Plano de Comunicação Interna – Como fazer e Modelo para Download

Todo profissional responsável pela comunicação com os colaboradores conhece, ou já ouviu falar sobre, o plano de Comunicação Interna, documento estratégico e que tem o objetivo de guiar as ações de comunicação e alinhá-las aos interesses e necessidades da organização.

Esse planejamento é o primeiro passo para o desenvolvimento de uma Comunicação Interna mais elaborada e efetiva. É durante essa fase inicial que todo o cenário da comunicação atual da empresa é analisado, em que os pontos fortes e fracos são identificados.

E esse importante passo faz a diferença na hora de medir os resultados e comprovar a eficácia do setor.

Se você ainda não está familiarizada com a estrutura de um plano de Comunicação Interna, preparamos esse artigo para que você entenda cada etapa do processo, aprenda como fazer e possa colocá-lo em prática agora mesmo.

• O que é um Plano de Comunicação Interna
• Por que fazer um Plano de Comunicação Interna
• Como fazer um Plano de Comunicação Interna
  • Diagnóstico
  • Plano de Comunicação Interna
• Dicas para um Planejamento Eficaz
• Modelo gratuito de Plano de Comunicação Interna

Boa leitura!

O que é um Plano de Comunicação Interna

Plano de Comunicação Interna é um documento que retrata a situação atual de uma organização – contemplando forças e fraquezas, análise de canais, informações sobre o público interno, entre outros – e estipula um plano de ações para aperfeiçoar a Comunicação com os colaboradores, de acordo com os objetivos estratégicos da mesma.

Esse é um resumo que utilizo para entender o Plano de Comunicação Interna e seu propósito. Porém, para nos aprofundarmos no assunto, acredito que seja válido analisarmos a definição de planejamento, o ato de elaborar um plano:

“O planejamento pode ser conceituado como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa.” – Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira.

O plano de CI é o ponto inicial do trabalho do setor de comunicação dentro de uma organização e, geralmente, ele é realizado uma vez por ano.

Inicialmente ele será mais complexo, principalmente se você está começando o trabalho em determinada organização. Porém, ao longo do tempo, conhecendo bem as demandas e políticas de comunicação da empresa, o planejamento de comunicação interna se tornará mais objetivo, focado e entrelaçado com as estratégias.

Basicamente um plano de Comunicação Interna se divide nas seguintes etapas:

Diagnóstico: uma análise completa do cenário que a empresa está inserida, analisando e revendo a Cultura Organizacional, Missão, Visão e Valores, o perfil do público-alvo, os meios de comunicação utilizados e sua efetividade, os pontos fortes e fracos da comunicação e ainda, as principais ameaças e oportunidades.

Após realizar um diagnóstico completo de como está a comunicação interna da organização, será a hora de partir para a parte mais prática do plano e então utilizar todas as informações observadas como base para definir os objetivos e estratégias.

Planejamento: o planejamento inicia pelos objetivos e então parte para a discussão de ideias e definição de estratégias, envolve também as ações que serão realizadas, os recursos necessários, organograma e também de que forma tudo isso será mensurado e avaliado.

Você vai entender melhor como realizar cada etapa do Plano de Comunicação Interna nos próximos tópicos. Mas agora vamos entender porquê ele deve ser realizado e porquê ele é tão importante para a Comunicação Interna.

Se preferir, você pode fazer o download do material sobre Planejamento Estratégico de Comunicação que contém um Ebook completo + Modelo de Plano para preencher. Basta clicar aqui ou na imagem abaixo:

Por que fazer um Plano de Comunicação Interna

Um plano de comunicação pode ser subestimado por alguns profissionais, ou até mesmo considerado básico e teórico para a complexidade que envolve a comunicação interna das organizações.

Entretanto, o hábito de planejar, organizar e visualizar os objetivos de forma clara e detalhada proporcionam diversos benefícios para a comunicação interna e também para a organização. Confira alguns deles:

Estratégia Documentada

Ao realizar o plano, você terá todo o cenário e estratégia documentada, desta forma, tudo ficará visível para os envolvidos no processo e também estará sempre à disposição para consulta e revisão de objetivos e estratégias.

