Comunicação Interna: Tudo que Você precisa saber para Melhorar a da sua Empresa

Comunicação Interna é um setor planejado, com objetivos definidos para possibilitar toda a interação entre organização e seus colaboradores. Com ela é possível aprimorar os relacionamentos e aumentar a produtividade, o engajamento e até mesmo os resultados financeiros de uma organização.

Com as mudanças de personalidade e objetivos que percebemos nas gerações que estão entrando no mercado de trabalho, a comunicação interna (CI) também muda e acompanha essas tendências.

Antes, o principal objetivo de um profissional era encontrar uma carreira sólida para garantir o sustento da família.

Com o tempo, além de garantir o sustento, o desejo de conseguir alcançar cargos mais altos em pouco tempo, passou a fazer parte dos objetivos dos profissionais.

Nesse momento surgiram os workaholics e as doenças relacionadas ao estresse provindo desse estilo de vida.

Hoje, com as consequências desse vício e a entrada dos Millennials no mercado de trabalho, a principal mudança está relacionada à preocupação com o bem-estar e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Para muitos, se tornou mais importante se sentir bem em um emprego e conviver de forma saudável com os colegas e organização, do que alcançar cargos disputados e receber incontáveis benefícios.

E é nesse cenário que a comunicação interna nas organizações começa a se tornar ainda mais essencial e valorizada. Para um ambiente profissional agradável, uma comunicação interna eficaz é fundamental.

Ter uma boa comunicação na empresa se tornou necessidade para qualquer organização.

Nesse artigo você verá como construir uma comunicação eficaz na empresa em que trabalha e vai aprender tudo o que envolve o mundo da comunicação com os colaboradores.

O que você vai ler:

• O que é Comunicação Interna
  • Objetivos da Comunicação Interna
  • Vantagens da Comunicação Interna
  • A Diferença entre Comunicação Interna e Endomarketing
• A Importância de uma Comunicação Interna Eficaz
• O Custo da Falta de Comunicação
• Comunicação Interna nas Empresas
  • Os Desafios do Profissional de Comunicação Interna
• Comunicação Interna, Como Fazer
  • O que os Colaboradores querem da Comunicação
  • Como Criar uma Cultura de Comunicação
• Ferramentas de Comunicação Interna
• Ações de Comunicação Interna
• Como Mensurar a Comunicação Interna
• Concluindo

 

Baixe este artigo em PDF:

O que é Comunicação Interna

O conceito de comunicação interna, segundo Margarida Kunsch, é:

Comunicação Interna é um setor planejado, com objetivos definidos para possibilitar toda a interação entre organização e seus colaboradores.

Ela também pode ser entendida como um conjunto de ações feitas através de canais de comunicação para engajar os colaboradores com a organização. É através dela que toda e qualquer informação é repassada.

Com a Comunicação Interna, todos ficam sabendo, ou não, o que ocorre no dia a dia da organização e compartilham, ou não, os objetivos, ideias e valores da empresa.

Mas o que isso significa?

Isso significa que a comunicação interna nas organizações existe de qualquer maneira, mesmo que ela não seja gerenciada. O que diferencia uma empresa da outra, é que em algumas ela funciona, em outras, apenas existe.

E com as informações deste artigo você vai conseguir melhorar a comunicação da sua empresa e obter todas as vantagens que ela pode oferecer.

Do mesmo modo, é importante ressaltar que a comunicação interna não deve se restringir apenas em informações que percorrem de cima para baixo na hierarquia empresarial, mas sim, e cada vez mais, de forma horizontal e ascendente.

Uma boa comunicação organizacional interna é feita de forma descendente, ascendente e horizontalmente, pois até mesmo o conceito básico de comunicação já remete a uma via de mão dupla.

E para compreender mais a fundo o que é comunicação interna, vou apresentar a seguir, os objetivos, vantagens e também identificar a diferença entre comunicação interna e endomarketing.

Objetivos da Comunicação Interna

O principal objetivo da comunicação interna é alinhar as informações entre organização e colaboradores.

O primeiro e mais direto objetivo é informar, comunicar o que acontece e oferecer conteúdos que agreguem no dia a dia dos colaboradores.

Isso tudo, feito de forma relevante e significativa, pois a forma que esses conteúdos serão apresentados é que vai determinar se o impacto será positivo ou negativo.

Um objetivo muito importante e que acontece indiretamente é fazer com que os colaboradores participem de maneira colaborativa dos projetos da organização e das tarefas que lhes são designadas.

