Comunicação Organizacional – O Que é, Tipos, Importância e Como Melhorar a da sua Empresa

Comunicação Organizacional é toda e qualquer ação, atividade, estratégia, produto e processo tomados pela empresa ou entidade para reforçar a sua imagem junto a todos os seus públicos de interesse – consumidores, colaboradores, políticos, empresários e acionistas, ou perante à opinião pública.

A comunicação organizacional é fundamental em qualquer âmbito da empresa, desde o ambiente fabril, até os mais altos níveis hierárquicos corporativos.

Um bom diálogo garante não só um alinhamento de objetivos, como também estimula o engajamento, interação, pertencimento, desenvolvimento e compromisso do colaborador com o local onde ele trabalha.

Mas por que é tão importante falar sobre Comunicação Organizacional?

Neste artigo, vamos passar pelos principais fatores para que você saiba tudo sobre Comunicação Organizacional. No decorrer do texto você vai ler sobre:

• Conceitos de Comunicação Organizacional
• Comunicação Institucional
• Comunicação Mercadológica
• Comunicação Administrativa
• Comunicação Interna
• Teoria da Comunicação Organizacional Integrada
• Comunicação Organizacional Estratégica – A importância do seu estudo e aplicação
• Funções Estratégicas da Comunicação para a Organização
• Canais de Comunicação Organizacional
• Habilidades e Elementos da Comunicação Organizacional – Como melhorar?

Boa leitura!

Conceitos de Comunicação Organizacional

Apesar da maioria dos autores tratarem os termos comunicação organizacional, comunicação empresarial, comunicação corporativa e suas variáveis como sinônimos, o termo organizacional é o mais adequado.

Segundo Margarida Kunsch, o termo comunicação organizacional tem uma maior amplitude de aplicações, podendo se referir a qualquer tipo de organização – pública, privada, sem fins lucrativos, ONGs, fundações, etc. – não se restringindo apenas no âmbito do que se denomina “empresa”.

Para Kunsch:

“Comunicação organizacional, como objeto de pesquisa, é a disciplina que estuda como se processa o fenômeno comunicacional dentro das organizações no âmbito da sociedade global. Ela analisa o sistema, o funcionamento e o processo de comunicação entre a organização e seus diversos públicos. (…) Fenômeno inerente aos agrupamentos de pessoas que integram uma organização ou a ela se ligam, a comunicação organizacional configura as diferentes modalidades comunicacionais que permeiam sua atividade.” (KUNSCH, Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada, 2003, p. 149)

Seguindo os pensamentos sobre a filosofia de Kunsch, podemos afirmar que a comunicação organizacional é composta por todas as formas de comunicação dentro de uma organização.

Abaixo listamos os tipos de comunicação organizacional e seus conceitos. Confira!

Comunicação Institucional

A comunicação institucional tem o intuito de melhorar a imagem da empresa perante a sociedade, os consumidores e os investidores. Ela é a responsável, por meio da gestão estratégica das relações públicas, pela construção de uma imagem e identidade corporativa de uma organização.

Para que isso aconteça, além das relações públicas, são necessárias ações de assessoria de imprensa, marketing social e cultural, entre outros.

Comunicação Mercadológica

A comunicação mercadológica tem o objetivo de vender ou melhorar a imagem dos produtos ou serviços da corporação. Marketing e venda são os principais setores responsáveis por esse processo dentro de uma empresa.

As principais ferramentas de comunicação que esta área se apoia são: publicidade comercial, promoções de venda, merchandising, venda direta, SAC, CRM, entre outros.

Uma filosofia muito interessante de levantarmos neste ponto, é a do professor Dr. Wilson da Costa Bueno, outra referência da área, que procura conciliar a comunicação institucional e a mercadológica com o intuito de levantar a questão da responsabilidade social das organizações. Segundo Bueno, “A comunicação empresarial precisa conciliar estas duas vertentes de modo a garantir, ao mesmo tempo, o reforço da imagem de uma empresa comprometida com a cidadania e a obtenção de resultados favoráveis”.

Comunicação Administrativa

A comunicação administrativa é responsável por transmitir os dados do âmbito administrativo de uma organização para todos os setores nos quais estes dados se mostram pertinentes.

Segundo Kunsch, a comunicação administrativa é aquela que permite viabilizar todo o sistema organizacional, por meio de uma similaridade de fluxos e redes.

“Administrar uma organização consiste em planejar, coordenar, dirigir e controlar seus recursos de maneira que se obtenham alta produtividade, baixo custo e maior lucro ou resultados, por meio da aplicação de um conjunto de métodos e técnicas. Isso pressupõe um contínuo processo de comunicação para alcançar tais objetivos. E o que organiza o fluxo de informações, que permitirão à organização sobreviver, progredir e manter-se dentro da concepção de sistema aberto.”  (KUNSCH, Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada, 2003, p. 152).

