Gestão à Vista nas Empresas: Tudo o que você precisa saber para aplicar na sua

Gestão à vista é a prática de colocar à disposição de todos, informações relevantes da empresa, dados de performance, indicadores do departamento, indicadores de gestão, códigos de conduta da organização e qualquer outra informação que irá auxiliar na gestão dos colaboradores.

Você já se perguntou por que os carros têm ponteiros indicando a velocidade?

Se o carro estiver a 150km/h, mas você não souber disso, por que você frearia? Por outro lado, se a pista tem radares você pode frear para garantir que não levará uma multa, mas será que não está andando muito abaixo do limite?

Enfim, ter conhecimento da velocidade permite ao motorista modular a aceleração ou frenagem, criando um balanço ideal entre risco e otimização do tempo de chegada. A velocidade, quando é medida e apresentada ao motorista, tende ao seu ponto mais otimizado.

Portanto, os ponteiros servem para construir a consciência situacional do motorista, que por sua vez influencia no seu comportamento e atitude.

Suponha agora que você é o motorista de um carro e leve consigo alguns passageiros.

É bem importante que você se mantenha acordado, mas seus passageiros podem dormir se quiserem. Eles não tem nem a responsabilidade nem o poder de influenciar na direção do veículo, além de não conhecer seus indicadores (velocidade, rotação do motor..) e nem podem atuar na direção ou nos pedais de freio e acelerador. São passageiros.

Se você ocupa um cargo de liderança em uma empresa pode já ter se sentido frustrado com a eventual falta de engajamento dos colaboradores.

É fácil sentir raiva, difícil é admitir que a culpa é sua.

Carros e empresas são duas coisas que você pode dirigir. A diferença é que os carros levam as pessoas e as empresas são as pessoas.

Se as pessoas tiverem a impressão de que não podem influenciar na direção ou na velocidade da empresa, de que o trabalho delas não importa, de que não há conexão entre o desempenho delas e os resultados da empresa, então elas se sentirão como meros passageiros, e passageiros dormem.

Mas como evitar esse efeito nas organizações?

Fala-se muito em empoderamento, em autonomia, em delegação, em orientação a resultados e em gestão participativa.

São ações que visam fazer as pessoas perceberem as relações causais que existem entre seu trabalho e os resultados do negócio, aumentando também o sentimento de responsabilização, com vários efeitos positivos derivados disso.

É como se cada passageiro do carro tivesse também uma direção e um conjunto de pedais para colaborar com o motorista. Neste sentido, se os passageiros têm direção e pedais auxiliares, porque eles não podem ver o velocímetro também?

E assim apresento o foco deste artigo e tendência cada vez mais forte nas organizações: a gestão à vista!

Neste artigo você vai aprender:

• O que é gestão à vista?
• A importância da gestão à vista
• As vantagens da gestão à vista
• Como aplicar a gestão à vista?
• Exemplos de gestão à vista
• Gestão à vista na TV Corporativa
• Conheça a Solução da Progic para TV Corporativa
  • Screen Capture como Ferramenta de Gestão à Vista
• Concluindo

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O Que é Gestão à Vista

Quando falamos em gestão à vista, ou gestão visual, talvez a primeira coisa que vêm na sua mente são aqueles murais físicos com vários informativos da empresa.

Se você trabalha no departamento de Comunicação, talvez tenha pensado no quadro de planejamento de atividades do mês da sua sala. Já se você for do desenvolvimento, pode ter associado com os quadros de Kanban de projetos ou de Scrum.

Todos esses quadros de gestão à vista são ótimos exemplos.

Porém, as possibilidades de aplicar esta estratégia nas empresas são muitas e as vantagens que a gestão visual trazem vão muito além de apenas lembrar das atividades do mês ou do status do projeto, por exemplo.

Todas as informações estratégicas para a empresa – que aprimoram a cultura organizacional, moldam o comportamento e fornecem uma visão holística do negócio aos colaboradores – devem estar expostas, à vista de todos.

