Multiagentes na Comunicação Interna: ampliando fronteiras da colaboratividade entre pessoas e canais

Em um mundo corporativo cada vez mais dinâmico e interconectado, a comunicação interna desempenha um papel importante na construção de uma cultura organizacional sólida e na promoção de um ambiente de trabalho colaborativo, sendo essencial para o sucesso organizacional. Nesse contexto, os multiagentes na comunicação interna surgem como uma solução inovadora para otimizar a interação entre pessoas e canais, potencializando a eficácia das mensagens transmitidas. Um estudo da Towers Watson, empresa de consultoria internacional, revelou que empresas com comunicação interna altamente eficaz superam seus concorrentes em 47%. Este levantamento destaca ainda como a comunicação interna não apenas melhora o engajamento dos funcionários, mas também impacta diretamente os resultados financeiros da empresa.

Além disso, a consultoria Gallup garante que equipes altamente engajadas, que frequentemente são resultado de uma comunicação interna eficaz, apresentam uma produtividade 21% maior em comparação com equipes com baixo engajamento. Esses dados sublinham a importância de investir em estratégias de comunicação interna para impulsionar o desempenho organizacional. As estatísticas demonstram claramente que uma comunicação interna bem estruturada pode levar a um aumento significativo nos resultados de negócios, reforçando a importância de práticas eficazes de comunicação dentro das organizações.

O conceito de multiagentes de comunicação remete à ideia de um ecossistema comunicacional dentro da empresa, onde indivíduos de diferentes setores, habilidades, localidades e até países contribuem ativamente para o fluxo de informações. Abordagem sustentada por estudos como os de James Grunig, cuja experiência vem da área de Relações Públicas e Comunicação Organizacional, que enfatiza a importância da comunicação bidirecional nas organizações. Ao invés de um “monólogo corporativo”, característico de modelos comunicacionais “top-down”, sugere-se um diálogo rico e multifacetado, que reflete a diversidade e a riqueza de perspectivas da organização.

Sistemicamente foi uma inovação trazida pela plataforma multicanais da Progic, e representa um salto qualitativo nesse cenário, ao propor a formação de um time de atuação diversificado, tanto para TV quanto para aplicativo de comunicação interna, por exemplo. Aqui estão algumas razões pelas quais esse conceito é importante e benéfico:

· Diversidade de perspectivas – Ao incluir agentes de diferentes áreas, níveis hierárquicos e localidades, a comunicação interna se enriquece com uma variedade de perspectivas e experiências. Ajuda a criar mensagens mais inclusivas e representativas, que ressoam melhor na empresa.

·Melhoria do fluxo de informação – Multiagentes atuam como pontos de contato em suas respectivas áreas, facilitando o fluxo bidirecional de informações. Isso garante que as informações importantes cheguem a todos os cantos da organização de maneira eficiente e que o feedback dos colaboradores seja rapidamente comunicado à liderança.

·Aumento do engajamento – Ao envolver colaboradores de diferentes setores como multiagentes de comunicação, a empresa promove um senso de pertencimento e responsabilidade. O que pode aumentar o engajamento, pois os colaboradores se sentem mais conectados e valorizados.

·Facilitação da comunicação bidirecional – Em vez de uma comunicação verticalizada, os multiagentes promovem um diálogo contínuo entre a liderança e os colaboradores. Favorecendo uma comunicação mais transparente e aberta, onde as preocupações e sugestões dos colaboradores podem ser ouvidas e consideradas.

·Adaptação e Flexibilidade – Com agentes em várias partes da organização, é mais fácil adaptar as mensagens e estratégias de comunicação para atender às necessidades específicas de diferentes grupos. Isso torna a comunicação interna mais ágil e responsiva a mudanças.

·Fortalecimento da Cultura Organizacional – Multiagentes ajudam a promover e reforçar os valores e a cultura da empresa em suas respectivas áreas. Contribui para uma cultura organizacional mais coesa e alinhada.

·Capacitação e desenvolvimento de liderança – Ao atuar como agentes de comunicação, os colaboradores desenvolvem habilidades de liderança e comunicação. Não só melhora a comunicação interna, mas também prepara futuros líderes dentro da organização.

