7 principais erros na Comunicação Interna e como solucioná-los

A comunicação interna é uma ferramenta que promove sinergia para alcançar os resultados desejados e, quando bem trabalhada, auxilia na integração entre os colaboradores. Por isso, é importante encontrar pontos de melhorias e adaptá-los para aumentar a eficácia dessa ferramenta. Então, veja os 7 principais erros na Comunicação Interna e como solucioná-los.

Segundo estudo da Tower Watson, empresas com uma comunicação interna eficaz tem 70% mais chance de superar seus concorrentes, além de manter altos níveis de engajamento e satisfação dos seus colaboradores.

Nesse sentido, a falta de comunicação eficaz nas empresas é um problema crítico que muitas vezes não ganha a devida atenção. Muitos executivos assumem que seus comunicados são assimilados por todos os colaboradores rapidamente, passando por toda a cadeia hierárquica da empresa sem barreiras.

Porém, a realidade está bem distante disto. Na prática, conforme descemos na pirâmide de cargos da organização, menos satisfeitos os colaboradores estão com a quantidade de informações recebidas.

Assim, há a saída de funcionários sem explicação, piora no atendimento ao cliente, falhas cada vez mais frequentes nos projetos, produtividade baixa e pouco engajamento nas campanhas (se é que são feitas).

É importante entender que hoje a Comunicação Interna é muito mais que informação, ela se tornou formação. Ou seja, ela serve para formar o funcionário, fazê-lo entender a estratégia de mercado, engajá-lo com as prioridades e deixá-lo ciente de que ele é o agente de resultados dentro da organização.

Assim, estamos aqui para te auxiliar a melhorar a Comunicação Interna da sua empresa, te mostrando os principais erros que você pode estar cometendo, como percebê-los e solucioná-los.

Erro 1: Não Entender o Público da Empresa

Você já percebeu como nós mudamos a nossa forma de falar de acordo com o ambiente em que estamos e com quem estamos falando? Na comunicação interna isso não é diferente.

Muitas vezes, profissionais de RH e Comunicação Interna não investem tempo suficiente em compreender plenamente o público interno da empresa. Isso pode resultar em uma abordagem de comunicação genérica e pouco direcionada, que não considera as diferentes necessidades, expectativas e motivações dos funcionários.

Isso também acaba provocando a falta de engajamento e de resposta nos comunicados, diminuindo a participação nas pesquisas e nas campanhas.

Além disso, pode acabar construindo uma força de trabalho desinformada e que fica mal direcionada, afetando o desempenho e os resultados da empresa.

Como solucionar?

A principal forma de solucionar é analisando o perfil do público interno. Você pode tanto analisar métricas de engajamento ou de desempenho dos comunicados quanto coletar feedbacks diretamente com os funcionários.

Faça pesquisas para elencar preferências, necessidades e especificidades de cada setor.

A depender do tamanho da empresa, é necessário pensar estratégias de segmentação também, para ter conteúdos específicos voltados para grupos com necessidades diferentes.

E essas necessidades podem variar desde formas de consumo, podendo ter diferentes canais, linguagens, quantidade de texto, até os comunicados e avisos.

O segredo é continuar analisando, compreendendo e adaptando sempre! Mantenha a pesquisa ativa e busque continuamente maneiras de inovar com o intuito de personalizar e segmentar a comunicação.

Erro 2: Negligenciar a Comunicação Multicanal

Quando conhecemos bem o público da empresa, conseguimos produzir comunicados e materiais que se adequem às preferências dele e, consequentemente, acabam tendo mais chance de serem lidos e de engajar.

A comunicação multicanal consiste em considerar essas preferências e comunicar através de diferentes canais, entendendo as especificidades de cada conteúdo e de cada público.

Sem saber disso, em muitas empresas é comum ver o bombardeio de comunicados através do e-mail, por exemplo, dependendo apenas de um canal para alcançar todos os colaboradores.

Assim, os colaboradores ficam desinformados do que acontece na empresa, desconectados dos valores comunicados e não participam de campanhas importantes para o setor de RH e de Comunicação.