Comunicação Interna

Segundo Kunsch, a comunicação interna é um setor planejado, com objetivos bem definidos, para viabilizar toda a interação entre a organização e seus colaboradores. Para isto utilizam-se ferramentas da comunicação institucional e até da comunicação mercadológica.

Wilson Costa Bueno ressalta a importância de não restringir a comunicação interna apenas à chamada comunicação descendente, ou seja, aquela que flui de cima para baixo na hierarquia empresarial. Uma boa comunicação organizacional interna é feita de forma descendente, ascendente e horizontalmente. O próprio conceito básico de comunicação já remete a uma via de mão dupla.

A comunicação interna atual é a do conhecimento compartilhado e das relações humanas. Ela deve ser vista como uma estratégia fundamental nas organizações.

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Teoria da Comunicação Organizacional Integrada

Margarida Kunsch é uma das pioneiras em trabalhar com o conceito no Brasil. Quando falamos em comunicação organizacional integrada estamos falando sobre uma filosofia que direciona a convergência de todas as quatro comunicações citadas anteriormente, permitindo uma atuação sinérgica entre elas.

Podemos dizer que a teoria da comunicação organizacional integrada é a soma de todas as atividades de comunicação realizadas pelos diversos departamentos da empresa. E apesar de suas diferenças e peculiaridades, elas conseguem atuar de forma harmoniosa e em conjunto para atingir os objetivos da organização. 

“Entendemos por comunicação integrada uma filosofia que direciona a convergência das diversas áreas permitindo uma atuação sinérgica. Pressupõe uma junção da comunicação institucional, da comunicação mercadológica, da comunicação interna e da comunicação administrativa, que formam o mix, o composto da comunicação organizacional.” (KUNSCH, Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada, 2003, p. 150)

Analisando a teoria de Kunsch, a comunicação deixa de ser vista como um fato isolado e passa a ser trabalhada a partir de planejamento e direcionamento estratégico, alinhando todos os elementos e ações com os objetivos macros da organização.

Quando a comunicação passa a ser feita de modo integrado dentro da empresa, uma linguagem em comum é feita e entendida por todos, estabelecendo um comportamento homogêneo entre os colaboradores.

O impacto disso tudo é refletido nos diversos setores da empresa, que passam a trabalhar de forma conjunta, tendo como fio condutor os objetivos gerais da organização, mas sempre respeitando as metas e objetivos específicos de cada departamento.

Comunicação Organizacional Estratégica – A Importância do seu estudo e aplicação

A comunicação é uma parte fundamental da experiência humana. Podemos afirmar tranquilamente que comunicar-se é uma das condições essenciais para o desenvolvimento- seja pessoal ou profissional.

Por isso, a comunicação organizacional deve ser vista de modo estratégico para a empresa, podendo auxiliar a organização a atingir seus objetivos, superando as perspectivas e aumentando o desempenho das equipes.

O estudo da comunicação organizacional se aplica para poder torná-la uma potente ferramenta estratégica de relacionamento, aumentando o comprometimento do público interno e, consequentemente, aumentando também os resultados entregues.

Fazer uma comunicação organizacional estratégica consiste em identificar informações que façam parte do contexto da empresa e que, de algum modo, façam sentido ao público-alvo para que os elementos da comunicação sejam capazes de promover uma troca efetiva de conteúdo, gerando sentido em serem compartilhadas e aumentando o conhecimento dos colaboradores.

A prática de trabalhar com uma comunicação organizacional estratégica possibilita não só transmitir dados, mas também contribui para uma correta divulgação de valores, condutas, hábitos e sentimentos que a empresa deseja alcançar.

Portanto, podemos dizer que a prática de comunicação organizacional estratégica é muito mais que meramente informação. Ela está mais para formação!

Além disso, ela proporciona benefícios ao clima organizacional, tornando o ambiente corporativo mais harmonioso e com colaboradores mais integrados. É através dessa prática que são formados os comportamentos que ajudam enfrentar e gerir as crises e as mudanças organizacionais.

7 Funções Estratégicas da Comunicação para a Organização

Ao longo deste artigo, você pôde perceber que a comunicação nas organizações é ferramenta-chave para formar o funcionário e fazê-lo entender sobre as estratégias de mercado. Além disso, ela serve como um ótimo meio para engajar o colaborador com as prioridades da empresa e deixá-lo ciente de que ele é um agente de resultados dentro da empresa.

É através de uma comunicação organizacional interna que são formados os comportamentos que ajudam a enfrentar e gerir crises, além das mudanças.