Ou seja, promover o engajamento dos colaboradores com suas tarefas, entre as equipes, e entre os colaboradores e a organização.

Outro objetivo muito importante a ser citado é o alcance das informações. Ele pode ser ilustrado com o cenário de uma grande empresa, com vários departamentos, perfis distintos de funcionários e diversas filiais em locais diferentes.

Nesse caso, o alcance é muito importante, e a comunicação interna é responsável por fazer com que esse objetivo seja atingido e permitir que todos tenham acesso às informações.

Dar voz às equipes também é um propósito da comunicação interna. Como citei acima, a CI deve acontecer horizontalmente, ou seja, as informações devem ir e vir de todos os sentidos e todos precisam ser ouvidos.

Com informações bem divulgadas e acessíveis, equipes engajadas e com oportunidade de participar, a comunicação corporativa interna alcança o seu principal objetivo, que é alinhar colaboradores e organização na mesma direção.

Além desses, diversos outros objetivos estão relacionados, seja direta ou indiretamente com a comunicação interna. Com eles, inúmeras vantagens podem ser proporcionadas à organização e algumas delas você verá agora.

Vantagens da Comunicação Interna Eficaz

Estudos comprovam que empresas bem sucedidas estão sempre preocupadas em melhorar a comunicação interna. Elas adotam novas ferramentas e investem em treinamentos para todos se comunicarem melhor.

Uma comunicação interna eficaz é uma característica em comum entre as empresas com melhores resultados financeiros.

Além disso, outras vantagens conquistadas por uma boa comunicação com os colaboradores podem ser observadas nessas organizações. São elas: fortalecimento da cultura organizacional, estímulo do bom comportamento, quebra de silos e clareza no impacto do trabalho de cada colaborador.

Fortalece a cultura organizacional: uma empresa com uma boa cultura e que a divulga corretamente, terá colaboradores integrados, em sintonia, respeitando uns aos outros e alinhados com o que a organização quer transmitir. Falarei sobre o impacto da comunicação interna na cultura organizacional mais adiante.

Estimula o bom comportamento: Além de divulgar a cultura através da comunicação interna, ela também deve ser promovida, ou seja, expressada na prática, através de exemplos e demonstrando coerência com o que é comunicado.

Incentivar e divulgar valores e condutas esperadas demonstra o quanto elas são importantes para a organização, e dessa forma, bons comportamentos podem ser estimulados.

Quebra silos: É completamente normal e inevitável que se formem grupos dentro da organização, as famosas “panelinhas”, mas o problema é quando esses grupos se fecham e não colaboram com outras equipes.

A comunicação empresarial tem o poder de atuar ativamente para quebrar esses silos, promovendo ações de integração, fortalecendo a colaboratividade e o compartilhamento de conhecimento.

Mostra o impacto: Já ouviu falar da história dos 3 pedreiros que são questionados sobre o que eles fazem durante o trabalho?

O primeiro responde: “Estou colocando um tijolo em cima do outro.”

O segundo fala: “Estou subindo uma parede.”

E o terceiro: “Estou construindo uma igreja!”

A diferença entre eles é que o terceiro está ciente do impacto que seu trabalho irá causar, ele tem visão macro da situação e se motiva mais que os outros por entender que cada ação terá um resultado maior.

Um colaborador que percebe como seus esforços individuais contribuem para alcançar os objetivos globais da empresa é muito vantajoso para a organização.

E a comunicação interna também possui o papel de criar essa conexão entre as atividades dos colaboradores com os objetivos da empresa e orientá-los nesse caminho.

É claro que existem diversas outras vantagens que a comunicação interna pode proporcionar para as organizações como um todo, mas com essas já é possível compreender o impacto positivo que ela pode causar.

A diferença entre Comunicação Interna e Endomarketing

Para finalizar o tópico sobre o conceito de comunicação interna, é importante entendermos a diferença entre ela e o endomarketing.

Enquanto a comunicação interna possui como principal objetivo informar e manter colaboradores e empresa alinhados ao mesmo discurso, o endomarketing está voltado para a relação e a motivação entre as partes.

Também compreendido como marketing interno, as ações de endomarketing tem como objetivo fazer o colaborador “vestir a camisa” da organização, promovendo a marca como se ele fosse um cliente interno.