Como solucionar?

A solução é adotar uma abordagem multicanal para garantir um alcance mais amplo e eficaz, reconhecendo que setores e públicos diferentes possuem necessidades e preferências de comunicação distintas.

O ideal é contratar uma solução que ofereça uma plataforma para automatizar e otimizar os conteúdos, segmentando para cada canal o conteúdo desejado.

A solução facilita, mas também é possível fazer diferentes materiais e emitir comunicados nos diversos canais. Dessa forma, você verá uma maior participação nas campanhas, maior alcance e maior assertividade.

Na nossa Solução de Comunicação Corporativa você tem acesso a quatro canais diferentes e consegue gerenciar os conteúdos e as métricas através dela. Saiba mais acessando nosso site.

Erro 3: Comunicação sem Projeto

Não é incomum ver empresas em que em um dia fazem dez comunicados e depois ficam duas semanas sem comunicar nada. Esse tipo de comunicação pode levar à desorganização da empresa e a transmissão de mensagens sem coerência, tanto com a realidade quanto com os valores da empresa.

Isso pode indicar falta de planejamento e todo mundo sabe que para tirar as metas do papel é necessário planejar e organizar o que fazer para atingi-las. A mesma coisa acontece quando pensamos em atingir os objetivos da comunicação interna.

A comunicação interna tem funções bem definidas na empresa e através dela é possível atingir uma série de objetivos e metas, mas para isso é necessário fazer um planejamento. Além disso, é preciso segui-los, adaptá-lo e aplicá-lo apesar dos eventos que podem ocorrer ao longo do ano.

Isso mostra a importância de ser constante e estratégico na comunicação, para não gerar a percepção de uma comunicação abandonada, o que diminui o valor da área.

Como solucionar?

Mas como funciona esse tal de planejamento para ter uma comunicação com um projeto estratégico? Às vezes achamos que pode demorar, mas na verdade ele poupa muito tempo.

Um dos nossos materiais mais baixados é o Calendário de Ações, que vem com um Planner de todas as datas e campanhas mais relevantes de cada mês do ano. Através desse calendário você pode se inspirar e criar o próprio planejamento de acordo com a realidade da empresa.

No calendário você confere às ações que são relevantes para a sua empresa e pode anotar outras datas importantes, como aniversário da empresa e campanhas específicas.

Esse planejamento é feito normalmente no final ou no início do ano e mesmo que você esteja lendo em outro momento, nunca é tarde para começar a planejar.

Com esse isso você garante uma comunicação organizada e estratégica, que comunica de forma constante e presente.

Erro 4: Comunicação sem Propósito

Para introduzir melhor o tema, vou contar uma história clássica da área de Gestão de Pessoas. É a história de 3 pedreiros que são questionados sobre o que eles fazem durante o trabalho.

O primeiro responde: “Estou colocando um tijolo em cima do outro.”

O segundo fala: “Estou subindo uma parede.”

E o terceiro: “Estou construindo uma igreja!”

Esses diferentes discursos demonstram claramente o quanto a comunicação pode transmitir a cultura e os valores (ou não) e como isso tem papel fundamental na motivação dos colaboradores, na produtividade, na retenção, nos resultados e entre outros vários aspectos.

Quando os valores não estão presentes na comunicação, as mensagens podem passar a ser genéricas e distantes, além de não serem nada estratégicas.

A comunicação ajuda a construir o que a empresa é, qual sua história e o que a contribuição de cada colaborador significa para o contexto organizacional. Ela auxilia na construção da identidade da empresa, por isso é tão importante se preocupar em trabalhar conteúdos relevantes.

Como solucionar?

Portanto, para criar uma comunicação intencional e que fortaleça a cultura organizacional, é necessário que esta seja trabalhada constantemente nas campanhas. É preciso que se reforce estrategicamente quais são a visão, a missão e os valores da empresa.

Ao organizar o planejamento, escolha intencionalmente as campanhas, levando em conta os valores da empresa. Por exemplo, se um dos valores trabalhados é o respeito à diversidade, é importante trabalhar campanhas relacionadas a essa pauta.

