TI para comunicação interna: Quais os riscos de implantar uma nova ferramenta?

Implantar uma nova ferramenta de comunicação interna pode ser desafiador para a equipe. Todo projeto vai requerer um período de adaptação, tanto da equipe que faz a implantação, gestão e atualização da ferramenta quanto para o público, que deve aprender a interagir com ela. Além disso, algumas ferramentas que estão conectadas à rede da empresa precisam de mais atenção e cuidado.

No post de hoje vamos mostrar alguns riscos que a equipe de TI precisa estar ciente para que a empresa possa implantar uma nova ferramenta de comunicação interna sem ocorrer problemas.

Riscos ao implantar uma nova ferramenta de comunicação interna

Iremos mostrar as principais ferramentas de comunicação interna que utilizam a infraestrutura de rede da empresa e os riscos de TI associados à elas.

E-mail

Apesar do e-mail corporativo não ser uma ferramenta exclusiva de comunicação interna, atualmente ele é um dos principais meios utilizados para este fim.

O grande problema do e-mail para a equipe do TI é o recebimento de spyware, que são programas que roubam informações importantes do computador infectado e transmite esta informação de forma automática e sem o conhecimento do usuário.

Os principais responsáveis para evitar este tipo de infecção nos computadores são os próprios usuários. É necessário ter bom senso ao utilizar o e-mail corporativo.

Para amenizar este problema, a equipe de TI pode realizar treinamentos com os colaboradores para conscientizá-los a respeito da importância de usar o e-mail apenas para assuntos da empresa, além de orientá-los sobre mensagens e links suspeitos.

Intranet

O principal problema associado a essas modalidades de ferramentas para comunicação interna é a necessidade de usuários e senhas específicos para acessar as informações.

Para o responsável pela rede, o problema é a gestão de permissões. Como a intranet armazena, em geral, pastas ou páginas compartilhadas, este tipo de ferramenta requer que seja feito um controle de usuários e permissões. Como este processo é feito por um administrador da rede, é uma tarefa que está sujeito a erros: alguém pode não ter acesso a alguma informação que deveria ter, ou ter acesso a alguma informação que não deveria ter, podendo cometer erros, como apagar um arquivo importante.

Já para os colaboradores, o uso de login também se mostra problemático. Além de tornar o usuário responsável por buscar as informações, segundo estudo realizado na Biblioteca Central da Universidade de Brasília, a principal reclamação dos usuários da intranet da biblioteca foi que devido ao uso esporádico da ferramenta, eles esqueciam frequentemente os dados para o acesso, o que causava o abandono da ferramenta.

TV Corporativa ou Mural Digital

TV Corporativa ou Murais Digitais são utilizados dispositivos junto às telas para baixar e reproduzir a programação. Uma das vantagens desta ferramenta em relação às citadas anteriormente é em relação à acessibilidade da informação. Não há necessidade de usuário e senhas e as informações são frequentemente exibidas aos colaboradores de forma automática.

Porém existe a necessidade da equipe de TI avaliar a questão da rede da empresa, pois a TV corporativa utiliza a internet para fazer o download dos vídeos que ela irá exibir, e a largura de banda necessária para realizar este tráfego pode não ser suficiente, sendo necessário o aumento da banda contratada.

Uma outra opção seria a utilização de uma solução de gerenciamento de TV corporativa que permite especificar a banda máxima que pode ser utilizada por faixa de horários. Assim, é possível impedir que os equipamentos façam os downloads dos vídeos em horários de pico, e utilizarem apenas horários com baixo fluxo de rede para se atualizarem.

Quando falamos em implantar uma nova ferramenta para comunicação interna é preciso considerar a quantidade de pessoas que você quer atingir, quanto trabalho você quer ter como gestor e os riscos que você pode enfrentar.

Ficou com alguma dúvida sobre segurança de TI para comunicação interna? Iremos nos aprofundar neste assunto nos próximos posts. Assine nossa newslettes e acompanhe nosso blog. Até a próxima!