Mas independente das diferenças, comunicação interna e endomarketing andam juntas, visto que as ações para motivação e engajamento dos colaboradores precisam ser planejadas e divulgadas para se alcançar bons resultados.

A Importância de uma Comunicação Interna Eficaz

Já parou para analisar que toda guerra começa pela comunicação- ou falta dela, e termina em um acordo entre ambas as partes também através da comunicação?!

Por mais simples que seja esse exemplo, ele nos leva a ter uma visão clara de que toda atividade depende da comunicação e quando isso falha gera grandes danos, como, por exemplo, colaborador desmotivado, cliente insatisfeito e equipe sem engajamento.

A comunicação é uma ferramenta que promove sinergia para alcançar os resultados desejados e, quando bem trabalhada, auxilia na integração entre os colaboradores.

Mas esse processo somente será bem sucedido quando o colaborador recebe, compreende e interpreta a mensagem corretamente. Assim, a construção de uma comunicação eficaz permite a interação e integração de todo o universo corporativo.

Além de ser importante para alcançar todos os objetivos e promover os valores que já citei, a prática da comunicação também é excelente para a construção da identidade e imagem da empresa.

A comunicação ajuda a construir o que a empresa é, o que toda sua história e contribuição de cada colaborador significa para o contexto organizacional e ajuda a definir uma sólida identidade.

Já a imagem, que normalmente é discutida quando falamos em comunicação externa, também é influenciada pela CI. Isso porque tudo o que acontece dentro da empresa e a forma que isso se propaga entre os colaboradores, influencia em como essa imagem é transmitida para fora da organização.

Com todos esses aspectos citados desde o início do artigo, já é possível entender o quanto uma comunicação interna eficaz é importante para qualquer organização e que a falta dela pode causar sérios problemas, inclusive impactos financeiros negativos. Veja a seguir como isso pode acontecer.

O Custo da Falta de Comunicação

A falta de comunicação eficaz nas empresas é um problema crítico que muitas vezes não ganha a devida atenção. Muitos executivos assumem que seus comunicados são assimilados por todos os colaboradores rapidamente, passando por toda a cadeia hierárquica da empresa sem barreiras.

Porém, a realidade está bem distante disto.

Na prática, conforme descemos na pirâmide de cargos da organização, menos satisfeitos os colaboradores estão com a quantidade de informações recebidas.

Para deixar esta ligação mais clara, listei alguns dos problemas causados pela falta de comunicação no trabalho e seus possíveis custos para a organização:

A produtividade diminui

Os colaboradores que trabalham com conhecimento perdem em média cerca de 17 horas por semana com barreiras e atrasos causados por problemas na comunicação.

Os custos acumulados devido à perda de produtividade causada por essa ineficiência na comunicação, são estimados em cerca de U$ 26.000 por colaborador por ano. Em média, em uma empresa com 100 funcionários, são cerca de U$ 525.000 por ano em perdas.

Os projetos falham

Em média, 37,7% dos projetos falham em atingir seus objetivos. De acordo com um estudo da PMI, cerca de 56% desses projetos mal sucedidos fracassam devido à problemas na comunicação, isso significa 21% de todos os projetos.

Traduzindo para termos financeiros, a cada U$ 1 bilhão investidos em projetos, cerca de U$ 75 milhões são perdidos por causa de alguma questão relacionada à má comunicação.

As mudanças causam problemas

Em um artigo da Holmes Report é relatado que se a comunicação falha antes das mudanças na empresa, a má conduta dos colaboradores aumenta em 42%, afetando diretamente a produtividade.

Os colaboradores deixam a empresa

Quando um colaborador está insatisfeito e resolve se desligar da empresa, muitas vezes os fatores que fizeram ele tomar essa decisão estão ligados às falhas na Comunicação Interna.

Especialistas dizem que a comunicação do funcionário com seu supervisor e colegas é o fator mais forte para a tomada de decisão de deixar ou não a empresa.

E quanto custa para a empresa perder um talento?

Um estudo feito pelo Centro de Progresso Americano diz que estes gastos variam entre 16% e 216% do salário anual do colaborador, dependendo do cargo que ele ocupa.

O atendimento ao cliente piora

Será que algum cliente já deixou de comprar seus produtos porque não obteve as informações que queria no SAC, ou foi mal atendido? Será que oportunidades de conquistar novos clientes foram perdidas porque o vendedor não conseguiu passar confiança ao consumidor?

Não é novidade que se um colaborador está engajado com o trabalho estará mais motivado e irá melhorar a forma de tratar os clientes, o que resultará em mais vendas.

