Canais de Comunicação Interna – Vantagens e Desvantagens de 9 Ferramentas de CI

Canais de Comunicação Interna são os meios utilizados pelas empresas para se relacionar com seus colaboradores. Os objetivos são diversos, como por exemplo informar, alinhar, motivar e engajar. Os canais de Comunicação Interna podem ser face-a-face, como reuniões e palestras, ou ferramentas, como o E-mail ou a TV Corporativa.

Quando paramos para pensar nos meios de comunicação que utilizávamos há poucos anos atrás e comparamos com toda a tecnologia que temos à disposição atualmente, percebemos que a comunicação é um dos setores mais afetados pela evolução.

E essa evolução também está acontecendo dentro das organizações, em algumas mais rápido que em outras, mas a necessidade de se adaptar e inovar para alcançar resultados cada vez melhores é evidente para todas.

Os canais de Comunicação Interna, juntamente com os líderes da empresa, são os principais aliados dos profissionais que trabalham nessa área. Cada vez mais, as funcionalidades dos meios de comunicação empresarial fazem a diferença para uma mensagem ser entregue e compreendida.

Mas o que torna uma ferramenta de Comunicação Interna eficaz?

Um bom canal de Comunicação Interna precisa, além de atender aos objetivos da organização, estar de acordo com o perfil dos colaboradores.

Além disso, é importante entender os resultados que cada canal é capaz de proporcionar para a comunicação da empresa e conhecer suas vantagens e desvantagens.

E é isso que você aprenderá neste texto.

Irei apresentar as especificações de 9 ferramentas de Comunicação Interna nas empresas e os prós e contras de cada um delas, para que assim você consiga avaliar e decidir qual será utilizado na sua estratégia.

Neste artigo você verá:

• Canais de Comunicação Interna nas Empresas

• Como Escolher os Melhores Canais de Comunicação Interna
  
  • Conheça seus Colaboradores
  • Analise as Mensagens Possíveis
    
  • Conheça os Canais

• Vantagens e Desvantagens dos Canais de Comunicação Interna  
  • 1- Murais  
  • 2- Jornais/Revistas Impressos  
  • 3- Intranet  
  • 4- Newsletter Digital
  • 5- E-mail Corporativo
  • 6- Rede Social Corporativa
  • 7- Aplicativos
  • 8- TV Corporativa
  • 9- Rádio Corporativa

• Conclusão

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Canais de Comunicação Interna nas Empresas

Vamos começar entendendo como está ocorrendo a evolução dos meios de Comunicação Interna nas organizações.

Como conta a história, o principal crescimento da comunicação organizacional no Brasil se deu na década de 60, mas antes disso, várias organizações já percebiam a necessidade de um canal de comunicação entre os colaboradores.

Alguns dos desafios a serem enfrentados na época eram a falta de compreensão da função e políticas da empresa por parte dos colaboradores e também a distância entre gestores e operários.

Como Francisco Gaudêncio Torquato do Rego conta em seu livro Jornalismo Empresarial, o primeiro canal utilizado para realizar essa comunicação foi o jornal interno, conhecido também como house-organ.

Como as tecnologias relacionadas a produção gráfica demoraram para chegar no Brasil, esses primeiros jornais foram criados pelos próprios colaboradores. Eles escreviam os textos, faziam os desenhos, datilografavam e realizavam o trabalho de impressão em mimeógrafos.

O foco da comunicação organizacional era voltado aos instrumentos e a comunicação externa recebia maior valorização, por isso que os investimentos eram baixos quando se tratava da comunicação com os colaboradores, a área era vista como despesa.

Poucas empresas criavam boas publicações, não existia um planejamento voltado a objetivos estratégicos e comunicacionais, mas aos poucos essa situação foi mudando e o jornalismo empresarial foi se tornando profissionalizado.

Hoje, temos uma visão mais ampla e estratégica, além de perspectivas de investimentos na área e, principalmente, entendemos a importância que a Comunicação Interna tem para as empresas.

Porém, não é sempre assim.

Infelizmente, ainda existem organizações que continuam vendo a Comunicação Interna como despesa e não como o investimento que realmente é, mas o caminho está sendo traçado em direção a valorização da área.