Uma outra excelente forma de trabalhar isso é através de dinâmicas de grupo e rituais, que leva os colaboradores a internalizar e a tornar os valores parte de sua rotina, criando hábitos relacionados.

Feedbacks e ações de reconhecimento também são formas interessantes de reforçar comportamentos positivos alinhados à cultura ou evitar comportamentos que não estejam alinhados. Por isso, incentivar feedbacks através de campanhas e treinamentos também é uma estratégia interessante.

Por fim, você também pode escolher frases, cores e símbolos específicos para representar a missão, visão e os valores e padronizar para divulgar campanhas relacionadas para que assim os colaboradores reconheçam de primeira as ações relacionadas a essa temática.

Para saber mais sobre o tema:

Erro 5: Lideranças sem Engajamento

Uma das frases que mais ouvi em todos os congressos de Gestão de Pessoas que eu fui é: “Se a liderança não comprar as ideias da sua empresa, ninguém irá comprar”.

O líder é uma das principais fontes de informação dos colaboradores e ele deve transmitir a identidade corporativa em seu discurso e em suas atitudes. Gestores que conseguem engajar e contagiar suas equipes conseguem feitos incríveis, desde aprimorar sistemas até melhorar o atendimento ao cliente.

E o mesmo se aplica à comunicação, se os líderes e gestores não utilizarem os canais de comunicação de forma adequada, não participarem das campanhas e se mostrarem distantes da comunicação, os colaboradores também o farão.

Isso acontece porque o líder acaba servindo de exemplo para os colaboradores, além de ser aquele que guia as estratégias e passa os feedbacks.

Assim, percebemos que esse erro cria uma desconexão entre a liderança e a equipe, fazendo com que os colaboradores não desenvolvam senso de pertencimento, não tenham conexão e não se sintam inspirados e motivados.

Por fim, acaba impactando diretamente a cultura organizacional e enfraquecendo os valores da empresa.

Como solucionar?

É dever dos líderes divulgarem entre as equipes as campanhas e reforçarem a importância de participar delas. Além disso, eles devem estar sempre por dentro das informações, para tirar dúvidas quando necessário.

Por isso, é importante organizar treinamentos frequentes com a liderança para trabalhar habilidades fundamentais relacionadas a comunicação e reforçar a importância dessa ferramenta.

Deixe claro para os líderes a importância deles também participarem das iniciativas de engajamento para servir de exemplo e motivação. Reconheça e recompense as lideranças que demonstram bons níveis de engajamento com o intuito de reforçar esses comportamentos e atitudes.

E para mensurar isso, realize avaliações regulares para identificar áreas de melhorias. Dessa forma, haverá o fortalecimento da cultura organizacional, aumento do engajamento e um maior senso de pertencimento, fatores essenciais para o sucesso da empresa!

Para saber mais sobre o tema, recomendamos participar dessa trilha de e-mails que preparamos!

Erro 6: Negligenciar Campanhas de Reconhecimento e Saúde Mental

Uma pauta que tem se tornado cada vez mais relevante no contexto corporativo é a experiência da pessoa colaboradora. E temos visto também que empresas que priorizam o bem-estar e qualidade de vida do colaborador tem atraído mais talentos.

A nova geração tem problematizado cada vez mais a noção de “viver para trabalhar”, destacando a importância de “trabalhar para viver”, e isso tem reverberado nas empresas, que podem escolher agir diferente ou não.

Assim, um dos principais erros que você pode estar cometendo é negligenciar campanhas relacionadas à saúde mental, qualidade de vida e bem-estar dos colaboradores.

Essas pautas têm sido cada vez mais levantadas e os números de afastamento por Burnout ou transtornos como depressão e ansiedade têm aumentado. Empresas que entendem que promover ações e benefícios relacionados à saúde mental são investimentos e não gasto sairão na frente.

As campanhas de reconhecimento também são vantajosas e possuem relação com as pautas, pois reconhecer os colaboradores faz com que eles se sintam valorizados e acaba incentivando-os a serem mais criativos, esforçados e dedicados em relação ao trabalho.