Estes são apenas alguns problemas causados por uma comunicação interna ruim. Posso citar ainda o aumento do absenteísmo, mais gastos com processos trabalhistas, aumento do número de acidentes de trabalho, entre outros.

Mas o importante a saber aqui é que é possível calcular o quanto a sua empresa pode estar perdendo com algumas falhas na comunicação.

Para auxiliar você a fazer estes cálculos e obter uma visão aproximada do custo que a falta de uma comunicação interna eficaz causa nas empresas, a Progic juntamente com a Socialbase, construiu uma Calculadora de Perdas Financeiras por Falhas na Comunicação que você pode acessar aqui:

Comunicação Interna nas Empresas

Agora que você já conheceu todos os custos que as falhas na comunicação interna podem propiciar para uma organização, vamos começar a entender de que forma podemos garantir que a comunicação seja eficaz e promova os resultados que esperamos.

A Comunicação Interna é uma ferramenta estratégica de relacionamento com os colaboradores e possui grande valor estratégico para compreensão e assimilação dos objetivos da organização.

E hoje a CI é muito mais que meramente informação, ela se tornou formação, ou seja, ela serve para formar o funcionário, fazê-lo entender a estratégia de mercado, engajá-lo com as prioridades, deixá-lo ciente de que ele é o agente de resultados dentro da organização.

E por mais que essa percepção esteja clara para os profissionais de comunicação interna, a área ainda sofre com a falta de valorização e principalmente a falta de entendimento perante CEOs e outros setores.

Essa busca por valor e reconhecimento ainda apresenta muitos desafios para quem trabalha na área, mas quais são eles?

Os Desafios do Profissional de Comunicação Interna

De acordo com uma pesquisa realizada pela Gatehouse com profissionais de Comunicação Interna sobre diversas questões relacionadas à área é possível identificar as principais barreiras do setor.

Em primeiro lugar, aparece a falta de habilidade do líder imediato em comunicar.

Essa é reconhecida como a maior dificuldade, pois engajar e capacitar líderes para serem agentes da comunicação é um trabalho contínuo.

A participação da liderança no processo de comunicação é estratégica para conectar os colaboradores e os objetivos organizacionais. Mas para que haja esse fluxo de informação os líderes precisam estar dispostos a se comunicar de uma forma que favoreça a organização.

As tecnologias ultrapassadas constam em segundo lugar na lista dos maiores desafios.

Isso comprova que a falta de investimento na área prejudica sua efetividade. Os antigos canais de comunicação não proporcionam mais o mesmo impacto, isso porque a forma como o mundo se comunica mudou, inclusive dentro das organizações.

Mesmo com novos canais se tornando tendência, como por exemplo, a TV Corporativa, muitas empresas ainda não investem o suficiente para que a comunicação interna seja eficazmente trabalhada.

E o terceiro maior desafio é a falta de participação estratégica.

Esse desafio está relacionado com a percepção que a diretoria tem em relação ao setor de comunicação organizacional interna.

Essa baixa percepção de valor por parte da diretoria, muitas vezes é resultado da dificuldade que os profissionais da área têm para mensurar e acompanhar os indicadores, assunto que tratarei mais a fundo em um próximo tópico.

Esses três desafios nos levam a pensar em maneiras de aumentar a valorização da área e dessa forma, conquistar maiores investimentos para aprimorar a estrutura e também medir os resultados obtidos.

Mas quais são os elementos que tornam uma comunicação interna eficaz e ajudam a comprovar esse valor?

Vamos ver a seguir!

Comunicação Interna, Como Fazer?

A boa comunicação e o bom desempenho caminham juntos. Assim, abrir e manter canais em que empresa e funcionários tenham a capacidade de ouvir um ao outro e ao mesmo tempo tenham a oportunidade de se expressar é o segredo para o sucesso.

Durante muito tempo a comunicação organizacional era apenas orientada para o mercado, sendo uma estratégia puramente comercial, com o objetivo principal de estimular as vendas.

Atualmente, o papel da comunicação é muito mais amplo e tem influência em diversos aspectos da empresa e da vida dos colaboradores.

Por isso que antes mesmo de iniciar um Planejamento de Comunicação e começar o trabalho com estratégias, é necessário entender o que os colaboradores querem da comunicação interna e identificar o que é essencial para o trabalho deles.