E isso deve ocorrer continuamente, ou seja, elas não devem estar escondidas em uma pasta na intranet da empresa, esperando para ser encontrada, ou em um e-mail, esperando para ser aberto.

Portanto, o conceito de gestão à vista nas empresas é:

Gestão à vista é a prática de colocar à disposição de todos, informações relevantes da empresa, dados de performance, indicadores do departamento, códigos de conduta da organização e qualquer outra informação que irá auxiliar na gestão dos colaboradores.

Por exemplo: se o índice de perdas de uma linha de produção está acima do desejado, mas os operários não sabem disso, eles não mudarão em nada seus comportamentos.

Por outro lado, se esta informação está representada na forma de um gráfico em um grande painel de gestão à vista no setor de produção, atualizado diariamente, o comportamento muda naturalmente.

É como o motorista do carro que freia ou acelera.

A essência da gestão à vista é tornar tudo claro e visível. É a comunicação de informações estratégicas colocadas de uma maneira rápida e intuitiva para aumentar a independência dos colaboradores.

São essas informações que alinham todos à estratégia e aos valores da empresa.

A Importância da Gestão à Vista

Há pouco tempo atrás, a capacidade de gerar dados para avaliar a performance era uma habilidade “a mais”, hoje, se tornou uma necessidade indispensável para qualquer organização.

Isso acontece porque cada vez mais, analisar dados e informações é a única maneira de dar sentido às ações realizadas no trabalho.

Para entender a importância dessa prática, podemos comparar com outro exemplo além do motorista que citei no início do artigo.

Se você frequenta a academia, ou então conhece alguma, sabe que em todas há espelhos por toda a parte e eles não estão lá à toa. Os espelhos servem como guia para a sua performance durante os exercícios.  

Os espelhos dão feedback em tempo real quando se está praticando atividade física, permitindo que você corrija sua postura, garantindo a sua segurança e a qualidade dos seus exercícios.

Agora vamos imaginar como esse feedback aparece normalmente nas organizações.

As pessoas chegam para trabalhar, ficam em frente aos seus computadores ou máquinas e trabalham constantemente durante o dia. Realizam reuniões de avaliação uma vez por trimestre ou uma vez por mês.

Qual o problema com essa prática?

O problema é que se algo precisa ser otimizado, refeito ou totalmente replanejado, será muito tarde para descobrir e grandes problemas podem provir dessa situação.

Voltando ao exemplo da academia, se não houvesse feedback constante dos seus exercícios, melhorias não poderiam ser feitas, você não saberia no que precisa melhorar e  só descobriria sobre elas quando já tivesse se machucado.

Mas não podemos deixar para depois quando for tarde demais, certo?

Você deve estar se perguntando: Muda algo se meu colaborador acompanhar os dados da minha empresa? Consigo otimizar os processos apenas observando os dados de performance da organização?

A resposta para essas perguntas é: sim!

Por isso é tão importante aplicar a gestão à vista nas organizações. Com ela diversos problemas podem ser evitados e melhorias podem ser feitas.

Veja no tópico a seguir algumas das vantagens que a gestão à vista pode proporcionar para sua organização.

As Vantagens da Gestão à Vista

A Gestão à Vista surge para facilitar e otimizar os processos e para melhorar as estratégias de gestão de pessoas que já existem. Essa prática aumenta a motivação e a autogestão dos funcionários, além de trabalhar o engajamento das equipes.

Além disso, quando as informações estão facilmente disponíveis, as pessoas recebem mais autonomia para tomar decisões – o que impacta positivamente na satisfação pessoal dos seus colaboradores.

Essa autonomia também permite que os problemas sejam solucionados mais rapidamente, resultando em menores perdas produtivas.

As perdas, que são atividades que geram custos e não agregam valor, impactam na eficiência das operações – e quanto maior for a eficiência, maior a produtividade, competitividade e o ganho.

Para entender melhor, confira as vantagens da gestão à vista abaixo!

1 – Visão Holística do Negócio

Vamos começar com uma das vantagens mais amplas que a gestão à vista alcança ao ser aplicada: a visão holística do negócio.

