurança do Trabalho?

• Os tradicionais avisos de precauções;
• Lembrete da utilização dos equipamentos de proteção individual (EPI) e de sua importância;

• Reforçar o que foi definido nas reuniões de segurança no trabalho e passado nos treinamentos, além de lembretes da agenda destes eventos;
• Estatísticas relacionadas aos acidentes de trabalho aos colaboradores. Exibir nas telas como está sendo a evolução destes indicadores, além de deixar os funcionários informados, irá instigá-los a melhorar estes índices;

• Lembretes aos colaboradores para fazer sugestões de melhoria para a segurança nos procedimentos já estabelecidos;
• Vídeos de ginástica laboral, incentivando os colaboradores a dedicar um período do trabalho para realizar os exercícios e aproveitar de seus benefícios.

Um programa de segurança do trabalho efetivo – e que é comunicado efetivamente – deve modificar o comportamento dos colaboradores e entrar na cultura da organização. Isto irá aumentar a produtividade do setor e diminuir os acidentes de trabalho e seus custos decorrentes.

Em tempos onde a maioria da força de trabalho já é composta por Millennials (geração Y), utilizar apenas revistas ou jornais como canal de comunicação com os funcionários pode não ter a eficiência esperada.

Porém, se você decidiu iniciar a implantação deste novo canal, é muito importante que o time de comunicação responsável pelo projeto envolva a equipe de TI desde o início desta jornada.

Neste post eu trago um caso que presenciei e, baseado na experiência que tenho na área da segurança da informação, compartilho alguns argumentos para mostrar a importância de sempre envolver o departamento de TI ao implantar uma TV Corporativa.

Uma experiência pessoal…

Eu estava realizando um treinamento para a implantação de um projeto de TV corporativa de uma grande empresa. Nesta reunião, estavam presentes o gerente de RH, o coordenador da equipe de TI e o coordenador de comunicação interna da empresa, responsável pelo projeto.

Comecei meu treinamento como de costume, dando uma visão geral da solução falando sobre o software e o hardware, quando logo fui interrompido pelo coordenador de TI:

– Quando será comprado este aparelho?

Antes que pudesse responder, o responsável pelo projeto replica:

– Já temos 15 comprados que serão instalados semana que vem.

Na mesma hora a expressão do coordenador mudou, seu descontentamento ficou aparente. Eu, como representante da empresa fornecedora da tecnologia, tive que intervir.

Não me faltavam argumentos para mostrar que nossa solução era segura e estável do ponto de vista da tecnologia da informação, porém, mesmo após ouvir minhas considerações, percebi que ele continuava aborrecido.

E eu entendo completamente o coordenador de TI. Já fui responsável pela segurança da informação em uma outra empresa e já havia passado por situação semelhante.

Mas por que isto acontece?

Em empresas grandes, com altas demandas de segurança da informação, é muito trabalhoso para a equipe de TI deixar tudo de acordo com as regras e normas da empresa. Os efeitos que possíveis falhas podem vir a causar à empresa são graves e a responsabilidade de evitá-las, obviamente, é da equipe de TI.

Isto gera um sentimento de propriedade por parte do departamento de TI sobre a rede da empresa, seus equipamentos e suas configurações. A equipe tem responsabilidade sobre tudo que trafega na rede e sobre tudo que será instalado e configurado em sua infraestrutura, principalmente equipamentos com acesso a internet.

Quando há uma imposição de outros setores para a instalação de novos equipamentos, o sentimento gerado é a de quebra de confiança e falta de consideração sobre todo o trabalho realizado para garantir que a empresa esteja segura contra fraudes.

Então o que deve ser feito?

Para evitar que a situação que relatei aconteça em sua empresa, e para garantir o sucesso deste novo projeto, é necessário que o responsável pela implementação da TV Corporativa envolva a equipe de TI desde o começo.

Assim, ao invés de ser um obstáculo, o departamento de segurança da informação será um aliado para o sucesso desta iniciativa, beneficiando toda a empresa.

Dependendo de como será feito o gerenciamento de conteúdos de sua TV Corporativa, este envolvimento inicial com outros setores da empresa pode ser muito interessante para coletar opiniões e dicas sobre o projeto. Esta interação pode inclusive gerar conteúdos mais relevantes para cada departamento.

E como envolver a equipe de TI?

O primeiro passo é apresentar a solução e mostrar os benefícios que ela trás para a comunicação interna da empresa. Contextualize os colaboradores do departamento de TI sobre o que levou a equipe de CI a tomar esta decisão.

Posteriormente, ainda no processo de escolha do fornecedor da solução, peça auxilio à equipe de TI para analisar as opções selecionadas pelo seu departamento, agora sob um ponto de vista técnico.