O que os Colaboradores Querem da Comunicação

Quando falamos nos Millennials ou da geração Z, talvez a resposta para a pergunta “o que os colaboradores querem no ambiente de trabalho?” possa sondar os benefícios ou mesas de ping-pong e happy hour.

Mas por mais que as empresas estejam se transformando e combinando trabalho com diversão, o fator determinante para um talento permanecer engajado com uma organização não se baseia apenas em quantos benefícios e flexibilidades ele terá.

Uma pesquisa realizada pela 15Five concluiu que os colaboradores querem, acima de tudo, conversas honestas com seus líderes.

Outro dado muito interessante mostra que 81% dos funcionários preferem uma empresa que valoriza a comunicação do que uma que oferece excelentes benefícios. Isso porque no final das contas, os benefícios não vão suprir a falta de diálogo, feedback e bons relacionamentos.

Foi identificado também que apenas 15% dos colaboradores entrevistados, dizem que a empresa em que atuam está fazendo um ótimo trabalho promovendo a comunicação.

Com isso, percebemos o quanto a Comunicação Interna está se tornando essencial para manter talentos como parte do time, além disso, ela que ajudará a promover colaboradores engajados, produtivos e fortalecidos pela cultura organizacional.

Mas como promover esse cenário?

Para tudo isso acontecer, um grande esforço é necessário. O planejamento comunicacional é o início de um trabalho constante e diário, mas que ao longo do tempo pode proporcionar bons resultados e valores que irão permanecer por muito tempo com a empresa.

Como Criar uma Cultura de Comunicação

Muitas empresas não têm a comunicação acontecendo de forma estratégica. Sofrem com o rádio corredor e utilizam canais que são totalmente ignorados pelos colaboradores.

Mas por quê isso acontece? Quais são as ações necessárias para inverter essa situação e construir uma comunicação eficaz e que acompanha o mundo que estamos criando?

Toda a organização precisa estar ciente de que mudanças estão ocorrendo, que a comunicação precisa acontecer e que ela é fundamental para o sucesso da empresa.

No momento que todo o time está envolvido se torna mais fácil realizar as ações. Isso acontece porque cada colaborador assume a mudança para si, fazendo com que ela se torne habitual.

Promover o relacionamento entre os colegas do mesmo ou de outros departamentos, entre time e líderes e entre colaboradores de diferentes filiais é muito importante para desenvolver uma cultura de comunicação.

Um ambiente agradável em que todos convivem em harmonia é o que possui uma ótima comunicação. Poder conversar, expor ideias, dar e receber feedback são hábitos essenciais para se promover uma cultura de comunicação.

E para partir para a ação e começar o planejamento das estratégias, é importante lembrar que a missão, visão e os valores da empresa devem ser sempre levados em consideração.

As características da organização devem estar intrínsecas em cada ação, pois dessa forma se mantém viva a essência e a identidade da empresa.

Fazer uma conexão com o que os colaboradores realizam no dia a dia com o propósito da organização fornecerá uma visão mais ampla dos objetivos e resultados que podem ser alcançados.

Também é importante considerar que para qualquer mudança na cultura é indispensável envolver os líderes, isso porque, assim como os fundadores da empresa, os líderes possuem papel de influência no setor que trabalham.

Já um dos passos mais importantes é realizar um Plano de Comunicação Interna para diagnosticar e planejar as estratégias por um determinado período.

Esse Plano servirá como guia para implementar a cultura comunicacional, mapear os caminhos e definir critérios para realizar as mensurações necessárias.

Além disso, um Plano de Comunicação Interna possui diversos pontos importantes que precisam ser considerados quando se está iniciando um trabalho de comunicação interna em uma organização, ou então querendo implementar essa cultura.

Dentro do Plano de Comunicação são especificados e trabalhados diversos itens e tudo começa pelo diagnóstico. Vamos lá?

Diagnóstico

Realizar um diagnóstico é o ponto inicial para identificar o que está funcionando e onde é necessário mudar. Com o diagnóstico será possível identificar qual o perfil do público interno e entender o cenário da comunicação atual.

Após o diagnóstico será possível traçar metas e objetivos, desenvolver uma mensagem estratégica e planejar um calendário de ações, lembrando que todos devem estar envolvidos e cientes destes acontecimentos.

Objetivos e Estratégias

Após visualizar o cenário atual da comunicação organizacional com o diagnóstico, o próximo passo é visualizar onde o setor de CI quer chegar, definindo objetivos e estratégias.