Com o tempo, diversas outras ferramentas de Comunicação Interna surgiram, como o e-mail, a intranet, os murais e a newsletter, mas a digitalização da área acontece a passos mais lentos que no mundo fora das organizações.

Mas por que isso acontece?

Essa inovação é mais lenta, pois ao se modificar a forma como a comunicação ocorre dentro das empresas, diversos fatores como cultura e perfil dos colaboradores devem ser considerados.

Antes de tudo, o sucesso do canal de comunicação na empresa deve ser prioridade e para isso é necessário planejamento e estratégia, o que você vai ver no decorrer do artigo.

Hoje já existem canais de comunicação mais inovadores e digitais, como é o caso da TV Corporativa, dos aplicativos e RSC (Redes Sociais Corporativas). A vantagem dessas ferramentas é que favorecem a rapidez, a flexibilidade e o alcance das mensagens.

Vamos ver a seguir o que precisa ser levado em consideração para escolher o canal de Comunicação Interna ideal e entender do que cada um é capaz.  

Como Escolher os Melhores Canais de Comunicação Interna

Durante o planejamento da Comunicação Interna, a escolha dos canais que serão utilizados é um dos momentos mais importantes. Para definí-los é necessário considerar diversos fatores.

Antes de chegar na escolha dos canais de Comunicação Interna, é preciso entender quem são os colaboradores, quais são os perfis presentes dentro da organização e como eles se comportam e se comunicam.

Mas o que analisar?

Conheça seus Colaboradores

Todos os colaboradores da sua empresa tem acesso à computadores? Sua empresa é uma fábrica e a maioria não tem acesso à internet? Essas são algumas perguntas a se fazer no momento de definir quais os canais de Comunicação Interna serão utilizados para que realmente exista uma comunicação de mão-dupla.

Outras características importantes são as que estão relacionadas ao perfil de cada colaborador. É necessário saber como ele se comunica, que formato chama sua atenção e de que forma a mensagem precisa ser emitida para ser compreendida.

Conhecer seus colaboradores e conviver diariamente com eles vai auxiliar não somente na escolha do canal, como também no planejamento e definição das estratégias de comunicação.

Analise as Mensagens Possíveis

Assim como cada colaborador possui um perfil, os canais também possuem especificações na hora de produzir a mensagem.

Alguns canais serão ideais para avisos e recados breves, outros para divulgação de campanhas e eventos, e ainda outros terão um papel essencial para fortalecer a cultura organizacional.

Por isso a escolha do canal também vai depender do que você pretende informar, ou seja, qual é o objetivo ao adquirir um novo canal de comunicação: é divulgar campanhas de forma eficiente? Promover o engajamento ou o reconhecimento? Aplicar a gestão à vista? Ou apenas divulgar os comunicados da diretoria?

Conheça os Canais

Como terceiro fator, também muito importante para a estratégia, é conhecer as especificações de cada canal de comunicação disponível.

Além de saber as vantagens e desvantagens como vou citar a seguir, é interessante realizar alguns questionamentos para avaliar qual se encaixa na sua estratégia.

Shel Holtz cita alguns dos principais questionamentos em seu artigo A New Model for Employee Communication Part 7: Channels que nós adaptamos para este artigo e que podem servir como guia.

São eles:

Campanhas vs. Evergreen

Você deseja que os colaboradores internalizem informações ou apenas saibam sobre um determinado evento?

Escolha o canal que mais se adequa aos tipos de mensagens que você quer comunicar.

Global vs. Local

Você precisa segmentar suas mensagens? Existem informações específicas para cada departamento e que não precisam ser visualizadas por todos?

Se sua empresa possui diversos departamentos o ideal é possuir um canal que possibilite a segmentação das mensagens.

Micro vs. Macro

Mensagens curtas são suficientes para informar ou são necessários textos mais longos?

Conheça o perfil dos seus colaboradores para saber qual o formato de mensagens que mais chama a atenção deles e que também facilite a compreensão.

Conteúdo organizacional vs. Criado pelo colaborador

A cultura da sua empresa permite que os colaboradores também criem conteúdos?

Se a resposta for sim, então um canal que possibilite a colaboração de todos é essencial.

Acionável vs. Informações

Você precisa que ações sejam tomadas imediatamente após a mensagem ser divulgada?

