6 Dicas de Escrita para Você ser mais Efetivo na Comunicação Interna

A principal função do profissional de Comunicação Interna é promover a troca de informações de forma eficaz e que alcance todos os colaboradores da empresa, certo?  

Estamos a todo o momento planejando e pensando na melhor maneira de transmitir uma informação de forma que ela impacte o público-alvo definido, levando em conta também, os valores da empresa e alinhada aos objetivos globais da organização.

Mas mesmo com planejamento e estratégia, todo comunicador já ouviu de algum funcionário comentários como “eu não entendi essa informação”, ou “eu não sabia que isto iria acontecer”.

E para evitar esse tipo de feedback e garantir que as pessoas certas sejam alcançadas pela mensagem da maneira correta, vários fatores precisam ser considerados. Os meios de comunicação utilizados, a frequência que o comunicado está sendo enviado e também a forma que escrevemos a mensagem são alguns desses fatores.

E é sobre a forma de escrever a mensagem que falarei neste artigo.

Você vai entender porquê é tão importante usar as palavras certas na hora de comunicar, quais são os principais pontos a serem observados na hora de escrever um comunicado interno e algumas boas práticas para transmitir as mensagens de forma eficaz.

Confira!

1 – Seja Pessoal

Sabe quando você está ouvindo rádio e tem a sensação de que o locutor está falando diretamente com você, mesmo sabendo que a mensagem está sendo transmitida para milhares de pessoas?

O rádio pode não estar mais tão presente em nossas vidas, mas essa forma personalizada de comunicação promove conexão entre emissor e receptor e por isso, esta é a primeira dica para a efetividade na Comunicação Interna.

Na hora de criar sua mensagem, pense e repense nas formas de escrevê-la, escolhendo as palavras para se aproximar de um diálogo. Tente construir uma mensagem de maneira natural e personalizada, e não um simples comunicado que obviamente foi escrito para várias pessoas.

Quando o colaborador sente que aquela mensagem foi escrita para ele, a leitura será mais atrativa e a informação será gravada mais facilmente, alcançando o objetivo do seu trabalho.

Para escrever dessa forma, imagine que você está falando diretamente com um colega de trabalho, utilize pronomes pessoais e voz ativa.  

2 – Inspire

Inspire os funcionários através de frases e comunicados incentivadores, como mensagens da presidência ou sobre o propósito da empresa, por exemplo.

É comum que o presidente ou outros líderes da empresa sejam conhecidos por frases e discursos de incentivo. Quando oportuno, utilize essas citações em seus comunicados.

Uma maneira de inspirar é contando histórias, ou seja, aplicando a técnica storytelling. Inserir a informação no contexto de uma narrativa é a melhor forma de encantar e inspirar o público-alvo.

O storytelling pode ser seu grande aliado ao realizar a comunicação com os colaboradores. Você pode saber mais sobre como aplicar esta técnica no nosso artigo sobre o tema:

Storytelling – Veja como contar histórias e encantar os colaboradores

3 – Seja Objetivo

Hoje, não há como separar a comunicação organizacional em interna e externa, pois as informações transitam de um ambiente para o outro e os colaboradores também se tornaram agentes de comunicação.

Por isso, um dos desafios ao escrever um comunicado é conquistar a atenção dos funcionários que estão recebendo diferentes informações, tanto internas quanto externas, ao mesmo tempo.

E se você for prolixo ao escrever a mensagem, menos chances terá de ser ouvido. Por isso, seja objetivo e breve ao escrever, vá direto ao ponto, principalmente quando o propósito é se fazer entender e não inspirar como no ítem anterior.

4 – Use Figuras de Linguagem

As analogias, metáforas e outras figuras de linguagem, são ideais para chamar a atenção e reforçar uma mensagem.

Através de uma comparação, o cérebro relaciona a informação recebida com algo já conhecido, facilitando a compreensão e deixando o comunicado relevante sem ser cansativo.

Portanto, utilize esta técnica quando for necessário repassar informações novas aos funcionários, ou algo que precise ser facilmente lembrado, principalmente quando o conteúdo a ser repassado exige maior quantidade de texto e explicação.

Mas atente-se ao que seus colaboradores conhecem bem, para não gerar confusão.

5 – Peça para outra Pessoa Ler

Sempre que possível mostre o seu comunicado para alguém da sua equipe ler antes de enviá-lo. Essa prática proporciona maior garantia de que sua mensagem será compreendida pela maioria das pessoas.

Peça que mais pessoas revisem seu conteúdo sem adiantar o contexto da informação para saber se você está se fazendo entender e também para garantir que a ortografia esteja correta.

É normal que depois de escrever e reescrever um conteúdo o autor não visualize os erros ou não perceba faltas de concordância ou informações básicas que deveriam estar na frase.

6 – Pense no Colaborador

A última dica é a que vai guiar todas as outras boas práticas citadas, pois é pensando no colaborador e se colocando no lugar dele que você saberá se precisa ser mais simples ao escrever um comunicado ou se há necessidade de utilizar analogias.

Se pergunte qual é o funcionário que você quer impactar com essa informação, qual a sua idade, nível de escolaridade, qual o setor que ele trabalha e quais os meios de Comunicação Interna que ele está familiarizado.

Conhecer o colaborador é o primeiro passo para uma Comunicação Interna eficaz e consequentemente para escrever bons comunicados.

Conclusão

Essas são algumas dicas de escrita para você ser mais efetivo na Comunicação Interna. Se quiser, pode contribuir com mais boas práticas nos comentários abaixo.

Espero que tenha gostado e se quiser continuar a leitura, pode acessar nosso e-book com 22 Boas Práticas de Comunicação Interna clicando na imagem abaixo.