Para exemplificar melhor as funções estratégicas da comunicação organizacional, selecionamos os sete principais pontos fortes de uma comunicação eficaz, são eles:

1. Alinha os esforços

Apresentar e reforçar constantemente os principais objetivos da empresa é essencial para qualquer organização, é premissa básica de uma comunicação. Esse comportamento irá manter os empregados sempre focados em uma mesma direção e alinhados aos objetivos gerais da empresa.

2. Conscientiza sobre o papel do colaborador na empresa

Quando o colaborador consegue enxergar como seus esforços individuais vão contribuir nos objetivos macro da empresa como um todo, ele reconhece a importância do seu papel ali dentro e sente-se mais motivado.

Além disso, essa conscientização do seu trabalho irá orientá-lo a executar com maior perfeição sua função.

3. Fortifica a Cultura Organizacional

A cultura organizacional compreende os hábitos, comportamentos, códigos, normas, políticas e valores de uma organização.

Uma empresa com uma boa cultura e que a divulga corretamente, terá colaboradores mais integrados, em sintonia, que respeitam uns aos outros e que estão alinhados com o que o que se quer transmitir.

4. Reforça comportamentos positivos

Ao divulgar aspectos da cultura corporativa para todos os colaboradores, a comunicação organizacional estratégica contribui para reforçar atitudes positivas no ambiente de trabalho.

Isso ocorre por meio de exemplos, reconhecimento e mensagens coerentes com os valores da empresa, incentivando a repetição de comportamentos alinhados à cultura organizacional.

5. Desmistifica boatos e fake news

Com o volume crescente de informações circulando rapidamente, as fake news se tornaram ainda mais comuns, inclusive no ambiente corporativo, exigindo estratégias eficazes para combatê-las.

Existem diversos fatores que podem causar a famosa rádio corredor na empresa. Uma comunicação organizacional bem feita atua diretamente para quebrar essas fofocas.

Promovendo uma comunicação clara, incentivando a interação e troca de informações entre departamentos, além de fortalecer a cultura de colaboratividade e compartilhamento do conhecimento.

6. Incentiva o Engajamento

Funcionários engajados falam positivamente sobre seu trabalho, possuem alto senso de pertencimento à empresa e empenham-se na busca do sucesso no trabalho e da empresa.

A comunicação organizacional estratégica é uma aliada essencial nesse processo, pois, ao manter os colaboradores informados, valorizados e alinhados com os objetivos da empresa, ela contribui diretamente para o aumento do envolvimento emocional e profissional.

7. Gera Resultados Financeiros

No estudo já citado da Tower Watson, foi constatado que companhias com uma comunicação altamente eficaz tiveram uma valorização 47% maior na bolsa de valores, em um período de 5 anos, se comparado com empresas que investem menos em comunicação.

Por isso, em consequência de todas as vantagens que uma comunicação organizacional estratégica traz para a empresa, os resultados financeiros também serão impactados de forma positiva.

Escolhendo Canais para a Comunicação Organizacional

Para que a participação do colaborador seja efetiva e constante na comunicação organizacional, é preciso que os canais acompanhem a instantaneidade da informação que a tecnologia e as redes sociais proporcionam atualmente — como aplicativos corporativos e notificações no desktop. 

Não estamos desmerecendo os métodos clássicos de comunicação, como o mural impresso, o jornal ou a revista corporativa, mas precisamos entender que atualmente todos nós somos geradores de conteúdo, diferente de antigamente que o colaborador era apenas passivo das informações da empresa.

Portanto, boa parte do sucesso da comunicação organizacional depende dos canais na qual ela será divulgada.

Escolher um canal efetivo, adequado ao perfil dos colaboradores, é um passo essencial para que a mensagem alcance todos os empregados e os envolva nas campanhas corporativas.

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Habilidades e Elementos da Comunicação Organizacional – Como Melhorar?

Compreender e ser compreendido vai além de simplesmente falar — comunicar exige atenção à forma como a mensagem é transmitida e recebida.

Para que a comunicação organizacional tenha sucesso, ela deve seguir os padrões da empresa e alcançar os colaboradores de forma eficaz. Isso requer uma comunicação integrada, incorporada à cultura organizacional.

No entanto, essa mudança é gradual e demanda constância. Por isso, listamos a seguir alguns hábitos diários que podem fortalecer a cultura de comunicação da sua empresa.

1. Alinhar todos com os objetivos da empresa

O que sempre deve ser levado em consideração no momento de planejar as estratégias de comunicação organizacional é a missão, visão e os valores da empresa.

As características da organização devem estar intrínsecas em cada ação, em cada comunicado, pois dessa forma se mantém viva a essência e a identidade da empresa.

