Por Danieli Closs
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Pra quem não me conhece, sou formada em Comunicação Social e a minha habilitação é Relações Públicas. Estudei muito sobre eventos sim, mas em meus 4 anos de curso aprendi a desenvolver um pensamento estratégico e voltado para a Comunicação Interna.
Algumas das experiências que tive foram trabalhando diretamente com o público interno, mas em todas tive a oportunidade de me envolver para melhorar a comunicação entre os colaboradores, pois acredito nela como principal estratégia para o crescimento de qualquer organização.
Hoje trabalho como comunicadora interna e produtora de conteúdo no departamento de comunicação e marketing da Progic e adoro o que faço. Trabalhar com comunicação é uma tarefa maravilhosa e tenho certeza que você se identifica comigo.
Mesmo animados com a nossa função de engajar colaboradores e transformar o ambiente de trabalho em um lugar melhor, tem dias que nos sentimos improdutivos, ou que não conseguimos finalizar nada.
Existem diferentes fórmulas disponíveis na internet para adaptar ao dia a dia que prometem aumentar a nossa produtividade. Até mesmo pesquisas de Psicólogos de Harvard declaram que o estresse pode auxiliar no aumento da produtividade, visto que os momentos de maior rendimento das pessoas são quando elas estão estressadas.
Quando estamos estressados é porque estamos preocupados com algo que é importante para nós e por isso buscamos solucionar aquilo o mais breve possível, mesmo que o resultado não seja perfeito. A solução é saber tirar proveito do estresse e o utilizar para o bem. Leia o texto completo aqui.
Eu tenho alguns hábitos que me ajudam a ser mais produtiva e você pode tentar aplicá-los no seu dia a dia. Cito abaixo 5 dicas baseadas no que encontrei pesquisando e que eu acredito que realmente podem te ajudar. Ao final te conto um pouco sobre a minha rotina e o que faço para aumentar a produtividade.
Leia o artigo, ou se preferir, assista o meu vídeo:
1 – Faça uma Lista do que Você Precisa parar de Fazer
Sempre encontramos textos que nos incentivam a organizar as tarefas e listar o que precisamos fazer, mas essa dica nos diz para listar o que precisamos parar de fazer.
Todos temos hábitos que realizamos diariamente, muitas vezes inconscientemente, que nos tiram o foco e que, por serem prazerosos, não os consideramos prejudiciais. Mas se queremos entregar melhores resultados, a solução é parar de fazê-los, pelo menos durante alguns momentos.
Talvez você precise desativar as notificações durante aquele planejamento, parar de checar os e-mails ou as redes sociais por algumas horas, ou ainda parar de dizer sim a todos que lhe pedem favores. Ser produtivo não é fazer mais, mas sim entregar resultados melhores e estar engajado nas suas tarefas.
Que tal começar agora mesmo? Pegue um papel e uma caneta e comece a listar as coisas que estão tirando a sua atenção durante as tarefas, observe seu comportamento e identifique quais são esses hábitos e corte-os de seus momentos de produtividade.
2 – Ter um Calendário de Atividades
Como bons comunicadores sabemos o quanto o planejamento é importante para todo o setor de comunicação e para a empresa que trabalhamos. O que não podemos esquecer é que ele não é feito para ficar no papel, é preciso viver o planejamento no dia a dia.
E para isso, nada melhor que um calendário de atividades. Esse calendário pode ser semanal, mensal, trimestral ou do período que for melhor para a sua equipe.
Aqui no setor de comunicação da Progic temos um calendário mensal, nossas metas e atividades do mês são guiadas por ele, assim mantemos nosso trabalho alinhado ao que precisa ser feito e se por acaso nos perdermos, temos o calendário para traçar nosso caminho de volta.
Comece listando as principais tarefas que têm data para serem finalizadas, depois organize o tempo com aquelas que podem ser feitas durante o mês, sem data específica, distribuindo-as durante os dias pela prioridade e tempo que demandam.
3 – Delegue Tarefas de forma Apropriada
Se você trabalha como líder do departamento de comunicação, uma das principais coisas que precisa saber é delegar funções de forma apropriada. Não centralizar tudo em você já é um grande começo.
Você mais do que ninguém sabe que precisamos conhecer até a alma do nosso público, então conheça a sua equipe!
Entenda no que cada um é bom e delegue as funções de acordo com a capacidade deles. Dessa forma você consegue focar no que faz parte do seu trabalho e ao mesmo tempo está preparando os membros da sua equipe para se tornarem líderes também.