Ter uma visão do que se quer alcançar facilitará o planejamento de ações, a escolha dos canais que serão utilizados e de que forma a mudança irá ocorrer.

Execução

Para a execução, mapeie o que será realizado e acompanhe constantemente a evolução do que está sendo aplicado. Com uma boa base planejada, a execução das ações tem grandes chances de alcançar os resultados esperados.

Pode ser difícil no começo, mas aos poucos a comunicação vai se tornando parte essencial da organização e fator primordial das relações entre os colaboradores e isso só será perceptível ao longo do tempo.

Boas Práticas

Para promover um clima organizacional saudável e divertido e manter os colaboradores engajados e cientes do que se espera deles, algumas boas práticas são importantes.

Entre elas, se encontra o diálogo face a face que ainda é o melhor método para criar boas conexões entre as pessoas, escutar mais do que falar e também segmentar o público-alvo. Essas são só algumas das boas práticas que uma comunicação interna eficaz demanda.

Você pode conferir 22 Boas Práticas de CI em nosso ebook clicando aqui.

Ferramentas de Comunicação Interna

Durante o planejamento, também será necessário definir quais canais de comunicação interna serão utilizados e com qual finalidade.

Atualmente, há grandes mudanças acontecendo na forma de se comunicar com os colaboradores e nas ferramentas disponíveis para isso, mas em algumas empresas os canais antigos ainda funcionam.

A escolha dos canais de comunicação que serão utilizados na sua estratégia de CI vai depender do perfil dos colaboradores, estrutura física e hierárquica da empresa, recursos disponíveis, entre outros critérios.

Cada canal possui suas vantagens, desvantagens e objetivos específicos, cabe a você avaliar qual se enquadra melhor à sua estratégia e combina com a sua organização.

Confira agora uma análise de alguns dos principais canais utilizados na comunicação interna das empresas.

Murais

Os murais impressos também são conhecidos como jornais murais. Apesar de ser um canal de comunicação antigo, ainda é muito presente nas organizações. Consiste em um quadro onde folhas podem ser fixadas e fica alocado em algumas ou várias paredes da organização. As notícias e avisos são divulgadas em formato de texto e imagens. O conteúdo disponibilizado nele deve ser considerado importante para todos os colaboradores, pois será visualizado por todos. Para ter bons resultados é necessário utilizar textos curtos e títulos chamativos, com letras maiores, sendo objetivo e indo direto ao ponto. Ele é um bom canal para deixar lembretes, levantar metas e reforçar os objetivos e estratégias da organização. O local que ele será alocado deve ser o mais visível possível, pois como é um canal estático, precisa estar disponível ao olhar dos colaboradores.

Jornais e Revistas Impressos

O jornal ou revista impressa foi perdendo espaço ao longo dos anos por questões sustentáveis, mas ainda pode ser visto em indústrias ou empresas que possuem colaboradores adeptos às antigas formas de comunicação.

O jornal imita um jornal tradicional de notícias mas normalmente possui menos páginas, dependendo do orçamento e periodicidade. Pode contar com colunas e destaques especiais, seguir uma temática diferente em cada edição e reunir informações mais aprofundadas por ser um canal que leva mais tempo para ser produzido e consumido.

Não é indicado utilizar o jornal para informações que tenham data de validade, mas sim focar em histórias, acontecimentos e notícias que terão valor depois de determinado tempo, evitando assim o descarte quase que imediato.

O conteúdo pode ser criado com textos e imagens, aproveitando o espaço disponível para inovar com quadros e formatos.

Intranet

A intranet é um meio de interligar unidades e departamentos através de uma rede corporativa com acesso restrito aos colaboradores. Mantêm as informações nos servidores, em um único lugar, servindo também como um acervo onde os arquivos ficam armazenados. A intranet permite que cada departamento divulgue informações que são de interesse de todos e também possam acessar arquivos de seus interesses.

Newsletter Digital

A newsletter é uma forma de comunicação com os colaboradores utilizada tanto para informar como para motivar os funcionários. Conta com menos conteúdo que o jornal e por ser digital também pode ser mais dinâmica e contar com imagens, vídeos e gifs. É utilizada para dar destaque aos comunicados da empresa, às atividades realizadas pelos colaboradores, eventos internos ou para sugerir algum conteúdo interessante. Normalmente é enviada periodicamente, ou seja, toda semana ou a cada 15 dias por exemplo.

