7 Ferramentas de Comunicação Interna – Vantagens e Desvantagens

Ferramentas de Comunicação Interna são os canais internos utilizados pelas empresas para se relacionar com seus colaboradores. Os objetivos são diversos, como por exemplo informar, ouvir, educar, alinhar e engajar. As ferramentas de Comunicação Interna podem ser impressas, como a revista ou o jornal de parede, ou digitais, como o E-mail ou a TV Corporativa.

As ferramentas de Comunicação Interna, juntamente com a liderança da empresa, são as principais aliadas dos profissionais que trabalham nessa área.

Neste artigo, porém, não vamos falar dos líderes ou de outras formas de comunicação face-a-face. Vamos focar apenas nas ferramentas mais utilizadas.

Com a chegada de novas tecnologias no setor, cada vez mais as empresas estão tendo que rever seus processos comunicacionais para garantir que estão se relacionando com seus colaboradores de maneira efetiva, atrativa e de acordo com o perfil do público interno.

Mas o que torna uma ferramenta de Comunicação Interna eficaz? É exatamente isso que vamos analisar aqui!

Irei apresentar as especificações de 7 ferramentas de Comunicação Interna nas empresas e os prós e contras de cada uma delas, para que assim você consiga avaliar e decidir qual é o mais adequado para a sua empresa e para a sua estratégia de Comunicação Interna.

Você vai ver:

• 1 – E-mail Corporativo

• 2 – Mural Impresso / Jornal Mural

• 3 – TV Corporativa / Mural Digital

• 4 – Intranet / Portal Corporativo

• 5 – Rede Social Corporativa (RSC)

• 6 – Aplicativos Corporativos

• 7 – Jornais / Revistas Impressas

Boa leitura!

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1 – E-mail Corporativo

A troca de e-mails é constante e diária dentro de uma organização, tanto entre colaboradores quanto com fontes externas. O email pode ser formal ou informal, também pode conter informações rápidas e rotineiras ou de grande importância.

E é justamente por causa dessa pluralidade de fontes e informações que o e-mail não é indicado para ser a única ferramenta de Comunicação Interna oficial para os colaboradores.

Muitas empresas também acabam utilizando o email como um depósito de arquivos, conversas e documentos, o que não é indicado, pois nesse ambiente há muita informação diferente rodando constantemente e se torna difícil encontrá-las quando necessário.

Vantagens:

• Baixo custo de implantação, manutenção, operação e distribuição de conteúdo;

• É fácil de utilizar, a maioria das pessoas já estão adaptadas com este canal;

• Pode ser acessado de qualquer lugar, também em casa ou pelo smartphone;

• Possibilita a criação de listas por departamento e também com todos os contatos internos, sendo possível segmentar o envio;

• Praticidade com informações rápidas e momentâneas, avisos breves e que necessitam de resposta imediata;

• A maioria dos servidores de email oferecem aplicativos para aprimorar a comunicação, compartilhar, armazenar e criar documentos;

• Há diversas ferramentas complementares ao e-mail para facilitar a criação, gestão e mensuração desse canal;

• Permite interatividade com os colaboradores.

Desvantagens:

• É necessário que todos os colaboradores tenham acesso à internet;

• A grande quantidade de e-mails recebidos diariamente pelos colaboradores pode dificultar o consumo dos conteúdos;

• Dificilmente o colaborador irá consumir o conteúdo mais que uma vez, tornando este canal pouco interessante para transmitir informações estratégicas;

• A falta de um gerenciamento adequado dos envios pode acabar sobrecarregando os colaboradores com informações desnecessárias e diminuindo a produtividade dos mesmos;

• As mensagens podem ser perdidas facilmente;

• Dificuldade de captar a atenção do colaborador, pouco atrativo;

• O login, a senha e a proatividade do colaborador em abrir o e-mail são barreiras de acesso às informações.