4 – Anote suas Ideias no Momento que as tiver
O cérebro de um comunicador está sempre a todo o vapor, pensando, planejando e avaliando as ações que realiza e muitas vezes as ideias surgem no meio de uma reunião, antes de dormir ou então durante o banho (quem nunca?).
É muito importante que você tenha algo para anotar as ideias que surgem nesses momentos diferentes da rotina, e que muitas vezes são as melhores.
Utilize o celular, um caderno, um bloco ou o próprio corpo para anotar as ideias e escreva-as da forma que surgirem no momento. Deixe para organizar os pensamentos quando tiver tempo, dessa forma a ideia não se perde e todos os insights podem ser avaliados com calma.
5 – Ferramentas e Canais que Otimizam
Utilizar ferramentas e canais que facilitam a nossa rotina é uma ótima estratégia para aumentar a produtividade.
Existem diversas ferramentas criadas para otimizar tarefas, organizar ideias e que ajudam a não esquecer compromissos importantes. Aqui na Progic utilizamos o Trello para organizar as atividades do mês. Nele as tarefas ficam centralizadas e conseguimos acompanhar o andamento delas e verificar o quão perto estamos das metas.
Outro aplicativo muito útil é o Evernote, além de ser ótimo para anotações, é possível desenhar e gravar áudios, além disso ele tem serviços de criação colaborativa, ideal para projetos em equipe. A principal vantagem é que você pode acessá-lo quando e de onde quiser.
É claro que você já utiliza algumas ferramentas que te ajudam a ser mais produtivo e se quiser, pode compartilhar com a gente nos comentários.
Entre as ferramentas e os canais de comunicação, também existe a TV Corporativa, um canal de comunicação interna com diversas facilidades e funções que podem tornar a rotina de comunicar mais produtiva, rápida e eficaz. Clique aqui para saber mais: 4 Formas de Otimizar a Comunicação Interna com a TV Corporativa.
Minhas Dicas para Aumentar a Produtividade
As técnicas que uso para aumentar a produtividade já fazem parte do meu dia a dia, mas fui descobrindo aos poucos como melhorar. O primeiro passo é se conhecer, entender em qual parte do dia você produz mais, em qual momento você se sente mais disposto e investir nesse período.
Como eu sou uma pessoa matinal, utilizo a parte da manhã para realizar as tarefas urgentes e que exigem mais da minha concentração. Deixo para a parte da tarde tarefas breves e rotineiras que podem ser feitas tranquilamente. Dessa forma garanto que as coisas serão feitas de acordo com o que eu espero.
Aqui no nosso time temos o hábito de realizar um cronograma semanal que nos ajuda a organizar as tarefas e facilitar o foco durante os dias, assim todos produzem mais pois sabem o que é prioridade.
Todo final do dia organizo a mesa e deixo as tarefas urgentes anotadas para no dia seguinte priorizá-las logo pela manhã, assim chego com as coisas já organizadas para não perder tempo com isso.
Utilizo um caderno, agenda do google, post-its e vários rascunhos, cada um para algo diferente, mas todos me ajudam a manter a organização das tarefas e dessa forma a produzir mais em menos tempo.
A música é nossa amiga quando precisamos ser produtivos e diversos estudos já comprovaram isso. Portanto, uma das minhas dicas é ter playlists diferentes para cada momento.
Quando preciso focar em algo que exige muita concentração ouço playlists com música eletrônica ou instrumentais, normalmente escolho aquelas sem letra ou as que não conheço muito bem.
Já para tarefas rotineiras e que não exigem muito foco, me permito ouvir músicas nacionais e internacionais que conheço e acabo até cantando um pouquinho.
Sou uma pessoa bem eclética e talvez algumas das minhas sugestões sirvam pra você também.
Playlists para momentos produtivos:
Playlists para atividades rotineiras:
Conclusão
Você sabe que está sendo produtivo quando está gerando resultados, quando vê que o seu trabalho está causando impacto em toda a empresa e isso é o que a maioria das pessoas busca no trabalho.
Então sempre avalie, mensure e divulgue os resultados que você está obtendo como comunicador e também do seu time, assim todos se sentirão engajados com o que fazem.
Para mim, ser produtivo é ser organizado, pois no momento em que você consegue organizar a sua rotina e identificar tarefas urgentes ou não, estará focando no que é importante e ao mesmo tempo produzindo mais.
Mas se você não é a pessoa mais organizada de todas, as dicas desse artigo podem te ajudar muito a se tornar alguém mais produtivo e alcançar seu objetivo, gerando melhores resultados no seu trabalho.
Espero que tenha gostado e que não deixe de compartilhar nos comentários o que você faz para ser um comunicador mais produtivo.
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Escrito por Danieli Closs