Se sim, o canal deve facilitar essa ação.

Vantagens e Desvantagens dos Canais de Comunicação Interna

Para completar a sua análise dos meios de comunicação interna nas empresas, elenquei abaixo 9 das principais ferramentas utilizadas para a comunicação entre os colaboradores e suas principais vantagens e desvantagens.

Mantenha em mente o que você respondeu para as questões acima e avalie qual canal se adequa mais a sua estratégia.

Vamos lá!

1 – Murais

Os murais impressos também são conhecidos como jornais murais ou jornais de parede. Apesar de ser um canal de Comunicação Interna antigo, ainda é muito presente nas organizações e tem seu valor.

Os murais impressos são quadros instalados em locais de grande circulação na empresa. Consiste em quadros onde os comunicados são fixados e atualizados frequentemente.

As notícias e avisos são divulgadas em formato de textos e imagens. O conteúdo disponibilizado nele deve ser considerado importante, pois será visualizado por todos os colaboradores e geralmente por um período grande de tempo, devido ao grande trabalho logístico para atualizá-lo.

O local que ele será alocado deve ser o mais visível possível, pois como é um canal estático, precisa estar disponível ao olhar dos colaboradores.

 

Vantagens:

• O custo de implantação é muito baixo;

• Alcança colaboradores sem acesso à internet;

• Fácil adoção da ferramenta por parte dos colaboradores;

• Os comunicados ficam à disposição, sem necessidade do colaborador buscar em pastas ou e-mails por elas;

• Se os quadros estiverem bem localizados, não há barreiras de acesso às informações, dependendo apenas da vontade do colaborador em consumi-las.

Desvantagens:

• Por ser um conteúdo estático, não é um canal atrativo.

• Caso suas informações não forem atualizadas constantemente, os colaboradores acabam ignorando este canal;

• Alto custo operacional devido à distribuição dos novos materiais, principalmente quando se tratar de uma grande organização que possui vários murais, em que o responsável terá o trabalho de atualizá-los continuamente;

• Custo com impressões se tornará alto com o tempo;

• Pouco sustentável considerando o número de papéis a serem utilizados.

2 – Jornais/Revistas Impressos

O jornal ou revista impressa foi perdendo espaço ao longo dos anos, mas ainda é comum em muitas indústrias ou empresas que possuem colaboradores adeptos aos antigos canais de Comunicação Interna.

O jornal pode contar com colunas e destaques especiais, seguir uma temática diferente em cada edição e reunir informações mais aprofundadas por ser um canal que leva mais tempo para ser produzido.

Não é indicado utilizar o jornal para informações que tenham data de validade, mas sim focar em histórias, acontecimentos e notícias que terão valor depois de determinado tempo, evitando assim o descarte quase que imediato.

O conteúdo pode ser criado com textos e imagens, aproveitando o espaço disponível para inovar com quadros e formatos.

 

Vantagens:

• Alcança os colaboradores sem ser necessária conexão com a internet;

• As informações podem ser levadas para diversos lugares, inclusive fora da empresa;

• O formato permite uma pluralidade de conteúdos corporativos que serão consumidos de uma única vez;

• Proximidade com os colaboradores, a entrega pode ser feita diretamente para cada um;

• Baixo custo de implantação, não há muitos investimentos iniciais;

• Pode ser o canal mais adequado para pessoas de mais idade, que já estão acostumadas com este formato.

Desvantagens:

• Altos custos de produção, pois a tiragem de cada edição deverá ser proporcional ao número de colaboradores da organização;

• Trabalhoso por necessitar de criação, diagramação e a distribuição dos jornais pela organização;

• Por ser custoso e trabalhoso, a periodicidade geralmente é longa, variando entre 30 dias e podendo ser de até 1 ano entre as edições;

• Pouco sustentável por necessitar de folhas e materiais de impressão e após lido tem grandes possibilidades de ser descartado;

• Conteúdo desatualizado rapidamente;

• Pouco atrativo, necessita da vontade e atenção do colaborador;

• Necessita da vontade e proatividade do colaborador em consumir os conteúdos disponíveis.

3 – Intranet / Portal Corporativo

A intranet é um meio de interligar unidades e departamentos através de uma rede de computadores com acesso restrito aos colaboradores. Mantêm as informações nos servidores, em um único lugar, servindo também como um acervo onde os arquivos ficam armazenados.