2 – Mural Impresso / Jornal Mural

Os murais impressos também são conhecidos como jornais murais ou jornais de parede. Apesar de ser uma ferramenta de Comunicação Interna antiga, ainda é muito presente nas organizações e tem seu valor.

Os murais impressos são quadros instalados em locais de grande circulação na empresa. Consiste em quadros onde os comunicados são fixados e atualizados frequentemente.

As notícias e avisos são divulgadas em formato de textos e imagens. O conteúdo disponibilizado nele deve ser considerado importante, pois será visualizado por todos os colaboradores e geralmente por um período grande de tempo, devido ao grande trabalho logístico para atualizá-lo.

O local que ele será alocado deve ser o mais visível possível, pois como é um canal estático, precisa estar disponível ao olhar dos colaboradores.

Vantagens:

• O custo de implantação é muito baixo;

• Alcança colaboradores sem acesso à internet;

• Fácil adoção da ferramenta por parte dos colaboradores;

• Os comunicados ficam à disposição, sem necessidade do colaborador buscar em pastas ou e-mails por elas;

• Se os quadros estiverem bem localizados, não há barreiras de acesso às informações, dependendo apenas da vontade do colaborador em consumi-las.

Desvantagens:

• Por ser um conteúdo estático, não é um canal atrativo.

• Caso suas informações não forem atualizadas constantemente, os colaboradores acabam ignorando este canal;

• Alto custo operacional devido à distribuição dos novos materiais, principalmente quando se tratar de uma grande organização que possui vários murais, em que o responsável terá o trabalho de atualizá-los continuamente;

• Custo com impressões se tornará alto com o tempo;

• Pouco sustentável considerando o número de papéis a serem utilizados.

3 – TV Corporativa / Mural Digital

A TV Corporativa via internet é uma grande tendência como ferramenta de Comunicação Interna nas empresas. Com ela a equipe de CI cria um canal de TV exclusivo para os colaboradores.

Essa ferramenta pode ser utilizada para potencializar campanhas de endomarketing, avisos, gestão à vista, ações de gamificação, treinamentos, promover a Cultura Organizacional e diversas outras ações.

O canal permite diversos formatos de conteúdo e a programação pode ser exibida o dia inteiro aos colaboradores.

As telas são posicionadas em lugares estratégicos na organização.

Vantagens:

• Canal atrativo, está sempre em movimento com imagens, textos, vídeos e diversas informações;

• Alcança colaboradores sem acesso à internet;

• Atualizações dos conteúdos para todas as telas é feito remotamente, proporcionando grande dinamismo ao canal;

• As informações estão sempre acessíveis, sem a necessidade do colaborador procurá-las. Isto torna este canal ótimo para divulgar conteúdos estratégicos;

• Por ser um canal de comunicação visual e assertivo, os comunicados são de fácil entendimento por parte dos colaboradores;

• Possibilidade de segmentar as mensagens de acordo com departamentos e perfis;

• Devido a frequência constante da mensagem é um ótimo canal para divulgar informações que precisam ser internalizadas pelos colaboradores, como valores ou regras de compliance;

• Canal mais sustentável que os impressos.

Desvantagens:

• Maior custo de implantação;

• É necessário a atualização constante de conteúdos para que a programação continue chamando a atenção do colaborador;

• Mensuração do consumo dos conteúdos deve ser feita através de pesquisas específicas;

• Caso a gestão dos conteúdos for terceirizada, o custo da operação também pode ser alto;

• Não é um canal de mão dupla, os colaboradores precisam buscar outros canais para dar retorno à informação recebida.

Leia mais: Tudo sobre a TV Corporativa

4 – Intranet / Portal Corporativo

A intranet é um meio de interligar unidades e departamentos através de uma rede de computadores com acesso restrito aos colaboradores. Mantêm as informações nos servidores, em um único lugar, servindo também como um acervo onde os arquivos ficam armazenados.

Quando a intranet é centralizada, organizada e acessível através de um site interno, esse sistema também é conhecido como Portal de Intranet, ou Portal Corporativo.

