Programas e Ferramentas para o Dia a Dia do Profissional de Comunicação Interna

O profissional de comunicação interna precisa de muitas habilidades: comunicativas, criativas, de gestão, de estratégia, de assessoria, gerenciamento de conflitos e muitas outras.

Outra habilidade que muitas vezes se faz necessária é de design, isso porque nem sempre temos uma equipe ou orçamento necessários para contratar profissionais desta área.

Cada canal de comunicação interna exige algum formato específico, seja de imagem, texto, vídeo ou áudio. Alguns são digitais, outros impressos e cada um deles vai exigir um tamanho de letra, alguma imagem, títulos, frases de impacto, cores.

E, pensando em você que precisa criar os comunicados, as newsletters, imagens, vídeos e inovar na forma que a comunicação acontece na sua empresa, separamos algumas ferramentas que podem facilitar seu dia a dia, mesmo não tendo formação em design, ou muitas habilidades artísticas.

Ferramentas para o Profissional de Comunicação Interna

Separei algumas ferramentas que conheço ou já utilizei. A maioria delas é gratuita e está disponível para facilitar nossa vida.

É claro que nenhuma delas substitui um bom profissional da área, mas pode ser útil quando você ainda não pode ter um na sua equipe ou precisa fazer pequenas edições.

Além de ferramentas para edição de imagens, selecionei algumas para planejamento, e-mails e pesquisa. Separei por categorias e espero que te ajudem no dia a dia.

Planejamento e produtividade

Trello

O Trello é uma plataforma de estratégia e produtividade. Nos quadros você consegue organizar as etapas do seu projeto em listas, movendo os cartões de acordo com o andamento das atividades.

Em cada cartão ainda é possível descrever a atividade, identificar os responsáveis, criar checklist, definir prazo de entrega, anexar arquivos e outras funcionalidades.

Uma ferramenta visual, simples e intuitiva para o planejamento e organização das atividades diárias. A ferramenta é gratuita e possui planos pagos também.

Microsoft Planner

Se sua empresa utiliza as ferramentas da Microsoft, no próprio pacote existe um aplicativo semelhante ao Trello chamado Planner. Nele há a possibilidade de criar quadros, listas e cartões da mesma forma e movê-los de acordo com o andamento ou como você preferir organizar seu planejamento.

Calendário Endomarketing.tv

Esta é uma ferramenta criada por nós, disponibilizada gratuitamente. Desenvolvida especificamente para a comunicação interna das empresas.

É uma planilha com calendário com as principais datas comemorativas, páginas para o planejamento de cada mês e dashboard para acompanhamento e mensuração dos resultados.

Atualizamos o calendário a cada ano e disponibilizamos a nova versão neste link: Calendário de Comunicação Interna

Pesquisa Interna

Google Forms e Microsoft Forms

Os dois aplicativos são semelhantes. Neles é possível elaborar questionários online com perguntas para serem respondidas em texto, múltipla escolha, classificação entre outras opções.

Ambas coletam respostas anonimamente, ou não, e geram gráficos para análise.

Survey Monkey

A plataforma Survey Monkey possui um plano básico gratuito e outros pagos. Oferece mais possibilidades de perguntas, formatos e formulários inteligentes, com opções como redirecionar perguntas diferentes dependendo da resposta do usuário.

Typeform

Concorrente do Survey Monkey, a plataforma Typerform também possui um plano básico gratuito e outros dois planos pagos. Você pode criar o seu próprio formulário ou utilizar os templates disponíveis na plataforma. Possui diversas opções de perguntas e também os formulários inteligentes.

Edição de Imagens

Canva

O Canva é uma das ferramentas mais famosas para edição de imagens online. Simples e intuitivo ele possibilita que você crie e edite suas imagens do zero ou utilizando alguma das imagens disponíveis na própria plataforma.

Além das imagens e templates prontos disponíveis, ele possui as principais ferramentas para realizar edições, além de filtros, formas, ícones e centenas de fontes para texto.

É possível salvar as imagens em dimensões específicas para redes sociais e ainda é possível exportar gratuitamente em formatos como pdf, jpg e png.

É possível utilizar a ferramenta tranquilamente com a versão gratuita, mas existem outros dois planos pagos com mais possibilidades.

Adobe Spark

Este é um conjunto de aplicativos da Adobe que possui uma versão gratuita. São três aplicativos focados em edição de imagens para redes sociais, páginas para web e vídeos.

O Spark Post que possibilita a criação de imagens para redes sociais, semelhante ao Canva, com imagens gratuitas, ferramentas de edição, tamanhos pré-definidos, fontes para texto, filtros e animações.

O Spark Page é focado em páginas para a web, com a mesma diversidade de imagens e textos disponíveis no Spark Post.

Além destes, ainda há o Spark Video, que permite adicionar fotos, clipes, ícones e arquivos de áudio e movimentos nas imagens e criar um vídeo em poucos minutos.

Pacote Adobe

O pacote Adobe é um dos conjuntos mais famosos de programas que tem como principal usuário os profissionais de design. Aqui em nossa lista, vale citar o Photoshop voltado para edições profissionais de imagem, o Lightroom voltado à fotografia, o Illustrator para edições de imagens vetoriais, o After Effects para animação e criação de vídeos digitais e o Premiere focado na edição de vídeos.