Quando a intranet é centralizada, organizada e acessível através de um site interno, esse sistema também é conhecido como Portal de Intranet, ou Portal Corporativo.

Vantagens:

• Ótimo canal para a centralização de informações;

• Com ferramentas auxiliares, é possível mensurar a utilização da intranet e o consumo dos conteúdos;

• Permite que as filiais acessem informações da matriz e vice-versa;

• Mais sustentável, não é necessário o uso de papéis;

• Se bem gerenciada, mantém as informações sempre atualizadas e organizadas;

Desvantagens:

• Alto custo de implementação e manutenção, principalmente se estes serviços forem terceirizados;

• Colaboradores dependem de computador e acesso à internet;

• Pode haver dificuldade para integrar a intranet com outros sistemas;

• A adoção dos colaboradores é um grande desafio, depende de incentivos para que eles desenvolvam o hábito de acessar a intranet;

• O login e a senha se tornam uma barreira de acesso às informações;

• Como armazena grande quantidade de informações, deve haver uma boa organização e gestão de conteúdos;

• Dependendo do projeto, seu formato pode ser pouco atrativo para os colaboradores.

4 – Newsletter Digital

A newsletter é uma forma de comunicação com os colaboradores utilizada tanto para informar como para motivar os funcionários. Conta com menos conteúdo que o jornal e por ser digital também pode ser mais dinâmica e contar com imagens, vídeos e gifs.

É utilizada para dar destaque aos comunicados da empresa, às atividades realizadas pelos colaboradores, eventos internos ou para sugerir algum conteúdo interessante. Normalmente é enviada periodicamente, ou seja, toda semana ou a cada 15 dias por exemplo.

Vantagens:

• Canal mais atrativo e dinâmico por contar com imagens, vídeos ou gifs;

• A produção dos conteúdos é simplificada, pois pode-se manter o layout, apenas atualizando as informações;

• Facilidade de mensuração do consumo das informações pela quantidade de abertura e cliques;

• Baixo custo de implantação, produção, manutenção e distribuição dos conteúdos;

• Mais sustentável pois é digital;

• Permite interatividade com os colaboradores.

Desvantagens:

• Não alcança todos os colaboradores pois depende de acesso à internet;

• Depende da vontade e da ação do colaborador para abrir o e-mail e consumir seu conteúdo;

• Normalmente é vista apenas uma vez, dificilmente o colaborador irá procurar por ela depois;

• A grande quantidade de emails recebidos pelos colaboradores pode dificultar o consumo da newsletter;

• O login e a senha se tornam uma barreira de acesso às informações.

5 – E-mail Corporativo

A troca de e-mails é constante e diária dentro de uma organização, tanto entre colaboradores quanto com fontes externas. O email pode ser formal ou informal, também pode conter informações rápidas e rotineiras ou de grande importância.

E é justamente por causa dessa pluralidade de fontes e informações que o e-mail não é indicado para ser o único canal de Comunicação Interna oficial para os colaboradores.

Muitas empresas também acabam utilizando o e-mail como um depósito de arquivos, conversas e documentos, o que não é indicado, pois nesse ambiente há muita informação diferente rodando constantemente e se torna difícil encontrá-las quando necessário.

Vantagens:

• Pode ser acessado de qualquer lugar, também em casa ou pelo smartphone;

• Baixo custo de implantação, manutenção, operação e distribuição de conteúdo;

• É fácil de utilizar, a maioria das pessoas já estão adaptadas com este canal;

• Possibilita a criação de listas por departamento e também com todos os contatos internos, sendo possível segmentar o envio;

• Praticidade com informações rápidas e momentâneas, avisos breves e que necessitam de resposta imediata;

• A maioria dos servidores de email oferecem aplicativos para aprimorar a comunicação, compartilhar, armazenar e criar documentos;

• Há diversas ferramentas complementares ao e-mail para facilitar a criação, gestão e mensuração desse canal;

• Permite interatividade com os colaboradores.