Um Roteiro Estratégico

O plano de Comunicação Interna servirá como um roteiro para realizar uma comunicação eficaz com os colaboradores e que faça sentido para eles e também para a organização. Servirá como um guia, mantendo as ações alinhadas com os objetivos e indicando os caminhos a serem seguidos.

Equipe Focada

Com o plano de Comunicação Interna documentado e servindo como roteiro, a equipe manterá seu foco nas coisas certas, aumentando sua produtividade, já que as estratégias estão planejadas e os recursos previstos.

É claro que no decorrer do caminho algumas coisas podem mudar e passar por adaptações, mas o tempo será bem menor comparado ao que seria gasto tendo que planejar tudo do zero.

Demonstrar Valor e Impacto

Um dos desafios da Comunicação Interna é comprovar o valor da área e a efetividade de suas ações, que muitas vezes não são vistas através de números.

O plano de Comunicação Interna também ajudará neste sentido, pois tornará mais fácil demonstrar o resultado das ações tendo os objetivos definidos e como determinada ação ajudou a atingi-los.

Esses são alguns dos benefícios do plano de Comunicação Interna, ele fará com que sua equipe leve as ações adiante e realize todas elas com o foco nos objetivos que devem ser alcançados.

Vamos ver agora, passo a passo, como fazer um plano de Comunicação Interna.

Como fazer um Plano de Comunicação Interna

Para fazer o plano de Comunicação Interna para a organização que você trabalha é preciso seguir alguns passos e iniciar pelo básico, analisando primeiramente o que já é realizado e quais são os efeitos disso.

Reúna a equipe de comunicação e agende reuniões com colaboradores, líderes e gestores para coletar informações e dados para as análises e definição dos objetivos.

Com essa coleta de informações, você já terá alguns dados para começar a documentar o que é essencial, mas no decorrer dos tópicos a seguir, você terá que manter contato com as pessoas que podem contribuir com a construção e desenvolvimento do planejamento.

Diagnóstico

O diagnóstico é a primeira etapa do plano de Comunicação Interna, ele serve para dar contexto às ações que serão realizadas e poderá ser consultado quando dúvidas surgirem. Dentro dele, vamos definir subtópicos para serem analisados que facilitam sua construção.

Apresentação e História da Empresa

Você pode começar com uma breve apresentação e um histórico da empresa. Descreva o mercado em que ela se encontra, os produtos e serviços oferecidos, como ela foi criada e com qual objetivo, quais eram seus princípios iniciais e comparar esses dados com o cenário atual.

Missão, Visão e Valores

Missão, Visão e Valores são o conjunto de diretrizes fundamentais que regem uma organização. O trio missão-visão-valores é um recurso de extrema importância para orientar o planejamento estratégico e construir a identidade organizacional, assim como para guiar o comportamento e estabelecer uma unidade entre os colaboradores da empresa.

Da mesma forma, esse trio deve guiar o plano de comunicação interna, servindo como referência para as estratégias, formatos, linguagem e formas de abordagem com os colaboradores.

Após apresentar a empresa, inicie as análises que são importantes para a elaboração das estratégias de comunicação. Veja as principais a seguir:

Análise Geral da Comunicação

Após analisar o histórico e o cenário da organização e entender quais diretrizes que devem guiar todos os colaboradores e em qual direção, você pode realizar uma análise geral da comunicação interna que já existe.

Mesmo não havendo um plano anterior documentado, ou uma política de comunicação oficial, a comunicação interna existe de alguma forma. Exemplifique e documente como ela ocorre, quais são os principais canais utilizados e avalie a situação geral, se ela está ou não sendo eficaz para a organização.

Questione os colaboradores se eles estão satisfeitos com a quantidade de informações que recebem, se elas são claras, qual a percepção geral que eles têm da comunicação interna, entre outros fatores que você julgar importante conhecer.