Os colaboradores passarão a ter uma visão mais desenvolvida do cenário em que estão inseridos todos os dias, ou seja, deixarão de pensar no trabalho que realizam individualmente e passarão a perceber que suas ações influenciam nos resultados obtidos por todos.

Além disso, ver a organização nesse cenário abrangente, amplia os pensamentos, fazendo com que os colaboradores passem a pensar no todo quando estiverem discutindo as estratégias a serem implementadas.

2 – Rápida Tomada de Decisão

Com essa ampla visão do negócio, será possível tomar decisões mais rápidas, quando essas forem necessárias.

Sabemos que no meio corporativo imprevistos acontecem e algumas decisões muitas vezes precisam ser tomadas imediatamente, para resolver algum problema ou até mesmo gerenciar uma pequena crise.

Com as informações sempre à vista de todos, essas decisões poderão ser tomadas mais rapidamente, pois cada colaborador terá constantemente conhecimento da situação contextualizada de seus projetos.

3 – Foco no que é Importante

Outra vantagem proporcionada pela prática da gestão à vista é que os colaboradores manterão o foco nas tarefas importantes mais facilmente, pois como terão acesso às informações, não perderão tempo hábil tendo que refazer alguma tarefa.

Tendo ciência das informações essenciais do negócio em um dia muito atarefado, por exemplo, o colaborador saberá no que ele deve manter o foco, conseguindo se autogerenciar com as atividades.

4 – Controle de Metas

Ao acompanhar as metas diariamente é possível identificar se algumas estratégias deverão ser alteradas ou ainda se outras ações deverão ser feitas para atingi-las.

Com as metas à vista, a motivação e a dedicação para cumpri-las aumenta significativamente.

Além disso, será possível agir rapidamente na correção de desvios, ajustes de processos ou falhas na operação, minimizando a lacuna entre meta e resultado.

5 – Aumento de Engajamento

Engajamento é o compromisso emocional que o colaborador tem com a organização.

Há vários fatores que influenciam no engajamento do funcionário, como a possibilidade de crescimento e o relacionamento com os colegas de trabalho.

Porém, há dois fatores muito importantes e que podem ser disponibilizados através da gestão à vista: a autonomia e a visão do impacto causado por seus trabalhos.

Os colaboradores querem ser capazes de tomar suas próprias decisões e saber como seus esforços estão ajudando a empresa a alcançar seus objetivos estratégicos.

Exibir nas paredes da empresa informações contextualizadas para cada departamento irá auxiliar as equipes a trabalhar estes dois fatores.

6 – Melhora no Relacionamento

A melhora no relacionamento está interligada ao engajamento, pois promoverá nos colaboradores o sentimento de unidade, conjunto e trabalho em equipe, dando sensação de pertencimento e incentivando o “vestir a camisa”, estimulando a cooperação entre os grupos de trabalho.

A gestão à vista, possibilita também o alinhamento entre líder e equipe, ou seja, mantendo ambos no mesmo discurso e caminho, todos guiados pelas mesmas informações e com o foco nos resultados conjuntos.

7 – Aumento da Produtividade

Com todas essas vantagens citadas acima o resultado não poderia ser outro senão o aumento da produtividade. E esta é mais uma das vantagens que a gestão à vista pode proporcionar para o seu negócio.

Com colaboradores tendo acesso a informação, visão ampla do negócio, foco nas metas, engajados e desenvolvendo a autonomia, a produtividade aumentará e tudo isso graças a uma única mudança na comunicação.

Informar é muito importante, mas comunicar pontos estratégicos fornecendo conhecimento do negócio a todos os colaboradores proporciona diversas vantagens. A prática irá auxiliar no desenvolvimento do seu negócio.

Como Aplicar a Gestão à Vista?

“Ok, entendi tudo que essa metodologia é capaz de fazer pela minha empresa. Mas como fazer gestão à vista e aplicá-la agora mesmo?”

Existem diversas maneiras para aplicar essa prática e muitas delas podem ser iniciadas rapidamente, além disso, vários formatos podem ser utilizados como por exemplo: kanban, mural, TV Corporativa, painéis, gráficos, cronogramas e muitos outros.