·Inovação e criatividade – A diversidade de agentes traz novas ideias e abordagens para a comunicação interna. Pode levar a soluções inovadoras e criativas para desafios de comunicação.

COMO FORMAR UM TIME DE MULTIAGENTES DE SUCESSO

A formação de um time de multiagentes de sucesso começa com a identificação de colaboradores com perfil comunicador, independentemente de sua área de atuação. Abaixo, listo alguns critérios que podem ser considerados ao selecionar agentes e que podem ajudar a identificar colaboradores que não apenas possuem as habilidades necessárias, mas também estão alinhados com a cultura e os objetivos da organização, garantindo assim uma comunicação interna eficaz e abrangente.

1. Habilidades de Comunicação:

– Capacidade de transmitir informações de forma clara e concisa.

– Habilidade para adaptar a mensagem ao público-alvo.

2. Conhecimento Organizacional:

– Compreensão profunda da missão, visão e valores da empresa.

– Familiaridade com as operações e estrutura organizacional.

3. Engajamento e Motivação:

– Demonstrar entusiasmo e comprometimento com a comunicação interna.

– Proatividade em participar de iniciativas e projetos de comunicação.

4. Habilidades Interpessoais:

– Capacidade de construir relacionamentos e colaborar com diferentes equipes.

– Empatia e habilidade para ouvir e entender as necessidades dos colegas.

5. Diversidade de Perspectivas:

– Representação de diferentes departamentos, níveis hierárquicos e localidades.

– Inclusão de agentes com experiências e antecedentes variados.

6. Capacidade de Influência:

– Habilidade para influenciar e inspirar colegas a se engajarem nas iniciativas de comunicação.

– Respeito e credibilidade entre os pares.

7. Competências Técnicas:

– Familiaridade com ferramentas e plataformas de comunicação interna.

– Capacidade de utilizar tecnologias para facilitar a comunicação.

8. Flexibilidade e Adaptabilidade:

– Capacidade de se adaptar a mudanças e novos desafios.

– Disposição para aprender e implementar novas estratégias de comunicação.

9. Feedback e Avaliação:

– Habilidade para dar e receber feedback construtivo.

– Compromisso com a melhoria contínua dos processos de comunicação.

10. Disponibilidade e Compromisso de Tempo:

– Disponibilidade para dedicar tempo e esforço às atividades de comunicação interna.

– Compromisso com prazos e metas estabelecidas.

“Nenhuma tarefa referente à comunicação interna é mais desafiadora do que engajar gestores a serem comunicadores”

Com relação ao processo colaborativo, a plataforma de TV Corporativa da Progic é bastante intuitiva e fácil ao permitir a participação através de convites via newsletter ou acesso por login e senha, democratizando a comunicação. A segmentação desses agentes em níveis, áreas, habilidades de comunicação, localidades e países permite uma abordagem estratégica e personalizada. Insira este grupo ao contexto de multiagentes, isso significa alinhá-los em torno de uma visão comum que inspire e motive sua participação.

A jornada dos multiagentes envolve não apenas a disseminação de informações, mas também a criação de um ambiente onde o feedback e a colaboração são incentivados constantemente. E o nome deste time varia de empresa para empresa. Alguns exemplo: Guardiões da Cultura, Repórteres (+ nome da empresa), Time dos Agentes e outros que remetem ao nome da própria empresa.

ENGAJAMENTO CONSTANTE – A gamificação, como premiações e reconhecimento, pode ser eficaz para engajar e motivar os agentes. Entretanto, sem dúvida, manter o engajamento deste time é, talvez, o grande desafio. Segundo pesquisa recente da Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje), 70% das empresas relatam que “nenhuma tarefa referente à comunicação interna é mais desafiadora do que engajar gestores a serem comunicadores”. E se não temos uma liderança e gestores de canais engajados, qualquer canal perde a força.