Desvantagens:

• É necessário que todos os colaboradores tenham acesso à internet;

• A grande quantidade de e-mails recebidos diariamente pelos colaboradores pode dificultar o consumo dos conteúdos;

• Dificilmente o colaborador irá consumir o conteúdo mais que uma vez, tornando este canal pouco interessante para transmitir informações estratégicas;

• A falta de um gerenciamento adequado dos envios pode acabar sobrecarregando os colaboradores com informações desnecessárias e diminuindo a produtividade dos mesmos;

• As mensagens podem ser perdidas facilmente;

• Dificuldade de captar a atenção do colaborador, pouco atrativo;

• O login, a senha e a proatividade do colaborador em abrir o e-mail são barreiras de acesso às informações.

6 – Rede Social Corporativa

A rede social corporativa é uma grande tendência como canal de Comunicação Interna. Essa ferramenta possui semelhanças com as famosas redes sociais e até mesmo o Facebook possui uma versão para empresas, o Workplace.

Pela operação do canal lembrar as redes sociais tradicionais, ela se encaixa muito bem em empresas que possuem colaboradores mais jovens ou adaptados com as inovações tecnológicas.

A rede social corporativa permite a contribuição de todos os colaboradores, favorecendo uma comunicação horizontal e aproxima as diferentes áreas da empresa. Todos se tornam emissores.

Vantagens:

• Promove a interatividade entre colaboradores e departamentos;

• É atrativa, permite diversos formatos de conteúdos;

• É possível acessar de qualquer lugar que tenha acesso à internet;

• Também pode ser utilizada para gerenciar arquivos;

• Alguns fornecedores oferecem recursos que facilitam a obtenção de métricas da utilização da ferramenta;

• Possibilidade de segmentar os públicos e gerenciar a distribuição dos conteúdos;

• Semelhança com as redes sociais tradicionais pode facilitar a adoção e a utilização.

Desvantagens:

• Custo muito alto de implementação e manutenção;

• Necessita de esforço inicial para garantir a adoção da ferramenta por parte dos colaboradores;

• Precisa da proatividade dos colaboradores para acessar o canal;

• Necessidade de criação de código de conduta e controle contínuo por parte da equipe de comunicação, pois é um canal livre para todos publicarem conteúdos e fica no limiar entre formal e informal;

• O login e a senha se tornam uma barreira de acesso às informações;

• Não alcança os colaboradores sem acesso à internet.

7 – Aplicativos

Os aplicativos são uns dos novos canais de comunicação interna que surgem para acompanhar a mudança de hábitos das pessoas. Em um futuro breve todas as pessoas terão acesso a praticamente tudo em seus celulares e os aplicativos são desenvolvidos para acompanhar essa inovação.

Já existem diversos aplicativos com diferentes funcionalidades para facilitar a comunicação dentro das empresas, mas também existem empresas que desenvolvem aplicativos personalizados para cada organização.

O uso dos aplicativos é ideal para empresas que possuem funcionários que viajam ou então não trabalham em escritórios com acesso a computadores. Pode ser utilizado para gerenciar projetos, realizar avaliações e pesquisas de opinião ou divulgar informações sobre eventos e datas importantes.

O principal diferencial dos aplicativos é que eles possuem a funcionalidade de notificação, auxiliando os colaboradores a lembrarem de seus compromissos e tarefas.

Vantagens:

• Alcança todos os colaboradores, até mesmo aqueles que não trabalham no ambiente físico da empresa ou que não ficam em frente aos computadores;

• Os comunicados atingem diretamente os colaboradores através das notificações. Essas notificações geralmente possuem alta taxa de abertura;

• O canal é dinâmico e ágil;

• Possibilidade de segmentar as mensagens;

• Possibilidade de utilizar diversos formatos, texto imagens e vídeos.

Desvantagens:

• Nem todos os colaboradores possuem um smartphone;

• Dependendo da ferramenta utilizada, pode ter custo alto de implantação e manutenção;

• Colaboradores resistentes à tecnologia podem não utilizar o aplicativo;

• É necessário incentivar os colaboradores a utilizarem a ferramenta;

• Também é necessário se atentar a questões legais. Mensagens fora do horário de expediente e outros fatores podem causar problemas trabalhistas.

8 – TV Corporativa

A TV Corporativa via internet é uma grande tendência como canal de Comunicação Interna nas empresas. Com ela a equipe de CI cria um canal de TV exclusivo para os colaboradores.