E-mail Corporativo

A troca de e-mails é constante e diária dentro de uma organização, tanto entre colaboradores quanto com fontes externas. Dessa forma, não é indicado que o e-mail seja a única fonte de informações.

O e-mail pode ser formal ou informal, também pode conter informações rápidas e rotineiras ou de grande importância.

Muitas empresas também acabam utilizando o e-mail como um depósito de arquivos, conversas e documentos, o que não é indicado, pois nesse ambiente há muita informação diferente rodando constantemente e se torna difícil encontrá-las quando necessário.

Rede Social Corporativa

A rede social corporativa é uma grande tendência como canal de comunicação empresarial interna. Essa ferramenta possui semelhanças com as famosas redes sociais e até mesmo o Facebook possui uma versão para empresas, o Workplace.

Pela operação do canal lembrar as redes sociais tradicionais, ela se encaixa muito bem em empresas que possuem colaboradores mais jovens ou adaptados com as inovações tecnológicas.

A rede social corporativa permite a contribuição de todos os colaboradores, favorecendo uma comunicação horizontal e aproxima as diferentes áreas da empresa. Todos se tornam emissores.

Aplicativos

Os aplicativos são uns dos novos canais de comunicação interna que surgem para acompanhar a mudança de hábitos das pessoas. Em um futuro breve todas as pessoas terão acesso a praticamente tudo em seus celulares e os aplicativos são desenvolvidos para acompanhar essa inovação.

Já existem diversos aplicativos com diferentes funcionalidades para facilitar a comunicação dentro das empresas, mas também existem empresas que desenvolvem aplicativos personalizados para cada organização.

O uso dos aplicativos é ideal para empresas que possuem funcionários que viajam ou então não trabalham em escritórios com acesso a computadores. Pode ser utilizado para gerenciar projetos, realizar avaliações e pesquisas de opinião ou divulgar informações sobre eventos e datas importantes.

O principal diferencial dos aplicativos é que eles possuem a funcionalidade de notificação, auxiliando os colaboradores a lembrarem de seus compromissos e tarefas.

TV Corporativa

A TV Corporativa via internet é uma grande tendência como canal de Comunicação Interna nas empresas. Com ela a equipe de CI cria um canal de TV exclusivo para os colaboradores.

Essa ferramenta pode ser utilizada para campanhas internas de endomarketing, avisos, gestão à vista, ações de gamificação, treinamentos, promover a cultura organizacional e diversas outras ações.

O canal permite diversos formatos de conteúdo e a programação pode ser exibida o dia inteiro aos colaboradores. As telas são posicionadas em lugares estratégicos na organização e atraem a atenção do colaborador por possuir conteúdo atrativo e dinâmico.

Rádio Corporativa

A rádio corporativa, ou rádio interna, é um canal utilizado para realizar campanhas de endomarketing, divulgação de notícias e informações de conhecimento geral, reforçar treinamentos e até mesmo para entretenimento.

O canal é interessante para realizar a comunicação com os colaboradores que não trabalham em frente à computadores, ou seja, que estão no ambiente de fábrica. Pode ser utilizada também em ambientes com grande circulação de pessoas. Normalmente as informações são divulgadas em horários específicos, ou seja, a programação não é transmitida a todo o momento, apenas quando necessário.

 

Além destes canais, ainda existem diversas formas e ferramentas para melhorar a comunicação nas empresas e buscar a integração entre todos os colaboradores e departamentos, mas espero que essa análise tenha te deixado mais perto da decisão final.

Outro ponto a ser considerado é avaliar quais dos meios combina mais com a cara da empresa que você trabalha, qual está de acordo com a cultura da organização e se encaixa com o perfil dos colaboradores.

Como cada canal possui seus objetivos e funciona de forma específica, é interessante combinar alguns deles e trabalhar em conjunto, mantendo as informações em sintonia dentro dos canais e também integrando-os uns com os outros.

O importante é realizar uma comunicação estratégica pensando em todos os colaboradores, considerando quais canais seriam os mais adequados para eles.

Ações de Comunicação Interna

Assim como a escolha das ferramentas para realizar a comunicação com os colaboradores deve ser baseada nos objetivos e perfil da empresa, as ações também devem ser analisadas considerando essas questões.

Independente dos problemas e objetivos do setor e da organização, algumas ações de comunicação são essenciais e sempre devem ser realizadas. Mas quais são elas?