Se a missão da organização que você trabalha está relacionada à sustentabilidade, ou a fornecer serviços que respeitem o meio ambiente, a comunicação deve transmitir esse objetivo nas suas ações e campanhas de endomarketing.

Para desenvolver uma cultura de comunicação, ela precisa fazer sentido, estar relacionada aos valores e objetivos da organização, pois dessa forma eles serão identificados e seguidos pelos colaboradores.

Entenda mais sobre o assunto no episódio #111 do nosso Progicast: 

2. Conectar os objetivos da empresa com as tarefas do dia a dia

Tão essencial quanto comunicar a missão, visão e valores da empresa, é mostrar como as tarefas diárias dos colaboradores impactam nos objetivos globais.

Essa ligação fornecerá aos funcionários uma visão ampla do negócio (line of sight), pois eles enxergarão a conexão entre suas tarefas, as tarefas de seus colegas e os objetivos da organização.

Além disso, desenvolverá o engajamento com o trabalho, pois eles entenderão a importância de fazer o que eles fazem e os resultados que isso traz para a empresa como um todo.

E essa conexão só poderá ser desenvolvida através de uma comunicação organizacional eficaz, que alcance todos os colaboradores e seja feita de maneira estratégica e planejada.

TVs exibindo metas e objetivos dos setores para alinhamento dos colaboradores

3. Promover o relacionamento interpessoal

Promover o relacionamento entre os colegas do mesmo ou de outros departamentos, entre time e líderes e entre colaboradores de diferentes filiais é muito importante para desenvolver uma cultura de comunicação.

No momento em que todos sentem a liberdade de poder conversar, expor ideias, dar e receber feedback com qualquer colega, a comunicação já começa a acontecer.

Isso é essencial para desenvolver a confiança entre os colaboradores e para criar um ambiente agradável, em que todos convivam em harmonia.

Por isso que o relacionamento interpessoal deve ser constantemente trabalhado. E, para ajudá-lo nesta etapa, já disponibilizamos diversos materiais para campanhas de endomarketing para você realizar em sua empresa. Confira alguns:

4. Envolver e desenvolver a liderança

Para qualquer mudança na cultura é indispensável envolver os líderes, isso porque, assim como os fundadores da empresa, os líderes influenciam nos hábitos e possuem papel de prestígio no setor que trabalham.

O líder é o elo entre os colaboradores e a organização, portanto são os principais divulgadores da cultura.

Se a comunicação deles for apropriada e apoiada pela Comunicação Organizacional, seus liderados terão um ótimo relacionamento interpessoal e estarão alinhados e conectados com os objetivos da empresa.

Portanto, invista na capacitação e na melhoria da comunicação de seus líderes. Promova ações que transformem os líderes em comunicadores efetivos e dessa forma eles incentivarão a comunicação entre os colaboradores.

Se precisar um material auxiliar para desenvolver a comunicação da liderança de sua empresa, confira a nossa trilha de e-mails: Líderes, Agentes da Comunicação:

5. Analisar os canais e investir em uma estratégia multicanal

Faça uma auditoria dos canais de comunicação existentes na sua empresa.

Realize uma pesquisa de satisfação com os colaboradores e veja quais canais são os mais efetivos, os mais utilizados e os mais acessados, considerando cada público interno.

Entenda como é a recepção dos colaboradores perante as informações que chegam para eles e se questione quais melhorias poderiam acontecer.

Considere, também, a adoção de uma estratégia multicanal, que combine diferentes meios para garantir que a informação chegue a todos os colaboradores, respeitando suas realidades e preferências.

Veja o exemplo de estratégia multicanal da solução Progic: 

Conclusão

A Comunicação Organizacional tornou-se um elemento fundamental e estratégico dentro da empresas. Essa prática promove o diálogo entre os diversos departamentos, alinha os colaboradores aos objetivos da empresa e garante que todos tenham condições de contribuir no alcance dos objetivos.

Durante muito tempo a comunicação nas organizações era orientada para o mercado, sendo uma estratégia puramente comercial e com o objetivo principal de estimular as vendas. Atualmente, o papel da comunicação organizacional é muito mais amplo e tem influência direta em diversos aspectos da empresa e da vida dos colaboradores.

A boa comunicação e o bom desempenho caminham juntos. Assim, abrir e manter canais em que empresa e funcionários tenham a capacidade de ouvir um ao outro e ao mesmo tempo a oportunidade de se expressar é o segredo para o sucesso.

Certamente, uma empresa que não se preocupa em construir uma comunicação organizacional estratégica e efetiva perde competitividade e prejudica o desempenho do negócio como um todo.

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