Essa ferramenta pode ser utilizada para campanhas internas de endomarketing, avisos, gestão à vista, ações de gamificação, treinamentos, promover a cultura organizacional e diversas outras ações.

O canal permite diversos formatos de conteúdo e a programação pode ser exibida o dia inteiro aos colaboradores.

As telas são posicionadas em lugares estratégicos na organização.

Vantagens:

• Canal atrativo, está sempre em movimento com imagens, textos, vídeos e diversas informações;

• Alcança colaboradores sem acesso à internet;

• As informações estão sempre acessíveis, sem a necessidade do colaborador procurá-las. Isto torna este canal ótimo para divulgar conteúdos estratégicos;

• Por ser um canal de comunicação visual e assertivo, os comunicados são de fácil entendimento por parte dos colaboradores;

• Atualizações dos conteúdos para todas as telas é feito remotamente, proporcionando grande dinamismo ao canal;

• Devido a frequência constante da mensagem é um ótimo canal para divulgar informações que precisam ser internalizadas pelos colaboradores, como valores ou regras de compliance;

• Possibilidade de segmentar as mensagens de acordo com departamentos e perfis;

• Canal mais sustentável que os tradicionais.

Desvantagens:

• Maior custo de implantação;

• Caso a gestão dos conteúdos for terceirizada, o custo da operação também pode ser alto;

• É necessário a atualização constante de conteúdos para que a programação continue sendo atrativa;

• Mensuração do consumo dos conteúdos deve ser feita através de pesquisas específicas;

• Não é um canal de mão dupla, os colaboradores precisam buscar outros canais para dar retorno à informação recebida.

Leia mais: Tudo sobre a TV Corporativa

9 – Rádio Corporativa

A rádio corporativa, ou rádio interna, é um canal utilizado para realizar campanhas de endomarketing, divulgação de notícias e informações de conhecimento geral, reforçar treinamentos e até mesmo para entretenimento.

O canal é ideal para comunicar aos colaboradores que não trabalham em frente a computadores, ou seja, que estão no chão de fábrica ou viajando. Pode ser utilizada também em ambientes com grande circulação de pessoas.

Normalmente as informações são divulgadas em horários específicos, ou seja, a programação não é transmitida a todo o momento, apenas quando necessário.

Vantagens:

• Alcança colaboradores sem acesso à internet;

• Dependendo da forma que a programação for criada pode se tornar um canal muito atrativo;

• Capaz de ser facilmente compreendida pelos funcionários;

• Capacidade de informar com entretenimento;

• Possibilidade de divulgar as informações em momentos oportunos.

Desvantagens:

• Dificuldade na segmentação do público;

• Custo alto de implantação;

• Possibilidade de se tornar inoportuno se a quantidade de informações não for moderada;

• Por ser um canal específico se torna necessário ter conhecimento das melhores técnicas e práticas;

• Dificuldade de mensurar.

Conclusão

Além destes canais, ainda existem diversas formas e ferramentas para melhorar a comunicação nas empresas e buscar a integração entre todos os colaboradores e departamentos, mas espero que essa análise tenha te deixado mais perto da decisão final.

É importante destacar que algumas das vantagens e desvantagens dos canais de Comunicação Interna citados dependem de como ele será aplicado, da forma que as mensagens serão divulgadas, da frequência que eles serão atualizados e dos formatos de conteúdo que serão utilizados.

Lembre que além de possuir canais de Comunicação Interna que funcionem e que sejam utilizados por todos dentro da organização, existem diversos outros pontos que impactam nesse resultado.

A Cultura Organizacional é a principal delas. Além disso, o engajamento, o reconhecimento, o trabalho em equipe, a diversidade e muitas outras características estão relacionadas com uma Comunicação Interna eficaz.

E como cada canal possui seus objetivos e funciona de forma específica, é interessante combinar alguns deles e trabalhar em conjunto, mantendo as informações em sintonia dentro dos canais e também integrando-os uns com os outros.

O importante é realizar uma Comunicação Interna estratégica pensando em todos os colaboradores, considerando quais canais seriam os mais adequados para eles.

Se quiser continuar a sua análise, temos esse post com Critérios para avaliação de ferramentas de Comunicação Interna e Endomarketing.

Espero tenha gostado! 🙂

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