Temos um post completo para você tomar a melhor decisão na hora de escolher a tecnologia utilizada para seu projeto: “Players para TV Corporativa – Como escolher o melhor?”

Uma vez decidido o fornecedor, o próximo passo é montar um ambiente de testes da solução, para que tanto o departamento de comunicação quanto o de TI homologue a ferramenta.

Neste passo, enquanto o responsável pelo projeto experimenta a usabilidade do software,  suas ferramentas, possibilidades e características, o departamento de TI analisa questões técnicas para garantir que a solução seja estável, robusta, confiável e não apresente riscos para à segurança da informação da companhia.

Durante toda esta etapa, o fornecedor da tecnologia deve se prontificar para esclarecer qualquer possível dúvida que tanto a equipe de TI quanto o pessoal de comunicação venha a ter.

Uma vez que a solução esteja homologada por ambos os departamentos, o projeto pode ser implementado de forma segura na companhia.

A TV Corporativa e outros canais digitais de comunicação possuem diversos benefícios para a empresa, mas estas ferramentas necessitam de uma análise por parte da equipe de TI.

Sempre homologue junto ao comitê de segurança da informação na sua empresa os produtos que serão utilizados neste novo canal digital. Busque fornecedores que possuem ciência das normas vigentes de segurança da informação e que procurem estar em conformidade com elas.

No post de hoje vamos mostrar alguns riscos que a equipe de TI precisa estar ciente para que a empresa possa implantar uma nova ferramenta de comunicação interna sem ocorrer problemas.

Riscos ao implantar uma nova ferramenta de comunicação interna

Iremos mostrar as principais ferramentas de comunicação interna que utilizam a infraestrutura de rede da empresa e os riscos de TI associados à elas.

E-mail

Apesar do e-mail corporativo não ser uma ferramenta exclusiva de comunicação interna, atualmente ele é um dos principais meios utilizados para este fim.

O grande problema do e-mail para a equipe do TI é o recebimento de spyware, que são programas que roubam informações importantes do computador infectado e transmite esta informação de forma automática e sem o conhecimento do usuário.

Os principais responsáveis para evitar este tipo de infecção nos computadores são os próprios usuários. É necessário ter bom senso ao utilizar o e-mail corporativo.

Para amenizar este problema, a equipe de TI pode realizar treinamentos com os colaboradores para conscientizá-los a respeito da importância de usar o e-mail apenas para assuntos da empresa, além de orientá-los sobre mensagens e links suspeitos.

Intranet

O principal problema associado a essas modalidades de ferramentas para comunicação interna é a necessidade de usuários e senhas específicos para acessar as informações.

Para o responsável pela rede, o problema é a gestão de permissões. Como a intranet armazena, em geral, pastas ou páginas compartilhadas, este tipo de ferramenta requer que seja feito um controle de usuários e permissões. Como este processo é feito por um administrador da rede, é uma tarefa que está sujeito a erros: alguém pode não ter acesso a alguma informação que deveria ter, ou ter acesso a alguma informação que não deveria ter, podendo cometer erros, como apagar um arquivo importante.

Já para os colaboradores, o uso de login também se mostra problemático. Além de tornar o usuário responsável por buscar as informações, segundo estudo realizado na Biblioteca Central da Universidade de Brasília, a principal reclamação dos usuários da intranet da biblioteca foi que devido ao uso esporádico da ferramenta, eles esqueciam frequentemente os dados para o acesso, o que causava o abandono da ferramenta.

TV Corporativa ou Mural Digital

TV Corporativa ou Murais Digitais são utilizados dispositivos junto às telas para baixar e reproduzir a programação. Uma das vantagens desta ferramenta em relação às citadas anteriormente é em relação à acessibilidade da informação. Não há necessidade de usuário e senhas e as informações são frequentemente exibidas aos colaboradores de forma automática.

Porém existe a necessidade da equipe de TI avaliar a questão da rede da empresa, pois a TV corporativa utiliza a internet para fazer o download dos vídeos que ela irá exibir, e a largura de banda necessária para realizar este tráfego pode não ser suficiente, sendo necessário o aumento da banda contratada.

Uma outra opção seria a utilização de uma solução de gerenciamento de TV corporativa que permite especificar a banda máxima que pode ser utilizada por faixa de horários. Assim, é possível impedir que os equipamentos façam os downloads dos vídeos em horários de pico, e utilizarem apenas horários com baixo fluxo de rede para se atualizarem.

Quando falamos em implantar uma nova ferramenta para comunicação interna é preciso considerar a quantidade de pessoas que você quer atingir, quanto trabalho você quer ter como gestor e os riscos que você pode enfrentar.