Nesta análise, você também pode realizar pesquisas e buscar descobrir quais são os setores que estão mais satisfeitos com a quantidade de informações recebidas e porquê.

Documente todos os dados e insights neste processo. Será necessário revisá-los mais adiante durante a Análise SWOT. 

Análise de Canais

A análise dos canais de comunicação interna já utilizados pelos empregados é muito importante para entender quais funcionam e quais são os mais assertivos. Esse diagnóstico também poderá gerar insights sobre qual canal é o mais adequado para determinado público, quais formatos geram mais engajamento, entre outros.

Você pode questionar quais são os canais que eles mais utilizam, qual a percepção/avaliação de cada um deles referente aos canais e aos conteúdos.

Para te ajudar nesta análise, confira o nosso artigo: Canais de Comunicação Interna – Vantagens e Desvantagens de 9 Ferramentas de CI.

Público Interno

O público interno não é só um. Você não pode colocar os empregados em uma única “caixa” e considerar que, por todos serem colegas e fazerem parte do público interno, possuem o mesmo perfil.

Portanto, realize uma pesquisa, converse com os colaboradores e elenque os perfis predominantes dentro da organização. Uma dica é dividir por setores ou tarefas, mas lembre de anotar também as peculiaridades e principais diferenças que torna cada um único para a organização.

Dessa forma será mais fácil segmentar a comunicação e conversar com seu público de forma que ele entenda e possa reproduzir a informação de forma correta aos colegas, familiares e fora da empresa.

Uma comunicação interna personalizada pode proporcionar diversas vantagens para a organização, pois além de melhorar a comunicação em si, fortalece os laços que existem entre colaboradores e empresa.

Leia mais sobre como segmentar a Comunicação Interna no nosso artigo sobre o assunto: Comunicação Personalizada: Como Segmentar os Comunicados para os Colaboradores.

Análise SWOT

Agora, com todo o cenário atual analisado, muitos insights devem ter surgido e você pode partir para a análise SWOT.

A análise SWOT é uma abreviação das palavras forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Através dela será possível visualizar de forma ampla a situação atual da comunicação interna e já visualizar alguns caminhos que podem ser seguidos.

Como última parte do diagnóstico, após a análise SWOT será o momento de pensar no futuro e definir a parte mais prática do Plano de Comunicação Interna.

Esta análise servirá de base para pensar nas melhores estratégias para criar uma cultura de comunicação na empresa.

Portanto, neste momento você deve pensar na comunicação interna como um todo e responder às seguintes perguntas:

• Strengths (Forças): quais são os pontos fortes da comunicação com os colaboradores hoje, no que ela se destaca?
• Weaknesses (Fraquezas): quais são as fraquezas da comunicação interna, no que ela precisa melhorar? Quais os pontos fracos que estão atrapalhando a cultura de comunicação?
• Opportunities (Oportunidades): identifique as oportunidades frente à comunicação. O que pode ser melhorado? A atual situação está favorável para mudanças? De que tipo? O que está pronto para ser mudado?
• Threats (Ameaças): o que pode estar prejudicando a comunicação interna? Existem alguns comportamentos ou fatores que influenciam negativamente? O que pode acontecer de errado para atrapalhar os fluxos das comunicações na empresa?

Plano de Comunicação Interna

Após essa etapa de análise e diagnóstico, chegou o momento de utilizar todo o conhecimento obtido para definir os objetivos e alinhar as estratégias com o caminho que se quer seguir com a comunicação organizacional.

Os tópicos que constituirão essa parte do Planejamento Estratégico são os seguintes: objetivos, brainstorming, estratégias e planejamento.

Confira algumas dicas para cada um deles!

Objetivos

O primeiro passo desta etapa é definir os objetivos que se quer alcançar no período pré estabelecido para o Plano de Comunicação Interna.

Ao determinar os resultados que você deseja alcançar fica mais fácil decidir qual será o caminho percorrido, ou seja, quais serão as ações realizadas e, além disso, será possível avaliar e mensurar a eficácia de cada uma delas.