Para provocar alguns insights, trago, abaixo, algumas ferramentas de gamificação, que podem ser úteis na sua empresa:

1. Kahoot!: plataforma de aprendizado baseada em jogos que permite criar quizzes interativos. Pode ser usada para criar competições amigáveis entre agentes, incentivando o aprendizado e a participação ativa.
2. Badgeville: plataforma de gamificação que oferece recompensas e reconhecimento por meio de badges e pontos. Pode ser integrada a sistemas internos para recompensar agentes por atingir metas de comunicação ou participar de iniciativas.
3. Bunchball Nitro: plataforma de gamificação que utiliza pontos, níveis e desafios para engajar usuários. Pode ser usada para criar programas de incentivo que motivem agentes a se envolverem mais nas atividades de comunicação.

Percebeu desengajamento? Sempre oriento a revisão de velas para retomar o norte e reajustar estratégias é uma questão de sobrevivência.

Como esta é uma dúvida bem comum nas empresas, aqui destaco alguns sinais comuns de desengajamento por parte dos colaboradores:

1. Baixa participação: pouca ou nenhuma interação nos canais de comunicação, como comentários, curtidas ou compartilhamentos. Pode sugerir que os colaboradores não estão interessados ou não veem valor no conteúdo compartilhado. Considere isto e reveja o conteúdo/programação.

2. Feedback negativo ou ausente: recebimento de críticas constantes ou a ausência total de feedback. Pode indicar que os colaboradores não se sentem à vontade para expressar suas opiniões ou que não estão engajados o suficiente para fornecer feedback.

3. Atrasos na resposta: demora significativa para responder a mensagens ou participar de discussões. Pode ser um sinal de que os colaboradores não estão priorizando a comunicação interna ou não a consideram relevante.

4. Queda na qualidade do trabalho: diminuição na qualidade das contribuições ou no cumprimento de prazos relacionados a iniciativas de comunicação. Pode refletir uma falta de motivação ou interesse nas atividades de comunicação.

5. Desconexão com a Cultura Organizacional: falta de alinhamento com os valores e objetivos da empresa, frequentemente refletida em comunicações internas. Pode sugerir que os colaboradores não se sentem parte da organização ou não entendem sua missão.

6. Alta rotatividade de colaboradores: aumento na saída de colaboradores, especialmente aqueles envolvidos em comunicação interna. Pode indicar insatisfação com a forma como a comunicação é gerida ou com o ambiente de trabalho em geral.

7. Falta de iniciativa: pouca ou nenhuma iniciativa para propor novas ideias ou melhorias nos canais de comunicação. Pode sugerir que os colaboradores não se sentem empoderados ou motivados para contribuir.

8. Desinteresse em reuniões ou eventos: baixa participação em reuniões ou eventos relacionados à comunicação interna. Pode indicar que os colaboradores não veem valor nesses encontros ou não se sentem engajados com os tópicos discutidos.

9. Uso ineficiente das ferramentas de comunicação: subutilização ou uso inadequado das plataformas de comunicação disponíveis. Pode sugerir falta de treinamento ou desinteresse em utilizar as ferramentas de forma eficaz.

10. Falta de colaboração: relutância em colaborar ou compartilhar informações com colegas através dos canais de comunicação. Pode indicar barreiras de comunicação ou um ambiente de trabalho não colaborativo.

Ao reconhecer alguns destes sinais na sua empresa, avalie medidas corretivas para reengajar os colaboradores, ajustando estratégias de comunicação e promovendo um ambiente mais inclusivo e participativo. É fundamental estar pronto para um plano de ação, seja através da seleção de novos agentes, revisão das estratégias de engajamento ou mesmo a reestruturação dos canais de comunicação. Por exemplo, em um Projeto de Comunicação, na implantação do canal TV Corporativa de uma empresa global, o treinamento e a sensibilização de um time de 53 agentes de comunicação foram realizados. E, periodicamente, a gestora avaliava a participação deste time. Os profissionais que não estavam atuando como o esperado eram logo substituídos. Esta é a receita de sucesso do canal até hoje.

A abordagem de multiagentes na comunicação interna, promovida e estimulada pela plataforma de TV Corporativa da Progic, representa uma evolução significativa na forma como as empresas podem cultivar um ambiente de trabalho colaborativo e engajado. Com a inclusão de múltiplas vozes no processo comunicacional, as empresas podem não apenas melhorar o fluxo de informações internas, mas também fortalecer sua cultura e aumentar a satisfação de seus colaboradores.