Caberá a você decidir qual formato melhor se adapta e proporciona mais resultados na organização em que trabalha.

Mas atente-se!

Gestão à vista não se trata de uma divulgação indiscriminada de informações. Os índices divulgados a um departamento, por exemplo, devem fazer sentido estando dentro do contexto da equipe.

O ideal é que as relações causais entre o trabalho dos colaboradores e os indicadores do negócio apresentados sejam próximos e perceptíveis.

Por exemplo, de nada adianta divulgar simplesmente o lucro da empresa. Lucro é uma informação que poucos entendem corretamente.

É necessário muito contexto, conhecimento da estratégia da empresa, conhecimento do mercado, conhecimento contábil, patrimônio líquido, entre outros, para compreender corretamente a mera informação sobre o lucro.

Imagina o que pode se passar na cabeça do colaborador quando analisa números de lucro sem ser contextualizado sobre a situação da empresa.

“É muito? Quero um aumento. É pouco? Melhor eu achar outro emprego”.

Quanto mais direta a relação da informação visual com o trabalho de quem está vendo, maior a possibilidade desse colaborador se sentir responsável pela melhora do indicador em questão, o que certamente influencia em seu trabalho.

7 Exemplos de Conteúdos de Gestão à Vista

Agora que vimos os formatos que você pode utilizar para aplicar a gestão à vista e entendemos que as informações precisam fazer sentido para o colaborador, vamos partir para a parte prática e ver alguns exemplos.

Objetivos da Empresa (Balanced Scorecard)

Também conhecida como Indicadores Balanceados de Desempenho (BSC), essa metodologia é muito usada para uma gestão estratégica e é baseada em quatro pilares de perspectiva: financeira, de clientes, de processos internos e de aprendizado.

Cada perspectiva da BSC tem seus próprios objetivos estratégicos e o segredo desse formato de gestão está em auxiliar o líder a entender claramente os objetivos dos projetos e a partir deles definir iniciativas estratégicas para execução.

Quadro de Atividades

Visto como um bom organizador, esse formato de quadro de atividades não só mantém a equipe informada como também é fundamental para o sucesso do gerenciamento das atividades de um projeto.

Personalizável à cada departamento, essa metodologia melhora a comunicação interna, gerencia métricas, comunica resultados, integra equipes e guia reuniões.

Entre os exemplos desse formato de gestão, temos o Kanban, conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento dos projetos.

Outro exemplo é o Scrum, onde os projetos são divididos em ciclos (tipicamente mensais) chamados de Sprints. O Sprint representa um Time Box dentro do qual um conjunto de atividades deve ser executado.

Dashboard de Indicadores

Funcionando como um painel de controle, essa metodologia  reúne diversos dados e indicadores da empresa através de gráficos e tabelas.

A ferramenta permite o monitoramento simultâneo de um grande número de informações, visualizadas com facilidade em um único ambiente.

Planejamento do Período

O objetivo do planejamento do período é indicar direções de ações para a empresa e para as equipes.

Resumidamente, podemos dizer que esse formato de gestão cria planos de atividades levando em conta os obstáculos que podem aparecer durante sua execução, recursos de implantação (seja financeiros, humanos ou tecnológicos), responsabilidades, prazos e o retorno esperado do investimento.

Acompanhamento de Metas

Acompanhar metas de longo, médio ou curto prazo, ajuda líderes e colaboradores a saber se o planejamento (seja de vendas, produção, entre outros) está sendo realizado com eficiência.

Em planilhas de excel ou programas específicos, indicadores fazem uma comparação entre planejado e executado, facilitando o acompanhamento de cada ação.

Gestão do Comportamento

Outra questão muito importante na administração de empresas e que a gestão à vista pode auxiliar bastante é o comportamento dos colaboradores.

Expor dicas e boas práticas de conduta constantemente é uma forma de garantir que todos estão cientes das atitudes esperadas para manter um clima organizacional saudável e de respeito.

Um exemplo que podemos citar para colocar à vista de todos é o programa 5S.

Visto como programa de qualidade empresarial, a gestão 5S é baseada em: Seiri (utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Shitsuke (disciplina) e Seiketsu (higiene). O programa tem como objetivo mobilizar, motivar e conscientizar toda a empresa para a Qualidade Total, através da organização e da disciplina no local de trabalho.

A metodologia dos 5s permite desenvolver uma melhoria contínua na destinação dos materiais. Além de melhorar o clima organizacional, a produtividade e consequentemente a motivação dos funcionários.

Segurança do Trabalho

Pouco adianta ter todas as normas e procedimentos estabelecidos através de inúmeras análises de riscos, reuniões e inspeções de segurança, se estas regras não forem devidamente comunicadas aos colaboradores.

E tratando-se de segurança do trabalho, comunicar através da gestão à vista é simplesmente imprescindível para garantir ao máximo que nada de errado aconteça.

Exiba constantemente os avisos de segurança, dicas, comunicados da CIPA e peça por sugestões de melhoria.

Gestão à Vista na TV Corporativa

Um dos canais mais indicados para realizar a gestão à vista é a TV Corporativa. Estamos falando de comunicação visual e a melhor forma para aplicar esta metodologia é através de telas, com imagens e vídeos chamativos.

Enquanto os quadros e murais ainda cumprem seus papéis em expor aqueles comunicados mais densos da diretoria, a TV Corporativa surge como uma solução para agilizar o processo de atualização da comunicação e dinamizar a gestão de indicadores.

Usar a TV Corporativa para passar recados, sinalizar lugares e guiar comportamentos também são consideradas táticas para reduzir o tempo de treinamento e otimizar a eficiência do trabalho.

Não é necessário navegar através de pastas e nem fazer buscas específicas pelo conhecimento. O colaborador não precisa tomar nenhuma ação para acessar a informação, ela simplesmente está lá na parede mais próxima chamando a sua atenção, basta virar o olhar.

Esta característica é uma das premissas da gestão à vista e uma forte tendência de modelo de comunicação interna das empresas.

Utilizar a TV Corporativa para gestão à vista, além de ser um recurso moderno, simplifica o processo e garante a atualização constante e, muitas vezes, automatizada das informações.

Quer conhecer um caso real de sucesso em que a empresa aplicou a gestão à vista? Confira o vídeo abaixo da Neon Pagamentos:

O trabalho necessário para publicar a informação em uma tela localizada no hall de entrada do seu trabalho, por exemplo, exige o mesmo esforço necessário para publicar em centenas de telas espalhadas pela empresa toda.

Além deste poder de escalabilidade, a TV Corporativa proporciona um dinamismo muito grande para a comunicação da empresa, aumentando significativamente a velocidade de disseminação da informação entre as filiais da companhia, ou até mesmo apenas entre os departamentos de uma mesma sede.

Outro fator que contribui para a melhoria da comunicação por meio da gestão à vista na TV Corporativa é a possibilidade de segmentar a mensagem para públicos específicos.

Um trabalhador de chão de fábrica e um diretor executivo vivem realidades diferentes e demandam uma comunicação própria, que passa pela escolha da informação e até da linguagem.

Com a TV Corporativa é possível fazer essa segmentação de forma fácil, munindo todos os setores da empresa com informações relevantes para cada colaborador.

Uma TV corporativa bem utilizada é sinônimo de gestão eficiente!

Quer conhecer como funciona a TV Corporativa? Então acesse o artigo: TV Corporativa: O que é, Como Funciona e tudo o que você precisa saber.

Exemplos de Conteúdos de Gestão à Vista na TV Corporativa

Já que a TV Corporativa é um dos melhores canais para realizar a gestão visual, trago exemplos de conteúdos para você começar a colocar a mão na massa!

Os exemplos estão divididos em duas categorias: conteúdos para todos os colaboradores e indicadores de performance para cada setor. Confira!

Conteúdos para todos os colaboradores

• • Missão, visão e valores;

• • Objetivos e resultados da empresa;

• • Regras de convivência;

• • Organização e disciplina no trabalho;

• • Metas e resultados dos departamentos;

• • Avisos e dicas de segurança no trabalho;

• Cardápio do refeitório.

Indicadores de performance de cada setor

• • Faturamento do período;

• • Índice de inadimplência;

• • Vendas de um período;

• • Taxa de sucesso em vendas;

• • Melhores vendedores;

• • Indicadores de produtividade;

• • Indicadores de qualidade;

• • Números do estoque;

• • Taxas de conversão;

• • Calendário de produção de conteúdos;

• • Métricas de tráfego;

• Metodologias de gestão de projetos.

Conheça a Solução da Progic para TV Corporativa

A Progic possui umas das mais completas soluções de TV Corporativa do mercado e que você deve conhecer melhor antes de tirar seu projeto do papel.

O Progic Manager é um software de gerenciamento com diversas funcionalidades básicas e avançadas, incluindo o Creative, uma ferramenta de criação de conteúdos integrada, com um pacote enorme de conteúdos prontos para você utilizar em sua programação.

Além disso, temos o Progic Player que é o único player do mercado desenvolvido e fabricado aqui no Brasil e específico para esta aplicação. É um equipamento plug-and-play, feito para funcionar de forma autônoma e 24/7.

Screen Capture como Ferramenta de Gestão à Vista

O Screen Capture é uma funcionalidade exclusiva da Progic. É a ferramenta ideal para aplicar a gestão à vista em sua empresa.

Mas como funciona o Screen Capture?

A ferramenta realiza capturas de telas de outros sistemas, ou de uma URL pública, e insere essas imagens nas telas espalhadas pela empresa, tudo de forma automática.

Com o Screen Capture você pode automatizar as publicações estratégicas da empresa com dashboards, redes sociais, notícias internas e externas, entre outras.

Vou utilizar como exemplo o RD Station, ferramenta de automação de marketing que utilizamos aqui no setor. O Screen Capture realiza uma captura do dashboard atualizado e transmite as informações na tela do nosso departamento de marketing.

Veja na imagem abaixo:

Dessa forma, estamos sempre acompanhando as conversões e os resultados das nossas estratégias, podendo tomar decisões mais acertadas rapidamente.

Além disso, você pode definir quando a captura deve ser atualizada. Se você precisa que o dashboard seja atualizado a cada 40 minutos, por exemplo, basta definir isso na ferramenta que a cada intervalo de tempo ela irá realizar uma nova captura das informações e atualizar a programação.

Além do RD Station, o Screen Capture tem integração com o SalesForce, Power BI, New Relic, Trello, Klipfolio, Zendesk e com o Pipedrive. Você também pode capturar qualquer URL pública através da ferramenta.

Resumindo: você pode utilizar a TV Corporativa para transmitir as informações nas telas e ajudar os líderes através da gestão à vista.

Todos estes elementos juntos irão garantir o sucesso do seu projeto de TV Corporativa e manter todos os colaboradores informados e engajados através da Gestão à Vista!

Visite nosso site e conheça melhor nosso software para TV Corporativa e Mural Digital.

Concluindo

Espero que com todas as informações e dicas mencionadas neste artigo você consiga aplicar a gestão à vista e se beneficiar com esta metodologia. Seja para mostrar as informações estratégicas, status dos projetos, índices ou para ajudar na gestão de pessoas.

A gestão à vista oferece o efetivo e imediato feedback. São informações objetivas e simples, capazes de facilitar o trabalho diário, aumentando o desejo de se trabalhar com maior qualidade.

Essa prática também transforma o compartilhamento de informações em um hábito constante da empresa, que aos poucos se torna parte da cultura.

Resumindo, só temos a ganhar quando os colaboradores se envolvem no negócio, aprendem e se aprofundam sobre como funcionam os processos e entendem o impacto de seus atos no todo.

Se você quiser ter esse material em mãos para consultar sempre que quiser, pode realizar o download acessando o formulário: E-book: Gestão à Vista – O que é, vantagens e exemplos de como aplicar em sua empresa.