Vantagens:

• Ótimo canal para a centralização de informações;

• Com ferramentas auxiliares, é possível mensurar a utilização da intranet e o consumo dos conteúdos;

• Permite que as filiais acessem informações da matriz e vice-versa;

• Mais sustentável, não é necessário o uso de papéis;

• Se bem gerenciada, mantém as informações sempre atualizadas e organizadas;

Desvantagens:

• Alto custo de implementação e manutenção, principalmente se estes serviços forem terceirizados;

• Colaboradores dependem de computador e acesso à internet;

• A adoção dos colaboradores é um grande desafio, depende de incentivos para que eles desenvolvam o hábito de acessar a intranet;

• O login e a senha se tornam uma barreira de acesso às informações;

• Como armazena grande quantidade de informações, deve haver uma boa organização e gestão de conteúdos;

• Dependendo do projeto, seu formato pode ser pouco atrativo para os colaboradores.

5 – Rede Social Corporativa (RSC)

A rede social corporativa também é uma tendência como ferramenta de Comunicação Interna. Essa ferramenta possui semelhanças com as famosas redes sociais e até mesmo o Facebook possui uma versão para empresas, o Workplace.

Pela operação do canal lembrar as redes sociais tradicionais, ela se encaixa muito bem em empresas que possuem colaboradores mais jovens ou adaptados com as inovações tecnológicas.

A rede social corporativa permite a contribuição de todos os colaboradores, favorecendo uma comunicação horizontal e aproxima as diferentes áreas da empresa. Todos se tornam emissores.

Vantagens:

• Promove a interatividade entre colaboradores e departamentos;

• É atrativa, permite diversos formatos de conteúdos;

• É possível acessar de qualquer lugar que tenha acesso à internet;

• Também pode ser utilizada para gerenciar arquivos;

• Alguns fornecedores oferecem recursos que facilitam a obtenção de métricas da utilização da ferramenta;

• Possibilidade de segmentar os públicos e gerenciar a distribuição dos conteúdos;

• Semelhança com as redes sociais tradicionais pode facilitar a adoção e a utilização.

Desvantagens:

• Custo muito alto de implementação e manutenção;

• Necessita de grande esforço inicial para garantir a adoção da ferramenta por parte dos colaboradores;

• Precisa da proatividade dos colaboradores para acessar o canal;

• Necessidade de criação de código de conduta e controle contínuo por parte da equipe de comunicação, pois é um canal livre para todos publicarem conteúdos e fica no limiar entre formal e informal;

• O login e a senha se tornam uma barreira de acesso às informações;

• Não alcança os colaboradores sem acesso à internet.

6 – Aplicativos Corporativos

Os aplicativos são uma das novas ferramentas de Comunicação Interna que surgem para acompanhar a mudança de hábitos das pessoas. Em um futuro breve todas as pessoas terão acesso a praticamente tudo em seus celulares e os aplicativos são desenvolvidos para acompanhar essa inovação.

Já existem diversos aplicativos com diferentes funcionalidades para facilitar a comunicação dentro das empresas, mas também existem empresas que desenvolvem aplicativos personalizados.

O uso dos aplicativos é ideal para empresas que possuem funcionários que viajam ou então não trabalham em escritórios com acesso a computadores. Pode ser utilizado para gerenciar projetos, realizar avaliações e pesquisas de opinião ou divulgar informações sobre eventos e datas importantes.

O principal diferencial dos aplicativos é que eles possuem a funcionalidade de notificação, auxiliando os colaboradores a lembrarem de seus compromissos e tarefas.