Mas para que os objetivos possam servir para guiar as estratégias e também como bases para avaliação e mensuração, eles precisam ser objetivos SMART, ou seja possuir todas as informações necessárias para atender às expectativas.

Entenda o que é um objetivo SMART:

Objetivos e metas SMART é uma abreviação das palavras em inglês Specific, Measurable, Attainable/Achievable, Relevant e Time bound:

• Específico: o objetivo deve detalhar o máximo possível de onde se quer chegar e porquê.
• Mensurável: deve ser possível medí-lo, para comprovar se foi ou não alcançado.
• Atingível: esse objetivo é possível de ser atingido? você pode ousar em suas metas, mas é preciso fazer isso com cautela, pois os objetivos são feitos para serem atingidos.
• Relevante: um objetivo SMART deve ser importante para o negócio, deve estar ligado a algo que impacta os resultados e o futuro da organização.
• Temporal: estabeleça o período necessário para atingir este objetivo. Colocar prazos incentiva à ação.

Brainstorming

Com os objetivos definidos é hora de reunir a equipe para um brainstorming de ideias.

Certifique-se de que, para a discussão, todos estejam cientes de todos os fatores elencados e analisados durante o diagnóstico e utilizem os objetivos para ter ideias.

Lembre-se que durante o brainstorming a palavra “não” é proibida, pois qualquer ideia, por mais simples que seja, pode ser o gatilho para uma grande estratégia, portanto, permita que uma grande discussão aconteça e dê liberdade para todos contribuírem com ideias.

Utilize referências como livros, blogs e materiais com ideias e sugestões para inspirar a todos. Segue uma lista para te ajudar:  

Estratégias

Momento da ação! Agora é a hora de descrever o que será feito, quais serão as estratégias que nortearão as ações da equipe de comunicação para alcançar o objetivo estabelecido.

Após toda a discussão no brainstorming analise quais ideias estão de acordo com os objetivos elencados e documente todas elas para então partir para o planejamento de cada uma separadamente.

Plano Tático de Ações

Nesta etapa, para cada estratégia estabelecida no passo anterior devemos criar um plano de ações, usando a metodologia 5W2H, para executar tal estratégia.

Esta etapa é uma das mais demoradas, mas extremamente importante para garantir que as estratégias serão desenvolvidas e que será possível colocá-las em prática.

Estruture cada plano tático elencando tudo que será necessário para sua realização. Determine a qual estratégia ele está ligado, qual segmento de público ele deve alcançar, quais serão os responsáveis, quando ele será realizado, detalhes de como irá acontecer, qual será o investimento necessário e de que forma ele será avaliado e seu resultado comprovado.

Você pode utilizar o quadro a seguir como guia dos seus projetos. 

Dicas para um Planejamento Eficaz

Já disponibilizamos muitos materiais, planilhas e dicas aqui no blog e muitas delas voltadas para o Planejamento Estratégico da Comunicação Interna. Selecionei as melhores para otimizarem o seu trabalho durante todo o planejamento, execução e avaliação das ações.

Confira:

Modelo de Plano de Comunicação Interna

Agora que você conhece todos os tópicos necessários para realizar um plano de Comunicação Interna para a sua organização, pode colocar a mão na massa. Através dele você vai garantir boas mudanças, uma comunicação com os empregados mais eficaz que esteja relacionada aos objetivos da empresa e também que seja guiada pela missão e valores.

Para te ajudar a colocar em prática tudo que apresentei neste artigo, disponibilizamos para download um E-book completo sobre Planejamento e um Modelo de Plano de Comunicação Interna para você preencher.

Basta clicar na imagem abaixo e começar seu Planejamento agora mesmo!

Se ficou com alguma dúvida sobre algum dos tópicos ou acha que faltou alguma etapa importante que não citei aqui, deixe nos comentários.

Bons resultados!

Ouça também: Planejamento da Comunicação Interna com Fabiana Becker – Progicast disponível nas plataformas de streaming!