Se você está acompanhando as tendências apontadas pelas últimas pesquisas sobre comunicação interna, ou recursos humanos, já deve estar considerando a possibilidade de implantar uma nova ferramenta digital de comunicação com seus colaboradores.

Em tempos onde a maioria da força de trabalho já é composta por Millennials (geração Y), utilizar apenas revistas ou jornais como canal de comunicação com os funcionários pode não ter a eficiência esperada.

Porém, se você decidiu iniciar a implantação deste novo canal, é muito importante que o time de comunicação responsável pelo projeto envolva a equipe de TI desde o início desta jornada.

Neste post eu trago um caso que presenciei e, baseado na experiência que tenho na área da segurança da informação, compartilho alguns argumentos para mostrar a importância de sempre envolver o departamento de TI ao implantar uma TV Corporativa.

Uma experiência pessoal…

Eu estava realizando um treinamento para a implantação de um projeto de TV corporativa de uma grande empresa. Nesta reunião, estavam presentes o gerente de RH, o coordenador da equipe de TI e o coordenador de comunicação interna da empresa, responsável pelo projeto.

Comecei meu treinamento como de costume, dando uma visão geral da solução falando sobre o software e o hardware, quando logo fui interrompido pelo coordenador de TI:

– Quando será comprado este aparelho?

Antes que pudesse responder, o responsável pelo projeto replica:

– Já temos 15 comprados que serão instalados semana que vem.

Na mesma hora a expressão do coordenador mudou, seu descontentamento ficou aparente. Eu, como representante da empresa fornecedora da tecnologia, tive que intervir.

Não me faltavam argumentos para mostrar que nossa solução era segura e estável do ponto de vista da tecnologia da informação, porém, mesmo após ouvir minhas considerações, percebi que ele continuava aborrecido.

E eu entendo completamente o coordenador de TI. Já fui responsável pela segurança da informação em uma outra empresa e já havia passado por situação semelhante.

Mas por que isto acontece?

Em empresas grandes, com altas demandas de segurança da informação, é muito trabalhoso para a equipe de TI deixar tudo de acordo com as regras e normas da empresa. Os efeitos que possíveis falhas podem vir a causar à empresa são graves e a responsabilidade de evitá-las, obviamente, é da equipe de TI.

Isto gera um sentimento de propriedade por parte do departamento de TI sobre a rede da empresa, seus equipamentos e suas configurações. A equipe tem responsabilidade sobre tudo que trafega na rede e sobre tudo que será instalado e configurado em sua infraestrutura, principalmente equipamentos com acesso a internet.

Quando há uma imposição de outros setores para a instalação de novos equipamentos, o sentimento gerado é a de quebra de confiança e falta de consideração sobre todo o trabalho realizado para garantir que a empresa esteja segura contra fraudes.

Então o que deve ser feito?

Para evitar que a situação que relatei aconteça em sua empresa, e para garantir o sucesso deste novo projeto, é necessário que o responsável pela implementação da TV Corporativa envolva a equipe de TI desde o começo.

Assim, ao invés de ser um obstáculo, o departamento de segurança da informação será um aliado para o sucesso desta iniciativa, beneficiando toda a empresa.

Dependendo de como será feito o gerenciamento de conteúdos de sua TV Corporativa, este envolvimento inicial com outros setores da empresa pode ser muito interessante para coletar opiniões e dicas sobre o projeto. Esta interação pode inclusive gerar conteúdos mais relevantes para cada departamento.

E como envolver a equipe de TI?

O primeiro passo é apresentar a solução e mostrar os benefícios que ela trás para a comunicação interna da empresa. Contextualize os colaboradores do departamento de TI sobre o que levou a equipe de CI a tomar esta decisão.

Posteriormente, ainda no processo de escolha do fornecedor da solução, peça auxilio à equipe de TI para analisar as opções selecionadas pelo seu departamento, agora sob um ponto de vista técnico.

Temos um post completo para você tomar a melhor decisão na hora de escolher a tecnologia utilizada para seu projeto: “Players para TV Corporativa – Como escolher o melhor?”

Uma vez decidido o fornecedor, o próximo passo é montar um ambiente de testes da solução, para que tanto o departamento de comunicação quanto o de TI homologue a ferramenta.

Neste passo, enquanto o responsável pelo projeto experimenta a usabilidade do software,  suas ferramentas, possibilidades e características, o departamento de TI analisa questões técnicas para garantir que a solução seja estável, robusta, confiável e não apresente riscos para à segurança da informação da companhia.

Durante toda esta etapa, o fornecedor da tecnologia deve se prontificar para esclarecer qualquer possível dúvida que tanto a equipe de TI quanto o pessoal de comunicação venha a ter.

Uma vez que a solução esteja homologada por ambos os departamentos, o projeto pode ser implementado de forma segura na companhia.

A TV Corporativa e outros canais digitais de comunicação possuem diversos benefícios para a empresa, mas estas ferramentas necessitam de uma análise por parte da equipe de TI.

Sempre homologue junto ao comitê de segurança da informação na sua empresa os produtos que serão utilizados neste novo canal digital. Busque fornecedores que possuem ciência das normas vigentes de segurança da informação e que procurem estar em conformidade com elas.