Vantagens:

• Alcança todos os colaboradores com smartphone, até mesmo aqueles que não trabalham no ambiente físico da empresa ou que não ficam em frente aos computadores;

• Os comunicados atingem diretamente os colaboradores através das notificações. Essas notificações geralmente possuem alta taxa de abertura;

• O canal é dinâmico e ágil;

• Possibilidade de segmentar as mensagens;

• Possibilidade de utilizar diversos formatos, texto imagens e vídeos;

Desvantagens:

• Nem todos os colaboradores possuem um smartphone;

• Dependendo da ferramenta utilizada, pode ter custo alto de implantação e manutenção;

• Colaboradores resistentes à tecnologia podem não utilizar o aplicativo;

• É necessário incentivar os colaboradores a utilizarem a ferramenta;

• Também é necessário se atentar a questões legais. Mensagens fora do horário de expediente e outros fatores podem causar problemas trabalhistas.

7 – Jornais / Revistas Impressas

O jornal ou revista impressa foi perdendo espaço ao longo dos anos, mas ainda é comum em muitas indústrias ou empresas que possuem colaboradores adeptos às antigas ferramentas de Comunicação Interna.

O jornal pode contar com colunas e destaques especiais, seguir uma temática diferente em cada edição e reunir informações mais aprofundadas por ser um canal que leva mais tempo para ser produzido.

Não é indicado utilizar o jornal para informações que tenham data de validade, mas sim focar em histórias, acontecimentos e notícias que terão valor depois de determinado tempo, evitando assim o descarte quase que imediato.

O conteúdo pode ser criado com textos e imagens, aproveitando o espaço disponível para inovar com quadros e formatos.

Vantagens:

• Alcança os colaboradores sem ser necessária conexão com a internet;

• As informações podem ser levadas para diversos lugares, inclusive fora da empresa;

• O formato permite uma pluralidade de conteúdos corporativos que serão consumidos de uma única vez;

• Proximidade com os colaboradores, a entrega pode ser feita diretamente para cada um;

• Baixo custo de implantação, não há muitos investimentos iniciais;

• Pode ser o canal mais adequado para pessoas de mais idade, que já estão acostumadas com este formato.

Desvantagens:

• Altos custos de produção, pois a tiragem de cada edição poderá ser equivalente ao número de colaboradores da organização;

• Trabalhoso por necessitar de criação, diagramação e a distribuição dos jornais pela organização;

• Por ser custoso e trabalhoso, a periodicidade geralmente é longa, variando entre 30 dias e podendo ser de até 1 ano entre as edições;

• Pouco sustentável por necessitar de folhas e materiais de impressão e após lido tem grandes possibilidades de ser descartado;

• Conteúdo pode ficar desatualizado;

• Necessita da vontade e proatividade do colaborador em consumir os conteúdos disponíveis.

Conclusão

Além destas ferramentas de Comunicação Interna, ainda existem diversas formas e meios para melhorar a comunicação nas empresas e buscar a integração entre todos os colaboradores e departamentos, mas espero que essa análise tenha te deixado mais perto da decisão final.

É importante destacar que algumas das vantagens e desvantagens das ferramentas de Comunicação Interna citados dependem de como ela será aplicada, da forma que as mensagens serão divulgadas, da frequência que elas serão atualizados e dos formatos de conteúdo que serão utilizados.

Lembre que além de possuir ferramentas de Comunicação Interna que funcionem e que sejam utilizados por todos dentro da organização, existem diversos outros pontos que impactam nesse resultado.

A Cultura Organizacional é a principal delas. Além disso, o engajamento, o reconhecimento, o trabalho em equipe, a diversidade e muitas outras características estão relacionadas com uma Comunicação Interna eficaz.

E, como cada ferramenta possui seus objetivos e funciona de forma específica, é interessante combinar alguns deles e trabalhar em conjunto, mantendo as informações em sintonia dentro dos canais e também integrando-os uns com os outros.

O importante é realizar uma Comunicação Interna estratégica pensando em todos os colaboradores, considerando quais ferramentas seriam os mais adequados para eles.

Espero que tenha gostado! 🙂

Fonte: “Canais de Comunicação Interna – Vantagens e Desvantagens” – Endomarketing.tv