Como solucionar?

Assim, a solução para esse erro é pensar em ações e benefícios que promovam o bem-estar e a qualidade de vida dos seus colaboradores, considerando a saúde física, mental e social dos colaboradores.

Uma das dicas que implementamos aqui na Progic é a criação de um programa de qualidade de vida, o VidaPró. Ele trabalha três pilares principais: o bem-estar físico, mental e o financeiro.

Nós fazemos ações pelo menos uma vez por mês com algum tema relevante, já falamos sobre ergonomia, Setembro Amarelo, Outubro Rosa, doação de sangue e planejamos vários outros temas para abordar.

Assim, a dica é começar por essas campanhas temáticas e ir avançando em temas de acordo com os interesses do público interno da empresa, para que os colaboradores se sintam ouvidos e valorizados.

Com ações recorrentes trazendo pautas importantes é possível melhorar a experiência do colaborador. Sendo divulgadas externamente da maneira correta, outras pessoas acabam se interessando na empresa, melhorando o employer branding e atraindo novos talentos.

Fica a indicação de material para saber mais sobre o tema!

Erro 7: Não Mensurar os Resultados e Estabelecer Métricas

Deixar de buscar métricas para mensurar a eficácia das ações é um erro enorme que pode prejudicar muito a empresa. É essencial ter a maior quantidade de dados possíveis em mãos para poder tomar decisões importantes baseadas em resultados passados e não apenas em instintos.

No entanto, muitas vezes as áreas de comunicação e recursos humanos são vistas como subjetivas e de difícil mensuração. Mas a comunicação interna é muito importante para ser levada às escuras.

Na prática, você vê que a empresa pode não compreender plenamente o impacto de suas iniciativas de comunicação interna. E os colaboradores também podem não perceber qual o impacto das suas contribuições e participações nos canais de comunicação e nas campanhas, gerando desmotivação.

Além disso, sem mensuração não há como definir qual estratégia que mais funciona, assim, pode haver desperdício tanto de tempo quanto de dinheiro.

E dessa forma o setor de comunicação continuará no escuro, tomando decisões ineficazes, perdendo oportunidades de melhorias e sem identificar os problemas no engajamento dos funcionários.

Como solucionar?

E como fazer para definir quais dados são importantes e podem ser mensurados? Não existe uma regra única. Dentro de cada empresa é possível criar métricas próprias em cima de objetivos e expectativas de resultado.

Uma metodologia comum é a do cálculo de ROI (retorno sobre investimento). Esse método compara o quanto foi investido com o retorno financeiro obtido após uma determinada operação e pode ser aplicado dentro da comunicação mensurando campanhas que tenham orçamentos específicos, mas somente isto não é o bastante.

No caso de ações e campanhas, é importante que a comunicação interna defina métricas e mensure o cenário no antes e depois. Algumas métricas úteis são: taxa de abertura, presença em eventos, número de acessos, participação e mais.

Além disso, também é importante mensurar o impacto de ações relacionadas a cultura e valores, analisando os colaboradores em relação ao senso de pertencimento, identificação com a marca e a noção do propósito e dos valores da empresa.

Também é interessante estar mensurando e analisando frequentemente para identificar pontos de melhorias e adaptar estratégias. Para entender mais sobre o tema, recomendamos a leitura do whitepaper que escrevemos sobre o assunto!

Evitar esses sete erros na comunicação interna é crucial para promover um ambiente de trabalho saudável, engajado e produtivo. As empresas devem adotar uma abordagem estratégica, investindo tempo e recursos em otimizar a comunicação e torná-la ainda mais eficaz e assertiva.

Ao fazer isso, as organizações podem fortalecer o relacionamento com seus colaboradores, alinhar a cultura organizacional e colher os benefícios de uma equipe motivada e comprometida.

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E se você busca uma Plataforma Multicanal de Comunicação Interna para potencializar os resultados do setor, deixo aqui o convite para você conhecer a solução Progic e conversar com nossos especialistas.

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