Todos os programas são completos, possuem as ferramentas de edição essenciais para quem trabalha com design. Por isso que a usabilidade pode ser um pouco complexa para quem não está familiarizado com a área ou com ferramentas de edição.

São todos pagos por assinatura, ou seja, você paga uma mensalidade para utilizá-los.

E-mail

MailChimp

Esta é uma ferramenta muito usada pelo marketing digital, mas que também pode ser muito útil na comunicação interna das empresas. Ele pode ser utilizado para realizar o envio automatizado de e-mails, ou seja, para enviar a newsletter aos colaboradores.

Com as funcionalidades da ferramenta, você cria os e-mails como quiser ou utilizando os modelos e layouts disponíveis, personaliza os e-mails com os nomes dos colaboradores e segmenta os envios para os grupos que quiser.

O MailChimp possui uma versão básica gratuita para até dois mil contatos e outras opções de planos pagos.

É importante destacar que esta ferramenta é focada no marketing digital, mas o plano gratuito pode ser muito útil para quem precisa otimizar o envio de e-mails.

TV Corporativa

Progic Manager

E se estamos falando de ferramentas para auxiliar o dia a dia do profissional de comunicação interna, não poderíamos deixar de falar do Progic Manager, não é mesmo?

O Progic Manager é um software para a TV Corporativa. Com ele você fará toda a gestão das telas espalhadas na sua empresa pela Web. Publicar conteúdos, agendar campanhas, notícias e monitorar o funcionamento de tudo em tempo real.

Além disso, o Manager possui uma biblioteca com mais de 300 conteúdos e templates prontos para serem utilizados na TV Corporativa.

Materiais Prontos e Dicas

Para finalizar, quero compartilhar algumas dicas de algumas ferramentas que podem ser bem úteis no dia a dia e outros cuidados importantes como por exemplo na hora de salvar e imprimir suas imagens.

Formatos para web e impressão

Quando for salvar alguma imagem para utilizar na web, como nas redes sociais, site ou e-mail, por exemplo, dê preferência para os formatos .JPG ou PNG.

Para imagens realistas como fotografias, o indicado é o formato .JPG, que garante uma maior taxa de compressão e reduz consideravelmente o peso da imagem.

Já o formato .PNG é indicado para ilustrações e ícones, pois tem uma taxa de compressão boa e, além disso, possui o canal alpha, que possibilita trabalhar com fundos transparentes.

Para impressão dos materiais é indicado que o arquivo seja salvo em PDF. Em nossos materiais, indicamos o formato PDF/X-1a:2001. Esse formato é o padrão utilizado para não gerar incompatibilidade com as fontes utilizadas nos projetos.

Cores

Sobre cores, tenho algumas dicas para compartilhar. Uma delas é um aplicativo que pode ser instalado na sua área de trabalho chamado Colorcop. Ele é um conta gotas que permite que você copie o código de qualquer cor que esteja na sua tela e então utilize exatamente a mesma no seu projeto.

Outra dica é sobre paleta de cores. A combinação correta das cores utilizadas é muito importante para transmitir a mensagem certa, além disso, as cores precisam estar em harmonia.

Para te ajudar a escolher as cores, sugiro pesquisar sobre a teoria das cores e o círculo cromático, ou acessar o Color Adobe, página da Adobe com diversas paletas de cores disponíveis para se inspirar, ou ainda o Palette Generator, que gera paletas a partir de uma imagem.

Imagens

Outra questão importante são as imagens utilizadas nos projetos e campanhas. O indicado para ilustrar seus comunicados e transmitir maior pessoalidade e gerar conexão com os colaboradores, é utilizando fotos deles mesmos nas criações. Mas quando não houver muitas possibilidades de fotos da empresa ou dos empregados, você pode utilizar os bancos gratuitos de imagens disponíveis na web.

Alguns deles são o Unsplhash, Pixabay, Pexels ou o Freepik, este último que também possui ilustrações vetoriais.

Outros sites interessantes e que podem auxiliar na hora da criação é o WordMark, que reúne todas as fontes disponíveis no seu computador e facilita a escolha delas, e o All Free Stock, que reúne diversos sites que disponibilizam imagens, vídeos, fontes, templates e muito mais.

Kits de Materiais prontos para Endomarketing

Um dos objetivos do nosso blog é contribuir com o dia a dia dos profissionais de endomarketing, RH e comunicação interna.  Por isso, há dois anos, começamos a disponibilizar materiais prontos e gratuitos para serem utilizados em campanhas com os colaboradores.

Já disponibilizamos mais de 20 Kits com materiais relacionados a datas comemorativas e outros assuntos. Os Kits são compostos por diferentes materiais, tanto para uso impresso ou digital.

São cartazes, newsletters, imagens para redes sociais, templates para TV Corporativa e muitos outros. O download destes Kits é gratuito e o uso é livre, podem ser editados, modificados de acordo com a necessidade de cada empresa.

Você pode ver todos os Kits que já disponibilizamos clicando aqui ou na imagem abaixo.

Se tiver sugestões de materiais que ainda faltam em nosso blog, deixe nos comentários!

Ouça também: Ações de endomarketing na ENGIE Brasil com Camila Oening – Progicast disponível nas plataformas de streaming!