Ficou com alguma dúvida sobre segurança de TI para comunicação interna? Iremos nos aprofundar neste assunto nos próximos posts. Assine nossa newslettes e acompanhe nosso blog. Até a próxima!

A segurança da informação sempre foi, é deve continuar sendo, um setor que requer bastante atenção da empresa. Existem inúmeras soluções de software e outros mecanismos que protegem a parte informatizada, além do apoio dos próprios profissionais da área que podem contribuir para a segurança da informação para comunicação interna no que tange a tecnologia.

De acordo com a pesquisa da Ponemon Institute, 62% dos entrevistados consideraram as ameaças externas como a maior ameaça de segurança virtual. Para evitar a ação de crackers, a instalação de antivírus e firewall é essencial. Teste seu sistema contra o máximo possível de tipos de ataques para identificar vulnerabilidades. Também é importante manter todos os softwares sempre atualizados.

Outro ponto que muitas vezes fica em segundo plano, mas que deveria receber total atenção de empresários, administradores e gestores da comunicação empresarial é a preocupação com o comportamento e o correto tratamento da informação por parte dos colaboradores. A colaboração da equipe é fundamental para preservar a segurança da informação para comunicação interna.

Empresas que pretendem blindar as informações devem planejar cartilhas e manuais de conduta, manter as políticas de privacidade sempre atualizadas, além de submeter os funcionários em treinamentos periódicos para evitar incidentes que comprometam as informações. Uma dica simples de ser implantada é instruir os colaboradores a utilizarem senhas complexas, que envolvam letras, números e dígitos especiais (!@#$%&*), porem sempre tomando cuidado para não disponibilizar esta senha em nenhum lugar, para evitar seu extravio. Outro hábito seguro é não utilizar a mesma senha em mais de uma plataforma.

Em se falando de comunicação interna, também deve se tomar cuidado com manifestações indevidas. Algumas informações compartilhadas no âmbito interno da empresa têm grande valor estratégico e não podem ser divulgadas a públicos externos. Por isso, diretores e outros porta-vozes devem passar por treinamentos periódicos para evitar deixar escapar este tipo de informação em entrevistas, por exemplo.

Somente estando atento a todos os aspectos da segurança da informação para comunicação interna é que a empresa pode minimizar os riscos. Por isso, é sempre importante ter uma visão ampla do assunto e tomar cuidados com todas as frentes possíveis de vazamentos, fugas e roubos de informações estratégicas.

Em tempos que aparelhos eletrônicos parecem ser feitos para durar cada vez menos, é importante procurar equipamentos que invistam na robustez e que tenham bom suporte técnico. Para não depender apenas de soluções físicas, vale explorar cada vez mais as alternativas de cloud computing, ou nuvem, aonde computadores e servidores interligados por meio da internet são usados para armazenar dados ou até mesmo para rodar programas. Ao se trabalhar com soluções de nuvem, os dados ficam menos suscetíveis a problemas físicos (hardware) locais.

Com o avanço da tecnologia, problemas com segurança da informação são cada vez mais comuns. Ataques virtuais e vazamento de informações são constantemente noticiados e requerem atenção especial. Manter a TI para comunicação interna segura envolve uma série de fatores, que vão desde soluções de software a treinamento de equipe.

Crackers e outros criminosos virtuais buscam sempre estar um passo a frente de suas vítimas e são um sério risco para a TI para comunicação interna. Por isso, é importante prevenir-se para evitar este tipo de ataque aos dados da empresa. Um quesito importante é observar se o antivírus e o firewall das máquinas estão ativos.

A proteção das informações da empresa também passa pelo treinamento da equipe. De nada adianta ter as mais avançadas soluções de segurança da informação se um colaborador compartilha as senhas de serviços com outras pessoas. É importante ressaltar aos funcionários o valor de informações internas e como o vazamento das mesmas pode ser danoso para os negócios. Uma das formas de reforçar essa questão é através de campanhas de endomarketing.

Como podemos observar pelos fatores levantados, a TI para comunicação interna é uma questão muito séria dentro de uma organização, mas com a utilização de tecnologias atuais, aliada a alguns cuidados, podemos tornar a troca de informações dentro de uma empresa muito mais segura. Antever os possíveis problemas é uma forma de ajudar a preveni-los e tornar a experiência ainda melhor tanto para diretoria e colaboradores como para a equipe técnica responsável.

Neste post apenas introduzimos a importância da segurança para a comunicação interna de uma empresa. Estamos preparando um material muito mais completo sobre este assunto, com detalhes técnicos e práticos para auxiliar a equipe de TI de sua empresa a implementar uma comunicação interna segura. Assine nossa newsletter e fique ligado! Até a próxima.