Ações que promovam e incentivem o feedback, a transparência, o engajamento e que auxilem a liderança são extremamente importantes para que todos os outros objetivos de comunicação sejam alcançados.

Aproveite todas as ferramentas de comunicação que são utilizadas na sua empresa para realizar as ações, inove e seja criativo para que todos se envolvam de alguma forma nas atividades.

Uma ação simples que incentiva o feedback é a entrega de bombons ou outros doces aos colaboradores e indicar que cada bombom significa um feedback que deverá ser dado a um colega. Se estipula um prazo e todos devem entregar um bombom com um feedback positivo ou negativo a um colega até determinada data.

O importante nessa ação é que deve ser explicada a função do feedback e qual a melhor forma de se realizar essa prática, para que tudo ocorra como o esperado e proporcione bons resultados.

Se você quiser mais exemplos de ações de comunicação interna, pode acessar nosso eBook com 30 Dinâmicas para Criar uma Cultura de Comunicação na Empresa e aproveitar essa e diversas outras sugestões de atividades.

Como Mensurar a Comunicação Interna

Tão importante quanto agir é avaliar e mensurar o que foi feito.

Apenas 40% dos profissionais responsáveis pela Comunicação Interna realizam a mensuração dos indicadores e métricas do setor, prática essencial para mostrar o valor para toda a empresa.

Como citei anteriormente, fortalecer o papel estratégico da comunicação e comprovar seu valor é um dos principais desafios enfrentados pelos profissionais da área.

Para superar essa dificuldade é fundamental que a equipe de CI utilize dados e métricas para acompanhar e provar a eficiência das metodologias utilizadas.

Desta forma, além de poder tomar decisões estratégicas baseadas em números, os responsáveis pela comunicação terão mais argumentos para convencer a diretoria a investir no setor.

Ok, mas como definir quais dados mensurar e como iniciar?

Dentro de cada empresa é possível criar métricas próprias em cima de objetivos e expectativas de resultado. Portanto, o primeiro passo é identificar os indicadores chave de performance (KPIs).

Um bom KPI deve ser relevante e não apenas de vaidade, os números precisam trazer algum aprendizado e ajudar a tomar decisões inteligentes. Portanto, defina primeiramente o que será avaliado de acordo com o que você quer atingir.

Mas e como mensurá-los?

Uma metodologia comum é o cálculo do Retorno sobre o Investimento (ROI), que compara o quanto foi investido com o retorno financeiro obtido. Entretanto, boa parte dos resultados obtidos por uma comunicação empresarial interna eficaz não são exatamente tangíveis ou ligados a ganhos financeiros.

Para ajudar nessa tarefa fizemos um dashboard para organizar os objetivos e as formas de medir a efetividade das ações.

Clique aqui para fazer o download.

Ao traçar métricas e indicadores para a área é importante também que seja definida uma periodicidade para a apresentação desses dados, podendo variar de acordo com o tamanho da sua empresa ou a estratégia de negócio.

Após definir a periodicidade, pense nos canais mais adequados para compartilhar as informações e divulgue esses dados com o time, gestores e com todos aqueles que podem contribuir estrategicamente.

Concluindo

Cada vez mais as empresas brasileiras estão percebendo a importância de investir em comunicação interna e endomarketing e diversas pesquisas já comprovaram que esta é uma área em crescimento no país.

Isso é claramente confirmado quando percebemos todas as vantagens que implementar esse setor pode proporcionar para as organizações, além de todos os ganhos financeiros e de longo prazo.

Ainda há muito a ser feito para que a área seja totalmente valorizada e reconhecida, como também há muito espaço para seu desenvolvimento e crescimento, e aos poucos o investimento na comunicação interna será cada vez maior.

Se sua empresa ainda não possui um setor dedicado à comunicação interna está na hora de começar a investir nessa estratégia, pois muitas empresas já perceberam os resultados impressionantes que uma boa comunicação pode proporcionar.

Espero que esse artigo sirva como apoio para o desenvolvimento do setor em sua organização. Mas para finalizar deixo uma dica valiosa: ouça os colaboradores.

Ouvir os colaboradores é o primeiro passo para melhorar a comunicação interna de uma empresa. Com isso você será capaz de conhecer e entender quem eles são e o que eles querem da comunicação, para então colocar a mão na massa!

Se ficou alguma dúvida ou há algo que você acha que faltou nesse artigo, é só deixar nos comentários!

Abraços e bons resultados! 🙂

Baixe este artigo em PDF: