Comunicação Personalizada: Como Segmentar os Comunicados para os Colaboradores

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Você disse a mesma mensagem para todos os contratados?

Desculpa, eu entendi comunicação personalizada para ter resultados.

Você já pensou que as informações divulgadas para os colaboradores não estão tendo o impacto desejado porque a mensagem não foi segmentada?

Vamos comparar a comunicação interna com o marketing digital no seguinte exemplo: Imagine que você se cadastrou para receber conteúdo de dois blogs de comunicação e essas duas empresas enviaram a newsletter com novos artigos no mesmo dia.

Um deles fala diretamente com você, citando seu nome já no assunto do e-mail e conversa de uma forma como se realmente te conhecesse. O outro, é um e-mail padrão, que apresenta diretamente os links dos artigos e não realiza nenhuma interação.

Qual deles você prefere?

Se estou certa você escolheu a primeira opção. Mas por quê? A maioria das pessoas prefere o primeiro e-mail pois sente que ele foi preparado e pensado para ela e que foi enviado especialmente para ajudá-la.

Assim como no marketing digital, precisamos segmentar os comunicados e personalizar a comunicação que acontece dentro das empresas.

Por que Personalizar a Comunicação Interna

Uma comunicação interna personalizada pode proporcionar diversas vantagens para a organização, pois além de melhorar a comunicação em si, fortalece os laços que existem entre colaboradores e empresa.

Nos dias de hoje, onde a diversidade é cada vez maior e um fator estratégico para as organizações, nós na posição de comunicadores temos o desafio de fazer com que a comunicação interna aconteça apesar destas diferenças.

Além de trabalharmos muitas vezes com 3 gerações diferentes em uma organização, ainda temos a variedade de cargos e setores. Com tantos perfis e formas diferentes de pensar dentro de uma organização, uma comunicação personalizada e segmentada é fundamental para alcançar e alinhar todos os colaboradores.

É preciso identificar as características existentes dentro de cada departamento e adaptar a comunicação à elas, pois além de informar, também é nossa tarefa facilitar a comunicação.

Quando uma estratégia de segmentação é criada e aplicada até mesmo no envio de um simples comunicado, muito se tem a ganhar.

Ao customizar a informação para um determinado perfil, além de garantir que a mensagem seja melhor compreendida, fará com que os colaboradores se sintam especiais. Perceber que um comunicado foi feito especialmente para você, com certeza irá aumentar o sentimento de pertencimento.

Vamos usar como exemplo o seu aniversário. Sabe aquele pensamento raro que temos quando recebemos determinado presente: “Era exatamente o que eu queria!”? Pois é, a pessoa que comprou esse presente certamente te conhece muito bem.

Agora pense no sentimento que surgiu quando você recebeu esse presente. Podemos compará-lo com o que acontece quando um colaborador recebe um comunicado personalizado, ele se sente importante para a empresa, sente que sua presença é fundamental e que está sendo lembrado.

Por isso que o engajamento é uma das principais vantagens alcançadas por uma comunicação personalizada, pois quando o colaborador possui esse sentimento de pertencimento, se engaja com o trabalho e com o que acontece na empresa.

Outra vantagem é o aumento da produtividade, que ocorre quando segmentamos a comunicação por departamentos e cargos.

Quando uma mensagem cabe apenas à alguns departamentos e é enviada a todos, faz com que alguns colaboradores percam tempo com algo que poderiam ficar sabendo em outro momento.

Personalizar a comunicação interna alinha as informações e como as coisas acontecem. Ao segmentar os comunicados também para as lideranças, eles passam a contribuir com a função de comunicar e espalhar as informações de forma correta aos seus times.

Como Personalizar a Comunicação Interna

Certo, entendi todas as vantagens que segmentar a comunicação interna pode proporcionar, mas por onde começo?

Identifique as Personas Internas

Assim como no marketing precisamos conhecer a nossa persona, na comunicação interna precisamos conhecer as nossas personas internas.

A boa notícia é que em uma organização convivemos com elas todos os dias e, sempre que precisarmos, podemos observar seus comportamentos e conhecê-las cada vez melhor.

Utilizei o termo persona devido a diferença que existe entre essa expressão e o famoso público-alvo. A persona é um perfil mais aprofundado e com a maior quantidade de informações possível sobre o nosso público e esse é o objetivo ao identificar as personas presentes entre os colaboradores.

Identifique os hábitos e comportamentos em comum, cargos, dificuldades, hobbies, objetivos, conheça a forma de trabalhar e até mesmo o que fazem nas horas livres fora da empresa. Dessa forma, diferente da persona que identificamos no marketing, você não terá um personagem fictício, mas sim o mais parecido possível com a realidade.

Qual o Canal Ideal?

Como segundo passo, há a definição dos canais de comunicação. As ferramentas escolhidas precisam atender esse critério de segmentação, ou seja, precisam permitir que você aplique essa estratégia no dia a dia.

Como você já possui o conhecimento aprofundado sobre as personas dos seus colaboradores e tem o objetivo da segmentação de conteúdo, poderá escolher entre os meios de comunicação existentes e definir quais se adequam aos perfis e atendem as demandas do seu público interno.

Para te ajudar nesta tarefa temos o post Canais de Comunicação Interna – Vantagens e Desvantagens de 9 Ferramentas de CI.

Personalize as Mensagens

Com as personas identificadas e com os canais de comunicação definidos é hora de começar a personalizar suas mensagens e segmentar seus comunicados.

A partir desse momento, avisos, convites e até práticas mais avançadas como campanhas de endomarketing ou gestão à vista, poderão ser individualizados e enviados de acordo com as personas, tudo para facilitar o entendimento e alcançar as vantagens que citei acima.

Conclusão

Criar uma comunicação personalizada é uma tarefa complexa e que exige dedicação e trabalho por parte do time de comunicação interna, tanto para identificar as personas e principalmente para trabalhar essa segmentação no dia a dia.

Mas isso não deve te impedir de tentar e aplicar essa estratégia, pois as vantagens serão percebidas em curto prazo. Com a segmentação você terá colaboradores mais engajados,  participativos e ativos dentro da empresa.

E para te ajudar na missão de criar conteúdo personalizado você pode baixar gratuitamente  nosso e-book 99 Ideias de Conteúdo para TV Corporativa.

Mas se você já realiza essa estratégia na empresa que trabalha, pode compartilhar sua experiência com a gente!